Office Support Administrator

vor 4 Monaten

Wien, Österreich Trayport Vollzeit

The Role

Our Office Support Administrator will be fundamental to the efficient daily running of the office. It’s also a key role in helping to make Trayport a great place to work Working as part of our passionate People team, this is a multi-faceted role that includes Office Management, HR support and Community engagement requiring someone who can prioritise and manage multiple things at once.

What you'd be doing

As a company that prioritizes making our office the best place to work, the role will be vital to the continued management and ongoing improvement to our physical environment in addition to playing a proactive part of our much-loved community engagement. This would involve tasks such as:

- Office Administration:_- First point of contact for all visitors (internal and external)
- Welcoming at front desk
- Office Tour
- Introductions to relevant people
- Access pass set up (if applicable)
- Timely communications on chat channels of guests and visitors- Answering all incoming calls and escalating to the relevant individual- Ensure our office is fit for purpose and well equipped (meeting rooms, kitchen, stationary room, stock management)- Arranging couriers, taxis, food orders- Being the first point of contact for Vienna employees needing to travel for business (booking portal support, expense policy and procedure)- Open post on a daily basis and escalate to the relevant stakeholders- Documentation and budgets kept up to date (billing/invoice records, supplier agreements/contracts, insurance admin, company cars)- Manage all issues and pain-points from staff regarding facilities and escalate in a timely manner- Proactively suggest and implement ways we can improve the office environment and functionality- Supporting the HR Manager on administrative requests
- Trayport Community:_- Coordinate company community events and celebrations (socials, functions, birthdays, farewells, News and Views)- Coordinating the Vienna office community calendar - public holidays, location specific celebrations, monthly massages- Ensuring smooth onboarding process for all new joiners (induction set up, access to the office, lockers & equipment, welcome messages, relevant community group chats)- Ensure positive leavers process - equipment return, farewell cards- Supporting the Benefits Team with benefit related admin - Travel tickets, lunch vouchers

What we are looking for- Office presence 5 days per week- Core hours under flextime company agreement 08:00 - 15:00- Fluent German and English (B2- Level or higher)- Proactive in owning tasks and making improvements- Excellent communication with stakeholders (HR Manager, Vienna Management Team, wider people team, employees, visitors)- Prioritization of tasks & ability to manage own time- Professionalism

What we offer

Our people are crucial to our future. We employ intelligent, enthusiastic, adaptable individuals and give them the freedom, training and guidance to help them become the very best, we've won awards for places to work, engagement strategies and the work we've done on community. We are looking for someone who is really passionate about developing their career and this role offers that - our Employee Communications Manager, HR Business Partner and others that work in our Finance, Legal and Development teams have all started as an Office Support Administrator at Trayport, so if your long term ambitions are to gain knowledge in HR, forge a career in marketing or one day be in finance... whatever your goals Trayport is the place to start.- Learning/development opportunities- Company-funded Job-ticket- Edenred Lunch vouchers- Employee Share-scheme- Company socials and holiday parties- A friendly, diverse and vibrant office- Flexi-time

We offer an attractive salary for this position based on your qualifications and experience. The minimum monthly salary for this position is €2392.00 gross per month.

Trayport is committed to creating and sustaining a collegial work environment in which all individuals are treated with dignity and respect and one which reflects the diversity of the community in which we operate. We provide accommodations for applicants and employees who require it.

  • Back Office Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Montez recruitment Vollzeit

    ### Office Administrator ### Duties: - Serve as the first point of contact for visitors and clients, providing excellent customer service at the front desk. - Manage and maintain office supplies, equipment, and inventory. - Assist with human resources tasks such as onboarding new employees, maintaining employee records, and coordinating employee events. -...

  • CRM & Tech Support Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich David Kennedy Recruitment Vollzeit

    David Kennedy Recruitment is working with a young financial/FX company led by a management team with over 20 years of experience. Their mission is to simplify trading complexities and deliver excellence to clients across multiple continents and countries. Position: CRM & Tech Support Administrator Location: Remote from anywhere in the world Employment...

