Assistent:in der Geschäftsführung

Die Wiener Sozialdienste sind eine der größten Non-Profit-Organisationen im sozialen Bereich in Wien. Wir setzen uns dafür ein, dass Menschen – egal, in welcher Lebenslage – die passende Unterstützung bekommen. Was uns als Arbeitgeberin ausmacht? Ein Miteinander auf Augenhöhe. Ein klarer Rahmen, der Freiraum schafft. Und Kolleg:innen, die füreinander da sind – fachlich und menschlich. Assistent:in der Geschäftsführung (Vollzeit | 37 Wochenstunden | Standort: 1150 Wien) Als Assistenz der Geschäftsführung sind Sie direkt an der Seite der Geschäftsführung tätig – mit Einblick in strategische Entscheidungen, Verantwortung für zentrale Prozesse und Gestaltungsspielraum auf höchster Organisationsebene. Sie agieren als wichtige Schnittstelle zwischen internen Bereichen, dem Vorstand, Aufsichtsgremien und externen Partner:innen. Sie planen, koordinieren und begleiten Sitzungen vom Vorstand, der Generalversammlung, der Eigentümervertretung und des Aufsichtsrats, inklusive präziser Protokollführung und klarer Nachbereitung. Sie unterstützen die Präsidentin des Vereins in administrativen Aufgaben und sind eine verlässliche Ansprechperson für Gremienmitglieder, Behörden und externe Partner:innen. Sie erstellen und überarbeiten Schriftstücke, Berichte und Vereinsunterlagen – mit einem feinen Gespür für Sprache, Genauigkeit und Struktur. Sie arbeiten aktiv an wirtschaftlichen und administrativen Prozessen mit, unterstützen bei Förderanträgen und helfen bei der Erstellung von Wirtschaftsplänen. Sie managen Termine und Korrespondenz der Geschäftsführung mit Diskretion, Organisationstalent und einem sicheren Gespür für Prioritäten. Sie nutzen digitale Tools (z. B. MS Office, Zoom) und pflegen interne Informationsplattformen, um Kommunikation und Abläufe effizient zu gestalten. Sie sind eine verlässliche, diskrete und loyale Persönlichkeit – organisiert, vorausschauend und kommunikationsstark. Sie haben einen Hochschul- bzw. Fachhochschulabschluss oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. HAK oder eine gleichwertige Qualifikation) und bringen mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit. Sie arbeiten gerne selbstständig, denken mit und handeln proaktiv – immer mit Struktur und Verantwortungsbewusstsein. Sie verfügen über Erfahrung in der Sitzungsorganisation und Protokollführung, bei der Erstellung von Präsentationen und verstehen sich als verlässliche Vertrauensperson der Geschäftsführung. Sie besitzen sehr gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit Videokonferenzanwendungen. Sie haben Freude daran, Neues zu lernen. Ein sicherer Arbeitsplatz mit Sinn: Freuen Sie sich auf eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem etablierten Unternehmen – in enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Kolleg:innen aus verschiedenen Bereichen, wo gegenseitige Wertschätzung, offener Austausch und Zusammenhalt gelebter Alltag sind. Work-Life-Balance, die überzeugt: Dank Gleitzeit und Homeoffice-Möglichkeiten können Sie Ihre Arbeitszeit flexibel gestalten – für eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Umfassendes Onboarding und strukturierte Einschulung: Eine strukturierte und fundierte Einschulung ermöglicht Ihnen einen erfolgreichen Start. Ihr Fachwissen – aktuell und praxisnah: Wir unterstützen Ihre fachliche Weiterentwicklung durch die Teilnahme an Fortbildungen in der Arbeitszeit. Mobilität, die verbindet: Als Teil unseres Teams erhalten Sie die Wiener Linien Jahreskarte für entspannte und umweltfreundliche Wege zur Arbeit und in der Freizeit. Alle unsere Vorteile für Mitarbeitende finden Sie auf wienersozialdienste.at/unsere-benefits/ Das kollektivvertragliche Mindestgehalt auf Basis von Vollzeitbeschäftigung (37 Wochenstunden) beträgt laut SWÖ-KV ab € 3.449,20 brutto pro Monat. Ihr tatsächliches Gehalt richtet sich nach den anrechenbaren Vordienstzeiten. JBRP2_AT