Mitarbeiterin Sekretariat

Vor 3 Tagen

Wien, Wien, Österreich neunerhaus - Hilfe für obdachlose Menschen Vollzeit

neunerhaus ist eine Sozialorganisation mit Sitz in Wien. Wir ermöglichen obdach- und wohnungslosen Menschen ein selbstbestimmtes und menschenwürdiges Leben mit Medizinischer Versorgung, Wohnen und Beratung. Ziel ist es, Betroffenen Hilfe zur Selbsthilfe zu geben, um ihre Lebenssituation nachhaltig zu verbessern.

neunerhaus Kudlichgasse ist ein Wohnhaus für ehemals wohnungslose Menschen und Paare unterschiedlichen Alters und Unterstützungsbedarfs. Ein Team aus Sozialarbeiter*innen, Assistent*innen Wohnen und Alltag sowie Peer-Mitarbeiter*innen ist für die Bewohner*innen da. Diese werden durch den Alltag begleitet und bei der Erarbeitung ihrer individuellen Wohn- und Lebensperspektiven professionell unterstützt. Das seit 2007 bestehende Haus passt seine Angebote laufend entsprechend den Bedarfen der Zielgruppe an – mit den zentralen Grundsätzen und Haltungen von Privatsphäre und Selbstbestimmung, Freiwilligkeit der Betreuung, Partizipation sowie lebensweltnahe Angebote.

Wir suchen für unser Team vor Ort eine*n engagierte*n und berufserfahrene*n:

Mitarbeiter*in Sekretariat (w/m/x)
20 Wochenstunden, ab 1.6.2025, unbefristet, Dienstort 1100 Wien


Als Mitarbeiter*in im Sekretariat sind Sie hauptverantwortlich für die organisatorische, administrative und logistische Unterstützung der Hausleitung und des Betreuungsteams im Haus und sorgen für den reibungslosen Ablauf der Aufgaben.

  • Hausinterne organisatorische und verwaltende Tätigkeiten im Bereich Office
  • Führung und Administration der hausinternen Handkassa (Kassaführung, Kassabuch, Kontoverbuchung im internen System), Monats- und Jahresabschlüsse der Kassa
  • Bestandsverwaltung und Einkauf der Bedarfsmittel (z. B.: Lebensmittel, Büromaterial, Reinigungsmittel usw.)
  • Hausinterne organisatorische, dokumentierende und verwaltende Tätigkeiten im Bereich Back Office und Infrastruktur in enger Zusammenarbeit und Absprache mit der Hausleitung, dem Hausbetreuer und als Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner*innen
  • Ansprechperson für externe Firmen in Zusammenarbeit mit der Hausbetreuung und/oder anderen Einrichtungen im Verein
  • Inventur des internen Cafés
  • Annahme und Verwaltung von Großspenden (Lagerung, Verteilung, …)
  • Erstellen von Mitteilungen an Bewohner*innen und Ankündigungen/ Aushänge im Haus
  • Terminkoordination/und -verwaltung, Kalenderführung
  • Administration und Koordination der Aufgabenbereiche der Zivildienstleistenden in Zusammenarbeit mit der Hausbetreuung
  • Einkauf und Bestandsverwaltung der Lebensmittel für das interne Café
  • Assistenz der Hausleitung und Unterstützung bei Infrastruktur- und Arbeitssicherheitsagenden
    • Abgeschlossene bürokaufmännische Ausbildung
    • (Mehrjährige) Berufserfahrung im Bereich Sekretariat
    • Sehr gute Word-, Excel-, Outlook- und Internet-Kenntnisse
    • Sehr gute Rechtschreibkenntnisse
    • Ausreichendes Maß an Selbstorganisation und Zeitmanagement
    • Fähigkeit zur Prioritätensetzung
    • Freude am Umgang mit Menschen, Verständnis für Menschen mit besonderen Bedürfnissen, soziale Kompetenz im Umgang mit Bewohner*innen
    • Teamfähigkeit
    • Verlässlichkeit, Pünktlichkeit, Belastbarkeit

Wir bieten einer*einem dynamischen, engagierten Teamplayer*in ein breitgefächertes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit Gestaltungsmöglichkeit in einer unabhängigen und hoch innovativen Sozialorganisation. Wir bieten:

  • eine verantwortungsvolle und sinnstiftende Tätigkeit und die Möglichkeit zur Mitgestaltung
  • Einzel- und Team-Supervision sowie (hausinterne) Fortbildungen
  • Planbarkeit durch fixe Arbeitszeiten und 4-Tage-Woche
  • Essenszuschuss von € 2,- pro Arbeitstag
  • ein zusätzlicher Urlaubstag (Karfreitag)
  • eine kollektivvertragliche Wochenarbeitszeit von 37 Wochenstunden für Vollzeitanstellungen.