  • Back Office Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office **Administrator **(m/w/x) für unsere Bereiche Sales & Service in Wien** **Empowering movement at Arjo** Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu...

  • Back Office Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator - Customer Service & Disposition in Wien** **E**mpowering movement at Arjo** Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu teilen. Klingt das...

  • System Administrator

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Krila Consultancy & Recruitment Vollzeit

    We are seeking a skilled and proactive System Administrator expert with SCCM to join our client's team in Vienna. As a System Administrator, you will play a crucial role in administering a robust IT infrastructure, and your expertise will play a crucial role in ensuring its smooth operation. If you are passionate about Windows System Administration and have...

  • Back Office Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Arjo Vollzeit

    **Back Office Administrator mit **Schwerpunkt interne Logistik / Einkauf (m/w/x) in Wien** **Empowering movement at Arjo** Bei Arjo wissen wir, was uns bewegt. Für Menschen mit Mobilitätsproblemen gehen wir über uns hinaus. Wir nutzen jede Gelegenheit, um als Team zu arbeiten und zu wachsen, und sind stolz darauf, unser Wissen und unsere Erfahrung zu...

  • Sccm Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Krila Consultancy & Recruitment Vollzeit

    **Job Title: SCCM Administrator** **Location**: Vienna, Austria **Job Type**: Full-time, Onsite at End-Client HQ **Eligibility**: Austrian Residents (EU Citizens, EU Blue Card, or RWR+ Permit) **Responsibilities**: - Administer the Windows infrastructure, implementing, configuring, maintaining, and optimizing critical Windows Servers. - Manage Windows...

  • IT-Support-Experte

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich CONVOTIS Vollzeit

    Deine AufgabenWir suchen einen erfahrenen IT-Support-Experten, der unsere Kunden bei komplexen Problemstellungen unterstützt.Der IT-Infrastruktur-Administrator wird für die Troubleshooting und operativen Betrieb unserer IT-Lösungen verantwortlich sein.Der Microsoft-Produkte-Spezialist wird für die Durchführung von Konfigurations- und Designänderungen...

  • Büroallrounderin/Back Office/Assistenz mit Eigenverantwortung/Administrator

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Reinberg & Partner Immobilienberatung GmbH Vollzeit

    Büroallrounderin/Back Office/Assistenz mit Eigenverantwortung/AdministratorWir suchen eine motivierte und organisierte Büroallrounderin, die unsere Geschäftsführung in organisatorischen Belangen unterstützt. Die perfekte Kandidatin ist für die Vor- und Nachbereitung von Meetings verantwortlich, recherchiert vorab und führt Protokolle, erstellt...

  • Logistik-Administrator

    vor 5 Stunden

    Wien, Wien, Österreich AUGUSTIN QUEHENBERGER GROUP GMBH Vollzeit

    Logistik-AdministratorWir suchen einen motivierten und organisierten Logistik-Administrator, der sich in unserer dynamischen und wachsenden Organisation einbringen möchte.Aufgaben:Übernahme der Ware beim Lagereingang und Inspektion der eingegangenen WareErfassung der Daten im System und schriftliche und telefonische KundenbetreuungReklamationsbearbeitung...

  • Büroallrounderin/Back Office/Assistenz mit Eigenverantwortung/Administrator

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Reinberg & Partner Immobilienberatung GmbH Vollzeit

    Büroallrounderin/Back Office/Assistenz mit Eigenverantwortung/AdministratorWir suchen eine motivierte und organisierte Büroallrounderin, die unsere Geschäftsführung in organisatorischen Belangen unterstützt.Deine Aufgaben:Proaktive Unterstützung in organisatorischen BelangenVor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Recherche und...

