Mail Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Österreich United Nations Vollzeit

This position is located in the Mail Operations, General Support Section (GSS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV). The incumbent will work under the direct supervision of the Supervisor of the Mail Operations and the overall guidance of the Chief, General Support Section (GSS).

**Responsibilities**:
Within limits of delegated authority and depending on location, a Mail Assistant at this level may be responsible the following duties: (These duties are generic, and may not be performed by all Mail Assistants.)
- Assists the Security Officer or other assigned staff to x-ray incoming mail and incoming pouches.
- Maintains log of all mail pieces received from couriers intended for mail and pouch units.
- Counts the number of pieces received, records the quantity in each category, e.g., registered, certified, mail from missions, personal, confidential or other.
- Takes responsibility for the receipt of mail from courier agents, government and foreign missions.
- Delivers special mail and packages weighing up to 35 lbs.
- Assists in coding, sorting, processing, and looking-up address, where insufficient.
- Compares incoming log sheet against the number of pouches or specials received from couriers, contractors and the government postal service.
- Advises supervisor, security, and courier or contractor immediately, if a pouch or mail item is missing or has been tampered with, or if suspicious packages or other mail is found lying unattended.
- Delivers x-rayed packages.
- Provides guidance to other staff on the proper use of diplomatic pouches or other mail service.
- Opens and inspects parcels intended for forwarding to field offices to ensure compliance with pouch rules.
- Assists unloading containers; assists in x-ray, presorts and delivers mail to specified units, agencies and missions and delivers balance to common sorting area.
- Processes all outgoing official correspondence, publications and informational material.
- Checks that outgoing mail is official and is dispatched by the most efficient mode.
- Returns to staff members mail/pouch items deemed to be private in nature.
- Ensures that mail is clearly and correctly addressed.
- Weighs the mail in order to determine the postage and to frank accordingly.
- Determines whether outgoing mail should be posted or sent through the UN pouch network.
- Tracks the distribution of all mail, as well as the pouch service.
- Ensures timely distribution of conference documents.
- Establishes the degree of mail priority based on considerations such as cost effectiveness and schedules.
- Records and calculates the daily postage charges for individual UN offices.
- Maintains petty cash to pay for surcharges of official incoming correspondence, which do not have sufficient postage.
- Monitors the petty cash balance.
- Checks and verifies invoices for payment.
- Assists in preparation of yearly budget for Registry subunit in relation to pouch, overnight express service, and mail.
- Answers inquiries with regards to international postal services, and the UN pouch service and regulations.
- Signs the credit memos, and summary of enclosures and Diplomatic Pouch tags.
- Liaises regularly with postal and courier services to keep abreast of new developments in the industry.
- Operates tow motor, forklift or other equipment, as needed by unit.
- Rotates services between various sub-units.
- Delivers urgent mail/messages.
- Ensures prompt delivery of urgent mail.
- Performs other duties as assigned.

Competencies
- Teamwork: Works collaboratively with colleagues to achieve organizational goals; solicits input by genuinely valuing others’ ideas and expertise; is willing to learn from others; places team agenda before personal agenda; supports and acts in accordance with final group decision, even when such decisions may not entirely reflect own position; shares credit for team accomplishments and accepts joint responsibility for team shortcomings.
- Client Orientation: Considers all those to whom services are provided to be “clients” and seeks to see things from clients’ point of view; establishes and maintains productive partnerships with clients by gaining their trust and respect; identifies clients’ needs and matches them to appropriate solutions; monitors ongoing developments inside and outside the clients’ environment to keep informed and anticipate problems; keeps clients informed of progress or setbacks in projects; meets timeline for delivery of products or services to client.

Education
High school diploma or equivalent is required.

Job - Specific Qualification

Work Experience
Experience in handling mail, pouch, registry operations or related area is required.

Experience in handling confidential documents and experience in Mail shipping and tracking systems is desirable.

Languages
English and French are the working languages of the United Nations Secretariat. For the post advertised, fluency in oral and written English is

  • Mail Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Mail Operations, General Support Section (GSS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV). The incumbent will work under the direct supervision of the Supervisor of the Mail Operations and the overall guidance of the Chief, General Support Section (GSS). **Responsibilities**: Within limits of...

