HR Officer

vor 3 Monaten

Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

HR Officer (HSS)(P3) - (2024/0569 (179173))

Organization: MTHR-HR Services

Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2024-09-30, 10:47:21 AM

Closing Date: 2024-10-21, 4:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type: Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment: Yes

Organizational Setting

The Division of Human Resources (MTHR), within the Department of Management, plans, acquires and manages human resources to effectively implement the IAEA programmes. It thus delivers the full spectrum of human resource services, including HR organizational development and planning, talent acquisition and development, performance management, and administration of compensation and benefits. The Division serves a multicultural workforce of approximately 2300 people from diverse scientific, technical, managerial and professional disciplines.
The HR Service Section (HSS) provides the Agency’s staff and personnel with HR services and advice in the areas of administration of benefits and entitlements, administration of contracts and contract extensions, and on-boarding/off-boarding of staff.

Main Purpose

Reporting to the Section Head, HR Service Section, the HR Officer ensures the efficient on-going administration of staff benefits and entitlements, administration of contracts and contract extensions, payroll administration, as well as the quality of the services delivered and the data produced by the assigned staff in the HR Service Section. She/he oversees operations, provides advice on improvement of processes, and introduce best practices in order to gain operational efficiency while ensuring the highest standards of transparency.

Role

The HR Officer is: (1) a specialist, performing the assigned functions on various Human Resources matters; (2) an innovator, reviewing and improving operational processes, policies and procedures to ensure efficiency and timeliness in the delivery of the services of the staff and; (3) a manager and coordinator, ensuring effectiveness in the work of the team through streamlined processes and a client-oriented approach.

Functions / Key Results Expected

Coordinate the activities of the assigned staff and effectively manage the resources to ensure the timely delivery of services.
Ensures the efficient on-going administration of staff benefits and entitlements and of contracts and contract extensions for the assigned client groups; act as focal point for contract extension panels.
Oversee the payroll processing, provide technical advice and resolve issues to ensure seamless payroll processing;
Ensure the quality of the services delivered and of data produced by the HR Service Section, including coordinating related system improvements, performing regular data integrity checks and data clean up and taking corrective actions when necessary.
Analyse complex cases and propose solutions.
Prepare, review and regularly update operational procedures, suggest and implement best practices, recommend streamlined processes and approaches in order to optimize the overall efficiency and effectiveness of the HR Service Section.
Promote the understanding of the services provided by the HR Service Section within the Agency, and raise awareness of its client orientation.
Build and maintain effective communication and working relations with counterparts within the Agency and in other organizations in the UN common system to seek coordination on a number of HR common matters and share and import, as appropriate, best practices and quality assurance processes. Liaise with external providers/stakeholders, as necessary.

Competencies and Expertise

**Core Competencies**(Competency Framework)

**Name**

**Definition**
- Communication- Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.- Achieving Results- Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.- Teamwork- Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.- Planning and Organizing- Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.**Functional Competencies**

**Name**

**Definition**
- Client orientation- Helps clients to analyse their needs. Seeks to understand service needs from the client’s perspective and ensure that the client’s standards are met.- Knowledge sharing and learning- Actively seeks learning opportunities and actively shares knowledge and information with others; shares specialized knowledge, skills and learning from experience across different situations and contexts effectively.- Technical/scientific credibility- Ensures that

  • Office Manager:in

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich APG - Austrian Power Grid Vollzeit

    **AUSTRIAN POWER GRID**: - Das Energiesystem der Zukunft: Voller Spannungen, Bewegungen und Chancen. Uns treibt der Stolz auf das, was wir für Österreich bewirken. Gestalter:innen der Energiewende zu sein, fordert uns. Hochgesteckte Ziele erst recht. Einzigartiges Fachwissen, volles Vertrauen. Eigene Entscheidungen, volle Verantwortung. Das ist unser...