  • Salesforce-Administrator/in

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich JobRad Österreich GmbH Vollzeit

    Unser AngebotWir suchen einen motivierten und erfahrenen Salesforce-Administrator/in, der sich für die Weiterentwicklung und Wartung unserer CRM-Software begeistert. Als Teil unseres agilen Teams wirst du dich um die Anpassung des Anwendungsdesigns und die Konfiguration von Salesforce kümmern. Du wirst auch für die Datenverwaltung und die Einhaltung von...

  • Front Office Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Flemings Hotels GmbH Vollzeit

    Wir bei Flemings wollen unsere urbanen und modernen Hotels im Herzen Wiens mit einem besonders herzlichen Front Office Administrator verstärken und bereichern! Gemeinsam mit Dir, Deinem freundlichen Auftreten und deiner empathischen Art schaffen wir einen Ort „even better than home“. Wir ermöglichen unseren Gästen einen herausragenden Aufenthalt,...

  • Database Administrator

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich GlobalBlue_IT Vollzeit

    Database Administrator Workload: 100 % FTE Unit: GB Technology Reports to: Manager, Compute DBA Location: Vienna, Austria Nature and aim of the position We are looking for a new member in the central IT department which is responsible for the design, implementation, and operation of IT database systems at Global Blue. This includes businesses critical...

  • Sccm Administrator

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Krila Consultancy & Recruitment Vollzeit

    **Location**: Vienna, Onsite (NGO) Are you a skilled IT professional with expertise in administering Windows infrastructure and a passion for making a positive impact through your work? Our client, a prominent NGO based in Vienna, is seeking a dynamic and experienced SCCM Administrator to join their team. **Key Responsibilities**: - ** SCCM...

  • Desktop Support

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Sybex Support Services LLC Vollzeit

    Exp: 3+ years Base Skill Set: - A+ Certification or equivalent experience - Good working knowledge of Active Directory - 2+ years’ experience providing technical support in a fast paced and constantly changingenvironment up to executive management level. - Excellent customer service and communicationskills including providing VIP support - Experience...

  • ERP-System-Administrator

    vor 6 Stunden

    Wien, Wien, Österreich SUPPLIoT GmbH Vollzeit

    ERP-System-AdministratorWir suchen einen erfahrenen ERP-System-Administrator, der unsere Kundenprojekte mit Erfolg unterstützt. Als Teil unseres Teams wirst du die Erfüllung konkreter Anforderungen an das Open-Source-ERP-System Odoo übernehmen.AufgabenMonitoring zur Identifizierung von Systemfehlern und OptimierungspotenzialenSystemkonfiguration inkl....

  • Customer Administrator

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Takeda Pharmaceutical Vollzeit

    **People First** - At Takeda we are dedicated to improving the health and well-being of all people and bringing them the hope of a brighter future. It is our passion that transforms every job into meaningful action. **Our people are the heart of Takeda**. We are looking for a **Customer Administrator (m/w/d)** in a permanent position/ full time at the...

  • Salesforce-Administrator/Consultant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich JobRad Österreich GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Salesforce-Administrator/Consultant (m/w/d) für unser Team in Wien.Deine AufgabenDas Anwendungsdesign und die Anwendungskonfiguration von Salesforce anpassen und wartenDas Datenmanagement und die Einhaltung von Sicherheitsstandards überwachen1st, 2nd und 3rd Level Supports für unsere Backend User...

  • Salesforce Administrator/Consultant

    vor 6 Stunden

    Wien, Wien, Österreich JobRad Österreich GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Salesforce-Administrator/Consultant (m/w/d) mit umfassender Erfahrung in der CRM-Software Salesforce. Als Teil unseres Teams wirst du uns bei der Sicherstellung des Betriebs, der Wartung und der Weiterentwicklung von Salesforce unterstützen.AufgabenDas Anwendungsdesign und die Anwendungskonfiguration anpassen Salesforce in...