  • Online Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Fidelis Recruitment Vollzeit

    **WE ARE URGENTLY HIRING** JOB TITLE : Online Assistant Can be done without affecting your current job JOB TIME : Part time and full time Daily wage : €125 -€255 **BENEFITS** Flexible working hours. Overtime possible. Must be 20 years of age and older. No experience is required. No experience required to start, one-on-one guidance...

  • Front Office Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich svarmony Technologies GmbH Vollzeit

    We are looking for a dynamic Front Office Assistant (all genders) to support us at our main office in Vienna on a part-time basis (25 hours). As a Front Office Assistant at svarmony, you are the first point of contact for customers and business partners on the phone and at reception. You have fun and talent in dealing with organisational and administrative...

  • Executive Assistant COO

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Donhauser GmbH Teilzeit

    Ab sofort sind wir auf der Suche nach einer zusätzlichen Unterstützung als Executive Assistant COO (m/w/d) Donhauser GmbH - Office Wien im QBC - Teilzeit/Vollzeit DEIN AUFGABENGEBIET * Termin- und Reisekoordination sowie Abrechnungskontrolle * Administrative und organisatorische Unterstützung des COO * Aktive Teilnahme, Protokollierung und...

  • Executive Assistant COO

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Donhauser GmbH Teilzeit

    Ab sofort sind wir auf der Suche nach einer zusätzlichen Unterstützung als Executive Assistant COO (m/w/d) Donhauser GmbH - Office Wien im QBC - Teilzeit/Vollzeit DEIN AUFGABENGEBIET * Termin- und Reisekoordination sowie Abrechnungskontrolle * Administrative und organisatorische Unterstützung des COO * Aktive Teilnahme, Protokollierung und...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Myesrmail Vollzeit

    Join to apply for the Executive Assistant (f/m/x) role at European Society of Radiology.About UsThe European Society of Radiology (ESR) is a non-political and non-profit organisation dedicated to strengthening and uniting European Radiology. With more than 140,000 members worldwide, it has become the largest radiological society that organises one of the...

  • Sales Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich Mukha Vollzeit

    MUKHA Concept Store ist ein moderner Multibrandstore für Damen - und Herrenmode mit Sitz in 1010 Wien. Wir suchen, eine/n motivierte/n Sales Assistant (m/w/d) vorzugsweise Vollzeit, mit guten Umgangsformen für unseren MUKHA Concept Store in der Wiener Innenstadt. Ihre Aufgaben - Beratung unserer Kunden*innen mit hoher Service Orientierung - Verkauf -...

  • Real Estate Management Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Ulreich Verwaltungs GmbH Vollzeit

    Real Estate Management Assistant Wir bieten dir... ... Mitarbeit in einem starkem, jungem, familiären & dynamischem Team ... ein krisensicheres, erfolgreiches Unternehmen mit flachen Hierarchien ... ein wertschätzendes, kollegiales Umfeld ... ein Büro mit Wohlfühlatmosphäre und modernstem Arbeitsequipment ... Arbeitsflexibilität & Home...

  • Senior Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Raiffeisen Bank International Vollzeit

    **Senior Assistant (f/m/x) - Group Procurement, Outsourcing & Real Estate Management**: Der Bereich Group Procurement, Outsourcing & Real Estate Management steuert alle Beschaffungsaktivitäten innerhalb des RBI-Konzerns und betreut das Real Estate Management. - Wir suchen eine/n Senior Assistant für den Bereichsleiter, der/die auch das Führungsteam im...

  • Efficient Administrative Assistant Wanted

    vor 1 Tag

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Teilzeit

    Job DescriptionWe are seeking an experienced Part-time Office Manager to join our team. The successful candidate will be responsible for preparing presentations, managing documents, and general administrative tasks. Additionally, you will be responsible for archive management, appointment management, guest reception, administration, and processing official...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich One Mobility GmbH Vollzeit

    One Mobility erleichtert den Zugang zu klimafreundlicher Mobilität in ganz Österreich. Als interner Dienstleister unterstützen wir öffentliche Verkehrsunternehmen und die Republik Österreich dabei, ihr Serviceversprechen zu verbessern, Digitalisierung voranzutreiben und dabei Synergien zu nutzen. So stärken wir den Öffentlichen Verkehr. Das ist unser...