Bezahlung gemäß SWÖ Kollektivvertrag (Einstufung Verwendungsgruppe 6), monatliches Bruttogehalt bei 20 Wochenstunden je nach anrechenbaren Vordienstzeiten zwischen € 1.510,54 und € 1.735,46 plus SEG-Zulage in Höhe von € 37,78.



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  • Mitarbeiterin für das Ärztliche Sekretariat

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Khgh Vollzeit

    Mitarbeiter*in für das Ärztliche SekretariatJoin to apply for the Mitarbeiter*in für das Ärztliche Sekretariat role at Göttlicher Heiland Krankenhaus Wien.Informationen zur offenen PositionWir sind eine Fachklinik für Herz-Kreislauf-Erkrankungen und Neurologie mit Zentrum für Gefäßmedizin und Chirurgie sowie Spezialisierung auf Altersmedizin. In...

  • Sekretariat/Office Management

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Stoik & Partner ZT-GmbH Vollzeit

    Wir sind ein österreichisches Ziviltechnikerbüro mit Sitz in Wien, spezialisiert auf die Planung und Umsetzung von Verkehrs- und Infrastrukturprojekten. Ab sofort suchen wir eine engagierte und zuverlässige Mitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit (25 Stunden/Woche) zur Unterstützung unserer Office Managerin. Wenn Sie Organisationstalent, kaufmännisches...

  • Sekretariat/Office Management

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Stoik & Partner ZT-GmbH Vollzeit

    Wir sind ein österreichisches Ziviltechnikerbüro mit Sitz in Wien, spezialisiert auf die Planung und Umsetzung von Verkehrs- und Infrastrukturprojekten. Ab sofort suchen wir eine engagierte und zuverlässige Mitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit (25 Stunden/Woche) zur Unterstützung unserer Office Managerin. Wenn Sie Organisationstalent, kaufmännisches...

  • Sekretariat/Office Management

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Stoik & Partner ZT-GmbH Vollzeit

    Wir sind ein österreichisches Ziviltechnikerbüro mit Sitz in Wien, spezialisiert auf die Planung und Umsetzung von Verkehrs- und Infrastrukturprojekten. Ab sofort suchen wir eine engagierte und zuverlässige Mitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit (25 Stunden/Woche) zur Unterstützung unserer Office Managerin. Wenn Sie Organisationstalent, kaufmännisches...

  • Sekretariats-Mitarbeiterin (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich KIWI - Kinder in Wien Vollzeit

    im zuge einer Pensionsnachfolge suchen wir ab Juni eine*n Sekretariats-Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt Empfangstätigkeit 40 Std./Woche Wer wir sind KIWI - Kinder in Wien ist mit 92 Standorten und mehr als 1.700 Mitarbeiter*innen einer der größten privaten Kindergarten- und Hortträger Wiens und betreut rund 8.000 Kinder im Alter von ein bis...

  • Sekretärin / Bürokratische Mitarbeiterin

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich MR L&V GmbH Vollzeit

    Über uns:Wir sind ein erfolgreiches Unternehmen in der Vermietung und der Logistik mit Sitz in Wien 23 und suchen zur Verstärkung unseres Teams eine engagierte und organisierte Sekretärin (m/w/d). Wenn Sie Freude an administrativen Tätigkeiten haben und ein strukturiertes Arbeitsumfeld schätzen, freuen wir uns auf Ihre BewerbungIhre Aufgaben:Allgemeine...

  • Sekretärin / Bürokratische Mitarbeiterin

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich MR L&V GmbH Vollzeit

    Über uns:Wir sind ein erfolgreiches Unternehmen in der Vermietung und der Logistik mit Sitz in Wien 23 und suchen zur Verstärkung unseres Teams eine engagierte und organisierte Sekretärin (m/w/d). Wenn Sie Freude an administrativen Tätigkeiten haben und ein strukturiertes Arbeitsumfeld schätzen, freuen wir uns auf Ihre BewerbungIhre Aufgaben:Allgemeine...

  • Kieferorthopädische Verwaltungskraft

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich ZAHN UND KIEFER - Kieferorthopädische Ordination - Dr. Guido Sampermans Vollzeit

    Bei ZAHN UND KIEFER - Kieferorthopädische Ordination - Dr. Guido Sampermans suchen wir eine motivierte und zuvorkommende Mitarbeiterin, um unsere Patienten mit hervorragender Betreuung zu unterstützen.Unsere Aufgaben:Top Betreuung von Patienten mit hervorragenden Umgang und KommunikationsfähigkeitenErstellung von Dokumenten und ProtokollenBetreuung der...

  • Mitarbeiterin Studienreferat

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Musik und Kunst Privatuniversität der Stadt Wien GmbH Teilzeit

    Die Musik und Kunst Privatuniversität der Stadt Wien (MUK) versteht sich als progressive Musik- und Kunstuniversität, die durch Entwicklung und Erschließung in den Bereichen der Musik, des Tanzes, des Schauspiels und des Gesangs kulturelle Werte für die Zukunft schafft. Die MUK ist als Tochterunternehmen der Wien Holding die einzige Universität im...

