Finance Assistant

vor 1 Woche

Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

Finance Assistant (Accounts Payable)(G5) - (2024/0558 (000752))

Organization: MTBF- Unit B

Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2024-09-19, 9:25:39 AM

Closing Date: 2024-10-10, 4:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type: Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment: Yes

Organizational Setting

The Division of Budget and Finance manages the financial resources essential for full implementation of the IAEA's scientific and technical programmes. The Division provides financial services and solutions for programme budgeting, treasury, payments, payroll, financial accounting and reporting to support the IAEA's mandate.

Main Purpose

As a member of the team led by a Unit Head, the Finance Assistant is responsible for the day-to-day verifying, follow up and processing of payments such as payments to suppliers and other contractors, payments of salaries and other benefits and entitlements to staff, payments of all travel and meetings related expenses.

Functions / Key Results Expected
- Verify and process payments to suppliers and other contractors, payments of salaries and other benefits and entitlements to staff, payments of all travel and meetings related expenses in an efficient and correct manner within the specified deadlines in accordance with established rules and procedures and agreed terms.
- Perform daily follow-up of pending financial transactions in the Accounts Payable module and take the necessary actions to resolve any exceptions such as invoices on hold or bring cases to the attention of higher level staff for escalation or resolution.
- Assist with the reconciliation of accounts payable/receivable accounts and take the necessary actions to clear outstanding items by preparing the adjusting vouchers.
- Provide appropriate responses promptly to standard queries on payments and other financial transactions from staff, suppliers and other counterparts.

Competencies and Expertise

**Core Competencies**(Competency Framework)

**Name**

**Definition**
- Communication- Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.- Achieving Results- Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.- Teamwork- Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.- Planning and Organizing- Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.**Functional Competencies**

**Name**

**Definition**
- Analytical thinking- Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.- Client orientation- Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.- Judgement/decision making- Consults with supervisor/manager and makes decisions in full compliance with the Agency’s regulations and rules.**Required Expertise**

**Function**

**Name**

**Expertise Description**
Administrative Support
Administrative Support|MS Office 2010 (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Proficiency in MS Office and the ability to use databases.
Finance
Enterprise Resource Planning (ERP) system
Hands on experience with the use of Oracle or similar Enterprise Resource Planning system (ERP).
Finance
Finance Principles and Practices
Good knowledge of the relevant financial rules, regulations, procedures and accounting policies and practices of an international organization.
Finance
Financial Analysis
Good analytical skills to interpret financial data and to identify trends, patterns and exceptions in financial information.
Finance
Financial Transactions
Sound mathematical and numerical skills, and the ability to pay attention to detail and maintain a high level of accuracy in preparing and posting financial transactions in financial systems.
Finance
International Public Sector Accounting Standards
Understanding of basic principles of accrual basis of accounting

Qualifications, Experience and Language skills

Completed secondary education. Certificate/Coursework/Training in accounting, finance or directly related fields highly desirable.

A minimum of five years of relevant experience in finance, accounting or directly related fields, some of which in an international organization.

Excellent oral and written command of English and English. Knowledge of other official IAEA languages (Arabic, Chinese, French, Russian and Spanish) is an asset.

Administrative skills test to IAEA standard may be part of the process.

Remuneration

General Information
- The IAEA's paramount consideration in the re

  • Finance Assistant

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Eversport GmbH Vollzeit

    FINANCE ASSISTANT Our hearts are burning for sport in all its facets and for the many opportunities that the digital world brings with it. We at Eversports are an international, dynamic team that works hard, has fun and shares a great vision: " ** Make Sports Happen** OVERVIEW As our ** Finance Assistant ** (f/m/d), you'll be a key member of the...

  • Assistant Director of Finance

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Director of Finance Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Als **Assistant Director of Finance (m/w/d)** unterstützt du das Team mit deinem Know-How für unsere drei Hilton Häuser in Wien. Du bist insbesondere für die Ausführung der folgenden Aufgaben unter Anwendung der höchsten Standards...

  • Assistant Finance

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Noack & Co GmbH Vollzeit

    Wir sind ein erfolgreiches, international tätiges Handelsunternehmen in den BereichenTierernährung und Diagnostik mit Hauptsitz in Wien. Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams in Wien einen engagierten Team Assistant Finance & Administration (m/w) Aufgaben • Unterstützung des Finance Teams in allen Belangen • Erstellung und Bearbeitung von...

  • Assistant Director of Finance

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Assistant Director of Finance Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Als **Assistant Director of Finance (m/w/d)** unterstutzt dudas Team mit deinem Know-How fur unsere drei Hilton Hauser in Wien. Du bist insbesondere fur die Ausfuhrung der folgenden Aufgaben unter Anwendung der hochsten Standards...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    **Bereit, den Markt zu verändern?**: Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Für den weiteren Aufbau des österreichischen Standorts sowie zur Unterstützung...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    **Bereit, den Markt zu verändern?**: Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Für den weiteren Aufbau des österreichischen Standorts sowie zur Unterstützung...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Pair Finance GmbH Vollzeit

    **Bereit, den Markt zu verändern?**: Mit einer vollautomatisierten und individuell zugeschnittenen Ansprache beurteilen wir mittels KI die Situation der Schuldner*innen individuell und erreichen dadurch höhere Rückzahlungsquoten ohne dabei die Kundenbeziehung zu belasten. Für den weiteren Aufbau des österreichischen Standorts sowie zur Unterstützung...