  • Assistant Store Managerin Wien, 33 Wochenstunden

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Swatch Group Vollzeit

    **Firmenbeschreibung** Du magst es bunt und suchst nach mehr Farbe im Berufsleben? Dann werde ein Teil des Swatch Teams und tauche ein in die bunte Welt von Swatch - einer der führenden Schweizer Uhrenhersteller und gleichzeitig eine der weltweit berühmtesten Marken. Ab sofort suchen wir eine/n **Swatch Assistant Store Manager (w/m/d) 33...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich City of Boston Vollzeit

    OverviewUnder the general direction of the Chief of Staff, the Administrative Assistant will be part of a new team working to advance the goals of the Office of Police Accountability and Transparency (OPAT). OPAT was established in 2020 to provide a single point of entry for individuals with concerns or complaints related to the Boston Police Department and...

  • Reservation & E-commerce Assistant (M/w/d)

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich COOEE alpin Hotels Vollzeit

    Unser Tourismusherz schlägt pink! Unter der Marke COOEE alpin Hotels hat Ex-Skirennprofi Rainer Schönfelder das Konzept initiiert. Derzeit werden drei Hotels im modernen Stil in Österreichs Alpen betrieben. Für alle COOEE alpin Hotels, suchen wir ab sofort oder nach Vereinbarung in Wien eine(n) E-commerce & Reservation Assistant (m/w/d) Aufgaben -...

  • Executive Assistant Mit Sportspirit

    vor 2 Wochen

    Wien 12. Bezirk (Meidling), W, Österreich FIMA Sportstudio Management Vollzeit

    EINMALIGE KARRIERE BEI FITINN: EXECUTIVE ASSISTANT MIT SPORTSPIRIT (W/M/D) Du liebst ein dynamisches, innovatives Umfeld? Du bist ein smartes Organisationstalent und möchtest einen erfolgreichen Unternehmer auf seinem Weg begleiten? Dann bewirb dich als Executive Assistant mit Sportspirit (w/m/d) und werde Teil eines professionellen Verwaltungsteams. In...

  • Information Technology Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in Service Design and Provisioning Team (SDP), Information Technology Service (ITS) - Digital Transformation and Solutions (DTS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna /United Nations Office on Drugs and Crime (UNOV/UNODC), in Vienna, Austria. The incumbent will work under the direct supervision of the senior...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich European Society of Radiology Vollzeit

    The European Society of Radiology (ESR) is a non-political and non-profit organisation dedicated to strengthening and uniting European Radiology. With more than 140,000 members worldwide, it has become the largest radiological society that organises one of the most innovative scientific congresses in this field, the European Congress of Radiology (ECR), in...

  • Mitarbeiter:In Junior Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Montana Aerospace Vollzeit

    Wir sind eine technologie- und innovationsorientierte Industriegruppe mit Fokus auf ausgewählte Schlüsseltechnologien. Stetige Innovationen führen zu einer kontrollierten Expansion und ständig zunehmender globaler Präsenz. In unseren weltweit agierenden Unternehmen setzen unsere 11.400 MitarbeiterInnen an 83 Standorten vor allem auf unternehmerische...

  • Customer Relations Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich SAVD Videodolmetschen GmbH Vollzeit

    **Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine**: n motivierte: n Customer Relations Assitant. Es erwartet dich ein spannender und verantwortungsvoller Aufgabenbereich in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Wer sind wir? Markführer im DACH-Raum im Bereich der Remote Vermittlung professioneller Dolmetscher: innen. Was tun wir? Wir...

  • Customer Relations Assistant

    vor 8 Stunden

    Wien, Österreich SAVD Videodolmetschen GmbH Vollzeit

    **Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine**: n motivierte: n Customer Relations Assitant. Es erwartet dich ein spannender und verantwortungsvoller Aufgabenbereich in einem zukunftsorientierten Unternehmen. Wer sind wir? Markführer im DACH-Raum im Bereich der Remote Vermittlung professioneller Dolmetscher: innen. Was tun wir? Wir...