  • HR & Grants Officer

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Research Institute of Molecular Pathology Vollzeit

    **Unser Unternehmen** Das Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie (IMP) ist eines der weltweit führenden Grundlagenforschungsinstitute auf dem Gebiet der molekularen Lebenswissenschaften. Derzeit arbeiten am IMP Forscher:innen aus fast 40 Nationen an grundlegenden molekularbiologischen Fragestellungen. Das IMP, zum Großteil finanziert von Boehringer...

  • HR Generalist:in

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Valida Vorsorge Management Vollzeit

    1190 Wien- Valida Vorsorge Management- Veröffentlicht: - 13.11.2024Unser Unternehmen zählt dank seiner hohen Dienstleistungsqualität zu den führenden Anbietern auf dem Gebiet der betrieblichen Altersvorsorge. Zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir eine:n **HR Generalist:in (w/m/d)** **für Schwerpunkt Personaladministration**: Wir bieten...

  • Office Management

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich durchblicker.at Vollzeit

    **Office Management & HR Assistenz (m/w/d)**: Wir sind durchblicker.at, Österreichs größtes Tarifvergleichsportal. Mit unseren Services schaffen wir Transparenz im oft undurchschaubaren Tarifdschungel der Versicherungen, Energie-Tarife, Handyverträge oder Bankprodukte. So haben wir schon vielen Kund:innen geholfen, richtige Entscheidungen zu treffen und...

  • HR-mitarbeiter in

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich SOS-Kinderdorf Vollzeit

    **HR-Mitarbeiter*in**: - Innsbruck oder Wien I hybrid - 25-30 h / Woche - 01.03.2025 I befristet bis 31.05.2026 - Als Mitarbeiter*in von SOS-Kinderdorf begleitest du Kinder und Jugendliche in ein selbstbestimmtes Leben und machst dich für ihre Rechte und Anliegen stark!- In unserem breit aufgestellten HR-Team trägst Du wesentlich zur gezielten Gestaltung...

  • Eine/einen HR

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich Universität für angewandte Kunst Wien Vollzeit

    Bewerbungsfrist: 12.11.2024 - 03.12.2024 Die Universität für angewandte Kunst Wien sucht ab sofort **eine/einen HR-Generalist*in** für den Bereich Personalmanagement (m/w/d, 25-30 Wochenstunden, unbefristet). **Das ist Ihre Aufgabe in unserem Team**: - Als Spezialist*in für Personalmanagement administrieren Sie den gesamten Employee-Lifecycle - Dabei...

  • HR-generalist:in - Schwerpunkt: HR-controlling

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Austrian Anadi Bank AG Vollzeit

    Die Anadi Bank ist eine Challengerbank mit den Geschäftssegmenten Retail Banking, Digital Banking, Corporate Banking und Public Finance. - Ihre (wichtigsten) Aufgaben- Erstellung der Personalplanung sowie Planung der Personalkosten für die Gesamtbank in enger Zusammen - arbeit mit der HR-Leitung und dem Management (inkl monatlicher Forecasts und...

  • HR

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Joseph Brot vom Pheinsten Vollzeit

    **Lebendige Brote von echten Menschen mit 1.000den Handgriffen in einer echten Bäckerei: Das ist Joseph Brot! Alles zu 100% Bio, alles aus regionalen und biodiversen Getreide-Landsorten. Und selbstverständlich OHNE Zusatzstoffe und E-Nummern.** Denn Brot ist für Gründer Josef Weghaupt das wichtigste Lebensmittel der Menschheitsgeschichte, und diese...

  • HR Intern

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Freshfields Bruckhaus Deringer LLP Vollzeit

    Freshfields ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.000 Mitarbeitenden an mehr als 25 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen, Finanzdienstleister und...

  • Leitung Office Management

    vor 6 Monaten

    Wien 4. Bezirk (Wieden), W, Österreich GPK Vollzeit

    **DIESE AUFGABEN ERWARTEN DICH**: - zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Geschäftseinheiten und Mitarbeiter:innen- Recruiting - und Onboarding-Koordination, laufende Personalplanung, Employee Retention - Führung des dreiköpfigen Administrationsteams mit folgenden Aufgabenschwerpunkten: Personaladministration, Beschaffung, Facility...

