Assistant Front Desk Manager

Wir suchen einen Assistant Front Office Manager für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna.

Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere Behandlungsräume, einen Swimmingpool und ein gut ausgestattetes Fitnesscenter umfasst. Für Veranstaltungen und gesellschaftliche Anlässe stehen zudem verschiedene flexibel gestaltbare Bankett- und Tagungsräume zur Verfügung.

Die 24 Residenzen im Mandarin Oriental werden sich in den beiden obersten Stockwerken des Gebäudes befinden und über einen privaten Zugang zum Dach verfügen. Mehrere der Apartments bieten Außen-Terrassen und atemberaubende Ausblicke über die Stadt. Diese gehören zu den exklusivsten Wohnungen der Stadt, wobei die Eigentümer den legendären Service des Mandarin Oriental und den direkten Zugang zu den Hoteleinrichtungen genießen werden.

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Mandarin Oriental, Vienna will be housed in a heritage building and comprise 138 guestrooms and suites surrounding a courtyard in the centre of the property, incorporating a restaurant, bar and outdoor garden. The property will also house a Spa at Mandarin Oriental featuring a series of treatment rooms, a swimming pool and a well-equipped fitness centre. A range of adaptable banqueting and meeting spaces will be available for events and social occasions.

The 24 Residences at Mandarin Oriental will be located on the top two floors of the building and will have private access to the roof, with several of the apartments offering outdoor terraces and stunning citywide views. These will be some of the most exclusive apartments in the city, with owners enjoying Mandarin Oriental's legendary service and direct access to the hotel's facilities.

Anstellungsart: Vollzeit

Als Assistant Front Office Manager werden Sie verantwortlich für folgenden Aufgaben sein:

• Sicherstellung und Dokumentation des LQE-Trainings für alle Teammitglieder; monatliche Tests zur Überprüfung des Verständnisses der Standards, Mission, Vision und Werte des Hotels.
• Klärung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Front Office und Gewährleistung eines logischen Arbeitsablaufs.
• Übernahme und regelmäßige Durchführung aller Funktionen im Front Office nach Bedarf.
• Präsenz im Front Office und operative Unterstützung des Teams.
• Als Botschafter des Hotels aktiv mit Gästen und Kollegen interagieren.
• Sicherstellung, dass alle Standards (Qualität, Nachhaltigkeit, FLHSS) sowie Hotelrichtlinien und -vorgaben korrekt verstanden und eingehalten werden.
• Sicherstellung einer optimalen Personaleinsatzplanung in Abwesenheit des Front Office Managers.
• Monatliche Meetings mit dem Team organisieren, um Anliegen und Herausforderungen zu besprechen und Informationen auszutauschen.
• Hohe Standards in Bezug auf Hygiene, Verhalten und Erscheinungsbild der Mitarbeiter sicherstellen.
• Durchführung von Leistungsbeurteilungen für Kollegen und Auszubildende.
• Teilnahme an täglichen Morgenbesprechungen und Management-Meetings in Abwesenheit des Front Office Managers.
• Taktvolle Bearbeitung von Gästeanfragen und -beschwerden.
• Zusammenarbeit und Teamkoordination mit anderen Abteilungen. Übernahme von „Manager on Duty“-Schichten.
• Teilnahme an der Notfall- und Erste-Hilfe-Ausbildung im Rahmen der ERT (Emergency Response Team).

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As Assistant Front Office Manager you are responsible for the following tasks:

• Ensure and document LQE training for all team members; conduct monthly tests to verify understanding of standards, mission, vision, and values of the hotel.
• Clarify duties and responsibilities within the Front Office and ensure a logical and efficient workflow.
• Perform and regularly carry out all functions within the Front Office as needed.
• Be present at the Front Office and provide operational support to the team.
• Act as an ambassador for the hotel, actively engaging with guests and colleagues.
• Ensure that all applicable standards (quality, sustainability, FLHSS) as well as hotel policies and guidelines are properly understood and followed.
• Ensure proper staffing at all times, according to occupancy and guest mix in the absence of the Front Office Manager.
• Organize monthly meetings with the team to address concerns, challenges, and share departmental and hotel information.
• Maintain high standards for personal hygiene, behavior, and grooming of staff.
• Conduct performance appraisals for team members and trainees.
• Attend daily morning briefings and management meetings in the absence of the Front Office Manager.
• Handle guest complaints and comments tactfully.
• Collaborate and coordinate teamwork with other departments.
• Perform Manager on Duty shifts.
• Participate in first aid and general emergency training as part of the Emergency Response Team (ERT).