  • Mitarbeiterin Stunden- und Raumplanung

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FH Campus Wien Vollzeit

    Die FH Campus Wien ist eine kompetente, verlässliche Partnerin sowohl für ihre Mitarbeiter*innen und Studierenden als auch für die Gesellschaft, für die wir ausbilden. Wir setzen dabei auf Vielfalt, Chancengleichheit und auf ein respektvolles Miteinander. Unser Teamspirit und gelebte Kollegialität ermöglichen ein Arbeiten in einem förderlichen...

  • Bundesgeschäftsstellenleiter/in (m/w/d)

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Blue Danube Executive Search & Leadership Development Teilzeit

    Das Österreichische Hebammengremium (Kammer der Österreichischen Hebammen) ist eine öffentlich rechtliche Körperschaft mit Kammer Status, die die beruflichen Interessen der österreichischen Mitglieder dieser wichtigen und wachsenden Berufsgruppe vertritt.Das ÖHG ist die Verbindungsstelle zwischen werdenden Müttern, Ämtern, öffentlichen...

  • Mitarbeiterin Empfang/sekretariat

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Heimat Österreich Vollzeit

    Wir suchen für unsere Zweigniederlassung in Wien zum ehestmöglichen Eintritt eine/n MitarbeiterIn für Empfang/Sekretariat (Vollzeit) **Ihre Aufgaben/Aufgabenschwerpunkte**: Kundenbetreuung am Empfang zentrale Telefonvermittlung Ein - und Ausgangspost bearbeiten, scannen und Zuordnung Rechnungs - und Mahnungsbearbeitung mit...

  • Mitarbeiterin Empfang/sekretariat

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Heimat Österreich Vollzeit

    Wir suchen für unsere Zweigniederlassung in Wien zum ehestmöglichen Eintritt eine/n **MitarbeiterIn für Empfang/Sekretariat (Vollzeit)** **Ihre Aufgaben/Aufgabenschwerpunkte**: - Kundenbetreuung am Empfang - zentrale Telefonvermittlung - Ein - und Ausgangspost bearbeiten, scannen und Zuordnung - Rechnungs - und Mahnungsbearbeitung mit Evidenzhaltung -...

  • Mitarbeiterin/mitarbeiter Für das Sekretariat Und

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich Oesterreichische Nationalbank Vollzeit

    Durchführung allgemeiner Sekretariats-Agenden der Abteilung - Unterstützung der Führungskräfte - Administration und Organisation von Dienstreisen - Durchführung von administrativen Personalangelegenheiten - Protokollführung, Vorbereitung von Besprechungen, Planung und Administration von Abteilungsveranstaltungen - Übernahme diverser weiterer...

  • Mitarbeiterin Backoffice

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Immobilienrendite Vollzeit

    Wir sind ein junges und aufstrebendes Unternehmen und spezialisieren uns auf den Verkauf von Drinks und Snacks mit Hilfe unserer modernen Automaten. Wir suchen jemanden, der uns 15 Stunden pro Woche im Backoffice unterstützen kann. Aufgaben Sie behalten den Überblick über die administrativen Tätigkeiten in unserem Backoffice und unterstützen unseren...

  • Mitarbeiterin Backoffice

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Immobilienrendite Vollzeit

    Wir sind ein junges und aufstrebendes Unternehmen und spezialisieren uns auf den Verkauf von Drinks und Snacks mit Hilfe unserer modernen Automaten. Wir suchen jemanden, der uns 15 Stunden pro Woche im Backoffice unterstützen kann. Aufgaben Sie behalten den Überblick über die administrativen Tätigkeiten in unserem Backoffice und unterstützen unseren...

  • Mitarbeiterin

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich DenizBank AG Vollzeit

    Die DenizBank AG gehört als Teil der DenizBank Financial Services Group und der Emirates NBD zu einer weltweit erfolgreichen Unternehmensgruppe. Als österreichische Universalbank mit Niederlassungen in Ös - terreich und Deutschland hat sich die DenizBank AG mit innovativen und maßgeschneiderten Produkten als starker Finanzpartner für ihre Kundinnen und...

  • Organisational Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Organisationsassistent*in** **am Department für Pharmazeutische Wissenschaften** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **14196** Die Division Pharmakologie...

  • Leitung Schulsekretariat

    vor 3 Wochen

    Wien 8. Bezirk (Josefstadt), W, Österreich MUELLBACHER Personalberatung Vollzeit

    **Office Management & Direktionsassistenz - 1080 Wien**: **Unser Auftraggeber** - der Fonds der Wiener Kaufmannschaft - hat sich der Schaffung idealer Rahmenbedingungen für eine innovative und verantwortungsvolle Zukunft aller Generationen verpflichtet. Den Schwerpunkt bildet dabei der Betrieb von sechs Handelsakademien unter der Dachmarke **Vienna Business...