  • German and Russian Speaking Finance Assistant

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Employer&Employee Vollzeit

    Exciting Opportunity for a **Bilingual Executive Finance Assistant (German and Russian)** Are you a dynamic individual with a passion for finance and fluent in both German and Russian? We have an outstanding opportunity that combines your language skills with your financial acumen. **Position**:_**German and Russian speaking Executive Finance...

  • Assistant Director of Finance

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Als **Assistant Director of Finance (m/w/d)** unterstützt du das Team mit deinem Know-How für unsere drei Hilton Häuser in Wien. Du bist insbesondere für die Ausführung der folgenden Aufgaben unter Anwendung der höchsten Standards verantwortlich: - Einhaltung der...

  • Assistant Director of Finance

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Hilton Austria 3 Hotels. 42 Nationen. 27 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. Als **Assistant Director of Finance (m/w/d)** unterstutzt dudas Team mit deinem Know-How fur unsere drei Hilton Hauser in Wien. Du bist insbesondere fur die Ausfuhrung der folgenden Aufgaben unter Anwendung der hochsten Standards verantwortlich: - Einhaltung der Policies &...

  • Finance Assistant

    vor 2 Wochen

    1010 Wien, Wien, Österreich Lucky Car Franchise & Beteiligung GmbH Vollzeit

    FINANCE ASSISTANT (M/W/D) Vollzeit (38,5 Stunden/Woche) Lucky Car agiert mit der Stärke des Marktführers mit 68 Standorten in Österreich und der Schweiz. Die Lucky Car Familie wächst stetig! Wir sind uns bewusst, dass der Erfolg unseres Unternehmens erst durch unsere engagierten Mitarbeiter:innen möglich wird. Mit großer Leidenschaft und Engagement...

  • Assistant Finance Manager:in

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Andaz am Belvedere Vienna Vollzeit

    Summary Hyatt repräsentiert mit der Marke Andaz ein individuelles / innovatives und immerzu erfrischendes Lifestyle Luxus Hotelkonzept. Hier werden alle Regeln gebrochen, geradliniger Luxus und traditionelle Gastfreundschaft gehören der Vergangenheit an. Ganz unter dem Motto „Alles kann überall möglich sein“ werden unsere Mitarbeiter angespornt auf...

  • Assistant Manager Finance

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich EPAM Systems Vollzeit

    The primary responsibility of the Assistant Manager Finance for the entities in scope will be to maintain an effective accounting framework and related internal controls to ensure that the accounting records are complete and accurately representing the company’s financial position in compliance with local laws and regulations and US-GAAP, as well as...

  • Finance Assistant

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Valneva Vollzeit

    Assisting the finance team with organizational and accounting tasks, especially: - organizational tasks for the finance team - assisting in the review process of the month end closing (cash/fixed assets) - generation of reports from the accounting system - assisting the group accounting and accounting team on audits/documentation topics - assisting on...

  • Finance Assistant/program Officer

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Joint Vienna Institute Vollzeit

    Applications are solicited for the position of **F**inance Assistant/Program Officer **at the Joint Vienna Institute (JVI), Vienna, Austria. The JVI—an international organization—is a regional training center created in 1992 by Austria, the International Monetary Fund, and several other international organizations. The JVI’s objective is to train...

  • Finance Services Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich RBI Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking a highly motivated and detail-oriented individual to join our Finance Services team as a Student Support Specialist. In this role, you will provide administrative support to our finance specialists, assist in automating and optimizing financial reporting processes, and collaborate closely with colleagues in financial...

  • Assistant Controller Finance Complex

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Additional Information** Assistant Controller Finance Complex **Job Number** 23203545 **Job Category** Finance & Accounting **Location** Hotel Imperial a Luxury Collection Hotel Vienna, Kaerntner Ring 16, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Non-Management *** Check...

  • Finance Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Eversport GmbH Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly skilled Finance Assistant to join our dynamic team at Eversports GmbH. As a key member of our Finance team, you will collaborate with the Customer Care and Product teams to enhance our online payment processes and ensure flawless invoicing.Key ResponsibilitiesCollaborate with the Customer Care and Product Teams to...

  • [austria Branch] Finance Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich LG Electronics Deutschland GmbH Vollzeit

    Seit der Gründung des Unternehmens im Jahre 1958 ist es unser Ziel, das Leben und den Lebensstil unserer Kunden durch intelligente Produktfunktionen, intuitive Funktionalität und außergewöhnliche Leistung zu verbessern. Heute erfreuen sich Millionen von Haushalten weltweit an unseren Produkten, seien es TVs, Audiogeräte, PC Produkte oder...

  • Finance Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich accilium Group GmbH Vollzeit

    As a management and strategy consultancy, we are shaping the mobility of the future together with top-class clients from the Automotive & Transport, Energy & Environment and Public & Infrastructure sectors. We use the tools of digital transformation to lead legacy-driven players into the future and establish young entrepreneurship in the market. **What you...