  • HR Specialist

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich PSI CRO Vollzeit

    Company Description We are the company that cares - for our staff, for our clients, for our partners and for the quality of work we do. A dynamic, global company founded in 1995, we bring together more than 2,600 driven, dedicated and passionate individuals. We work on the frontline of medical science, changing lives, and bringing new medicines to those who...

  • Office & HR Assistant Ab 20h/woche (M/w/d)

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Finmatics GmbH Vollzeit

    The Future of Finance - today. Als Office & HR Assistant (m/w/d) bist du der Dreh - und Angelpunkt für unsere allgemeine Büroorganisation und übernimmst die Verantwortung für alle Bestellungen. Als Mitglied unseres HR-Teams trägst du maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung verschiedener HR-Projekte bei. Du unterstützt nicht nur beim reibungslosen...

  • HR Generalist

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich Aptean Vollzeit

    Overview: **Associate HR Generalist** **Location: Salzburg or Vienna (In Office)** Aptean bundles the technology, project and market experience of successful software providers in the ERP and MES sectors who specialize in the requirements of SMEs in the DACH region. As an IT strategy partner, we support our medium-sized customers on their path to digital...

  • HR Generalist:in

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich ACP Holding Vollzeit

    **Als einer der führenden IT-Provider bietet ACP mehr als nur einen Job. Begeisterung statt Dienst nach Vorschrift. Ein echtes Team statt nur Kolleg*innen. Und eine Berufung statt einfach nur einen Beruf.** **Einfach !** *** - Deine Ansprechperson: - Karoline El-Fakahany - ACP Holding Österreich GmbH - Wagenseilgasse 3 - A-1120 WienShare us. Deine...

  • HR & Grants Officer (m/w/x)

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie GmbH (IMP) Vollzeit

     #job-firma img.kundenlogo[src=""], #job-firma img.coverimg[src=""] {display:none;} #job-firma .invis {display:none;} HR & Grants Officer (m/w/x) - German Unser Unternehmen Das Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie (IMP) ist eines der...

  • HR & Grants Officer (m/w/x)

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie GmbH (IMP) Vollzeit

     #job-firma img.kundenlogo[src=""], #job-firma img.coverimg[src=""] {display:none;} #job-firma .invis {display:none;} HR & Grants Officer (m/w/x) - German Unser Unternehmen Das Forschungsinstitut für Molekulare Pathologie (IMP) ist eines der...

  • HR-talent Im Bereich HR-operations

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen...

  • HR Generalist/Personalmanager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    HR Generalist (m/w/d) - RENEWABLES in einer absoluten Zukunftsbranche 20 Stunden/Woche - Ideale Karriere-Chance APPLY Unser Klient ist erfolgreich tätig im starken Photovoltaik-Wachstumssegment und schafft damit eine nachhaltige Wertschöpfung. Das profunde Know-How in der Entwicklung, Realisierung und Betriebsführung von Photovoltaiksystemen, geht einher...

  • HR Generalist/Personalmanager

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    HR Generalist (m/w/d) - RENEWABLES in einer absoluten Zukunftsbranche 20 Stunden/Woche - Ideale Karriere-Chance APPLY Unser Klient ist erfolgreich tätig im starken Photovoltaik-Wachstumssegment und schafft damit eine nachhaltige Wertschöpfung. Das profunde Know-How in der Entwicklung, Realisierung und Betriebsführung von Photovoltaiksystemen, geht einher...

  • HR Support and Office Management Part-time

    vor 6 Monaten

    Wien, Österreich CheckYeti GmbH Vollzeit

    CheckYeti is an **ambitious growth company** with an international team dedicated to **creating unforgettable experiences for our customers.** ️ To support our growth plans, we’re looking for an **enthusiastic and highly motivated person** to become an integral part of our team, providing **support to our HR department**, taking care of **office...