Als Assistant Front Office Manager erwarten wir von Ihnen:

• Kommunikation und Fachkenntnisse: Nutzen Sie effektive Kommunikationsfähigkeiten – sowohl verbal als auch non-verbal – und wenden Sie Ihre fachlichen Kenntnisse an, um sowohl intern als auch extern erfolgreich zu verhandeln und zu kooperieren.
• Zusammenarbeit und Teamorientierung: Kooperieren Sie effektiv mit anderen Abteilungen und fördern Sie ein starkes Team durch die Entwicklung von Talenten und den Aufbau eines positiven Arbeitsumfelds.
• Kundenorientierung und Problemlösung: Gehen Sie aktiv auf die Bedürfnisse der Gäste ein, lösen Konflikte professionell und sichern so die Gästezufriedenheit.
• Führung und Motivation: Motivieren und inspirieren Sie Ihr Team, indem Sie eine klare Vision vermitteln und Ihre Werte durch Vorbildfunktion vorleben.
• Ergebnisorientierung und Verantwortung: Setzen Sie sich konsequent für die Erreichung gemeinsamer Ziele ein und übernehmen Sie Verantwortung für Ihre Aufgaben und Entscheidungen.
• Achtsamkeit und Feingefühl: Zeigen Sie Sensibilität für die Bedürfnisse und kulturellen Unterschiede anderer, während Sie mit Kolleginnen und Kollegen sowie Gästen respektvoll interagieren.
• Selbstentwicklung und Lernen: Streben Sie kontinuierlich nach persönlicher und beruflicher Weiterentwicklung und fördern Sie das Wachstum Ihres Teams.

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As Assistant Front Office Manager, we expect from you:

• Communication and Technical Skills: Utilize effective communication skills—both verbal and non-verbal—and apply your technical knowledge to successfully negotiate and collaborate internally and externally.
• Collaboration and Team Orientation: Work effectively with other departments and foster a strong team by developing talent and creating a positive working environment.
• Customer Focus and Problem-Solving: Actively address guest needs, resolve conflicts professionally, and ensure guest satisfaction.
• Leadership and Motivation: Motivate and inspire your team by clearly communicating the vision and leading by example through your values.
• Results-Oriented and Accountability: Consistently work towards achieving shared goals and take responsibility for tasks and decisions.
• Humility and Sensitivity: Demonstrate sensitivity to the needs and cultural differences of others while interacting respectfully with colleagues and guests.
• Self-Development and Learning: Continuously strive for personal and professional growth while promoting the development of your team.

Wir schenken unserem/ unserer Assistant Fron Office Manager weltklasse Vorteile, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: 

· Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe 

· Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen 

· Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen 

· Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten 

· Veranstaltungen und Wellness-Programme für Kollegen

Das kollektivvertragliche monatliche Mindestbruttogehalt für diese Position liegt bei € 2.398,00 Die Bereitschaft zur Überzahlung ist für diese Position selbstverständlich gegeben und richtet sich nach Ihren Qualifikationen und Berufserfahrungen.

Möchten Sie Teil einer spannenden Pre-Opening sein?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

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We offer our Assistant Front Office Manager, world class benefits, including but not limited to:

· Discounts on hotel stays and dining across the group

· Colleague recognition and reward programmes

· An exciting range of learning and development programmes

· Opportunities for promotion and transfers worldwide

· Colleague Social events and Wellness programmes

The minimum gross monthly salary for this position according to the collective agreement is € 2,398.00 The willingness to overpay is of course given for this position and depends on your qualifications and professional experience.

Do you want to be part of this unique pre-opening?

We look forward to receiving your application  

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