Assistent für Administrative Aufgaben

vor 3 Wochen

Wien, Wien, Österreich Boston Scientific Vollzeit

Deine Rolle

Wir suchen einen engagierten und gut organisierten Assistenten für administrative Aufgaben, der unter allgemeiner Aufsicht moderat komplexe administrative Unterstützung für Einzelpersonen und/oder Abteilungen bietet. In dieser Rolle erhalten Sie nur bei neuen Aufgaben detaillierte Anweisungen und übernehmen eine Vielzahl administrativer Aufgaben, um reibungslose Abläufe im Büro und die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.

Deine Verantwortungsbereiche

  • Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Koordination von Telefonaten, Meetings und Terminen, E-Mail-Verwaltung, Schreibarbeiten, Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Postbearbeitung.
  • Fuhrparkmanagement: Verwaltung von Fahrzeugbestellungen für den Unternehmensfuhrpark, Organisation von Mietfahrzeugen, regelmäßiger Kontakt mit Leasinggesellschaften und Fahrern in Bezug auf Fahrzeugangelegenheiten. Nutzung des Avrios-Fuhrparkmanagementsystems zur Verfolgung und Aktualisierung von Fahrzeugdaten, Überprüfung und Hochladen von Tankbelegen sowie Durchführung regelmäßiger Führerscheinkontrollen zur Einhaltung der Richtlinien.
  • Büroverwaltung: Ansprechpartner/in für die Bestellung von Büromaterialien, Organisation von Besprechungsräumen und Unterstützung bei der Meetingvorbereitung. Verwaltung und Verteilung von IT-Ausrüstung zur Sicherstellung eines reibungslosen Bürobetriebs.
  • Einkaufswesen: Erstellung von Bestellanforderungen (POs), Verwaltung des Mahnwesens, Überprüfung und Archivierung von Rechnungen, Überwachung der Lieferantenzahlungen und erste Rechnungsfreigabe im Ariba-System.
  • Gebäudemanagement: Koordination von Büroreparaturen, Verwaltung von Parkplätzen und Zugangskarten, Büroreinigung und Pflanzenpflege sowie Bestellung von Getränken. Verwaltung der Zugangskarten für Mitarbeiter zur Sicherstellung eines geregelten Büroalltags.
  • Sicherheitsmanagement: Erster Ansprechpartner für Fragen der Umwelt-, Gesundheits- und Arbeitssicherheit (EH&S). Schulung zum lokalen Sicherheitsspezialisten und Organisation der Dosimeter für Mitarbeiter
  • Qualitätsanforderungen: Demonstriert in allen Handlungen ein vorrangiges Engagement für die Patientensicherheit und Produktqualität, indem die Einhaltung der Qualitätspolitik sowie aller dokumentierten Qualitätsprozesse und -verfahren gewährleistet wird.

Dein Kompetenzprofil

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
  • Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen administrativen Position
  • Versierte Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen und idealerweise Erfahrung mit Avrios und Ariba
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
  • Hohe Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, unter minimaler Aufsicht zu arbeiten
  • Freundliches und professionelles Auftreten, Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Serviceorientierung

Deine Vorteile

  • Start & sehr gute Einarbeitung im IO Team: Bei unseren "Welcome Days" lernst Du uns besser kennen, knüpfst erste Kontakte und wirst vom IO Team sehr gut eingearbeitet
  • Motivation: Du trägst täglich dazu bei, das Leben von Menschen zu verbessern
  • Flexibilität: Du arbeitest zu 100% remote - vor Ort bei unseren Kunden und aus dem Home-Office
  • Entwicklung & Wachstum: Durch Mentoring, Trainings und kontinuierliches Feedback
  • Diversität & Gleichstellung: Erlebe es mit uns und nimm an unseren Initiativen "EmpowHer","Pride", "YPN" und "FOAR" teil
  • Gesundheit: Nutze unser Jobrad-Programm und Fitnessangebote über Wellhub
  • Gemeinsame Erfolge: Als Team erzielen wir Erfolge, fördern Stärken und meistern Herausforderungen

Unsere Werte: Diversity - Innovation - Caring - Global Collaboration - Winning Spirit - High Performance

Wenn Du Lust auf eine neue Herausforderung hast und ein wertvolles Teammitglied von Boston Scientific werden möchtest, dann bewirb Dich mit Deinen vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Deiner Kündigungsfrist und Gehaltsvorstellung.

Wir freuen uns auf Dich

Boston Scientific Medizintechnik GmbH | Human Resources | Richard Vasquez

Klaus-Bungert-Straße 8 | 40468 Düsseldorf | www.bostonscientific.de

Unsere Karriereseite: Boston Scientific Jobs

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    Wien, Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

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    Wien, Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

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  • Assistent/in für administrative Aufgaben

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenWir suchen eine engagierte Assistentin/in für administrative Aufgaben, um unser Team und unseren Geschäftsführer in vielseitigen administrativen und organisatorischen Angelegenheiten zu unterstützen.Unterstützung bei der Vorbereitung von Buchhaltungsaufgaben, wie der Sammlung von Belegen und der Kommunikation mit der...

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    Wien, Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

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    Wien, Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

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  • Backoffice-Assistent mit Frontoffice-Aufgaben

    vor 1 Monat

    Wien, Wien, Österreich TAXI 31300 VermittlungsgmbH Vollzeit

    Aufgaben und VerantwortlichkeitenWir suchen eine engagierte Persönlichkeit, die sich in einem abwechslungsreichen und verantwortungsvollen Job bewähren möchte. Als Backoffice-Assistent mit Frontoffice-Aufgaben bist du Teil eines motivierten kleinen Teams und arbeitest eigenständig sowie im Team erfolgreich.AufgabenAktenmanagement: Anlage, Aktualisierung...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität für Bodenkultur Vollzeit

    Job DescriptionWir suchen eine Administrative*r Assistent*in für unser Team!Als Teil unseres Teams werden Sie die zentrale Servicestelle des Instituts in administrativen und finanzwirtschaftlichen Fragen unterstützen. Sie werden Verwaltung, Management und Abrechnung von Drittmittelprojekten durchführen, Meetings und Veranstaltungen organisieren und...

  • Büromanagement-Assistent

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    Wien, Wien, Österreich Michael Page Vollzeit

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    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Ein herausforderndes und abwechslungsreiches AufgabenfeldWir suchen einen engagierten und organisierten Assistenten der Geschäftsführung, der sich auf die Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Aufgaben spezialisiert hat. Der Assistent wird die Geschäftsführung in der Kalenderverwaltung, Reiseplanung,...

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    Wien, Wien, Österreich Dr. Friedrich Noszek GmbH Vollzeit

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    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

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    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

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    Wien, Wien, Österreich Rogers Data GmbH Vollzeit

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    Wien, Wien, Österreich Hypo Vorarlberg Bank AG Vollzeit

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    {"h1": "Assistent der Geschäftsführung: Eine Herausforderung mit Vielfalt", "p": "Als Assistent der Geschäftsführung bei LINDLPOWER Personalmanagement GmbH erwarten Sie eine abwechslungsreiche Position mit vielfältigen Aufgaben. Als wichtiger Teil des Teams unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Agenden....