HR Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

HR Assistant (Data Analytics)(G4) - (2023/0377 (186134))

Organization: MTHR-Division of Human Resources

Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2023-05-24, 11:04:22 AM

Closing Date: 2023-06-21, 4:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type: Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment: Yes

Organizational Setting

The Department of Management (MT) provides a 'platform of services' that serves as a foundation for the successful delivery of the IAEA’s scientific and technical programmes. Its mission statement is as follows: “MT is a partner and a business enabler that champions change and efficiency, leveraging a common purpose”. Thus, among other support activities, it assists a scientific manager in recruiting the right expert, helps a technical officer coordinate the purchase of radiation equipment, and ensures that all Board documents are translated and distributed on a timely basis to Member States.

The Division of Human Resources (MTHR), within the Department of Management, plans, acquires and manages human resources to effectively implement the IAEA programmes. It thus delivers the full spectrum of human resource services, including HR organizational development and planning, talent acquisition and development, performance management, and administration of compensation and benefits. The Division serves a multicultural workforce of approximately 2300 people from diverse scientific, technical, managerial and professional disciplines.

Main Purpose

Reporting to the Human Resources Officer (Data Analytics) and providing support to a group of Professionals, the HR Assistant (Data Analytics) contributes to the efficient operation of the office by providing assistance and advice on the administrative processes and procedures.

Functions / Key Results Expected

Supports MTHR on report-related items through the following responsibilities:

- Responds to routine and ad hoc report request on HR data.
- Provides administrative support in maintaining the PowerBI powered report environment MTHR reporting suite.
- Assists in updating all PowerBI reports according to Standard Operating Procedures and highlights any issues to Human Resources Officer (Data Analytics) for troubleshooting.

Acts as internal IT focal point, through the following responsibilities:

- Review and manage supplies and IT equipment/inventory including MTHR subscriptions and/or licences.
- Raise requests for procurement of goods and services, as needed.
- Coordinates with MTIT in setting-up IT equipment when needed in the Division.
- Prepare graphs, charts, and other visual aids for use by the supervisor(s) or experts in seminars, meetings, workshops and presentations.

Act as focal point for ARMS (Archives and Records Management Section) staff on records management issues.
Provide logístical and administrative support for the team and backup to other administrative support staff in the Division. Provide required support and/or backup to staff in executive offices.
Respond to queries, draft standard correspondence according to corporate communication guidelines, as well as format letters, reports, technical documents, manuscripts, newsletters, documents for Internet publication and other material in accordance with standard operating procedures.

Competencies and Expertise

**Core Competencies **(Competency Framework)

**Name**

**Definition**
- Communication- Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.- Achieving Results- Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.- Teamwork- Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.- Planning and Organizing- Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.**Functional Competencies**

**Name**

**Definition**
- Analytical thinking- Gathers and analyses information, identifying critical relationships and patterns among data and proposes workable solutions.- Client orientation- Establishes effective relationships with clients to understand and meet or exceed their needs. Finds ways to ensure client satisfaction.- Resilience- Able to remain calm in emotionally charged situations. Accepts constructive feedback in a positive manner and is able to cope with setbacks.**Required Expertise**

**Function**

**Name**

**Expertise Description**
- Administrative Support- Correspondence and Written Communication- Ability to draft routine correspondence and correct documents in accordance with established standards and requirements.- Administrative Support- Data and Information Analy

  • HR Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich HealthCareConsulting Group Vollzeit

    **HR Assistant (w/m/d)**: - Wien - Vollzeit **Quick-Info zum Job**: - Abwechslungsreiche Vollzeit-Position in der Gesundheitsbranche - Vertragsmanagement rund um unsere HR Projekte mit dem Schwerpunkt Arbeitskräfteüberlassung - Enge Zusammenarbeit mit den HR- & Recruiting-Expertinnen sowie der Geschäftsführung im HCC Team - Umfangreiche Einschulung...

  • HR Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich Delivery Hero Vollzeit

    **Delivery Hero Austria** und die Marke **Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig. **Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch...

  • HR Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich mjam GmbH Vollzeit

    **Delivery Hero Austria und die Marke Mjam** sind Teil des Delivery Hero Netzwerkes, einer der größten globalen Essensbestellplatformen. Unser international agierendes Team ist bereits in 40 Ländern tätig. **Mjam** bietet seinen Mitarbeitern die Dynamik und das Entwicklungspotenzial eines Startups, gleichzeitig wird Rückhalt und Förderung durch die...

  • HR Administrator

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Unicorns Hunter Vollzeit

    We are looking for an HR Administrator to support our Client's Human Resources department. You will act as the first point of contact for HR-related queries from employees and external partners. Ultimately, you should be able to ensure HR department supports our employees while conforming to labor laws. **Responsibilities** - Organize and maintain...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Otti & Partner Vollzeit

    Unser Mandant, ein internationales Unternehmen im 7. Bezirk, sucht einen motivierten Executive Assistant (m/w/d) mit Fokus auf Finanz - und Personalmanagement. Wenn Du nach einer spannenden Herausforderung in einem globalen Umfeld suchst und Deine berufliche Entwicklung vorantreiben möchtest, freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Gestalte die Zukunft...

  • Assistant HR Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich E2 Vollzeit

    Willkommen in der Welt des HR Managements! E2 ist eine eigentümergeführte, international tätige Agentur mit Fokus auf Sport und Sportwetten. Wir bieten ein internationales Marketingportfolio, einen umfangreichen Technologie-Stack und innovative Social Gaming Produkte, mittels derer wir sportaffine Zielgruppen ansprechen. Unsere Geschäftsfelder...

  • Recruiting Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich G4S Secure Solutions AG (Wien) Vollzeit

    Jetzt online bewerben oder direkt via WhatsApp bewerben **Recruiting Assistant (m/w)**: **Vollzeit (40 Wochenstunden)**: G4S ist als Teil der Allied Universal® Gruppe mit etwa 800.000 Mitarbeiter:innen das weltweit größte Unternehmen im Bereich der **integrierten Sicherheitslösungen.** In Österreich zählen wir mit etwa 3.000 Mitarbeiter:innen zu den...

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Louis Vuitton Vollzeit

    POSTE **MISSION** Als Administrative Assistant sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung in allen organisatorischen sowie verwaltungstechnischen Angelegenheiten, die im Wiener Louis Vuitton Store, einem der größten Europas, zu erledigen sind, um einen reibungslosen Ablauf im Team und Tagesgeschäft zu gewährleisten. **VERANTWORTUNGSBEREICH** -...

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Louis Vuitton Malletier Vollzeit

    **Position**: **MISSION** Als Administrative Assistant sind Sie die rechte Hand der Geschäftsführung in allen organisatorischen sowie verwaltungstechnischen Angelegenheiten, die im Wiener Louis Vuitton Store, einem der größten Europas, zu erledigen sind, um einen reibungslosen Ablauf im Team und Tagesgeschäft zu...

  • Executive Assistant(G5)

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2023/0505 (003795)) Organization: MTHR-Division of Human Resources Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2023-07-27, 10:29:06 AM Closing Date: 2023-08-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • HR Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich SQUER Solutions GmbH Vollzeit

    Innovative technologies, agile concepts, MVP mindset - everyone is talking about it. With us you are right in the middle of it! Together with established clients, we develop efficient software solutions, move along product development, create agile values and principles and share our knowledge with the world.Making a real impact and delivering high standard...

  • Finance & Reporting Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich European Handball Federation Vollzeit

    The European Handball Federation (EHF) is the organisation that oversees 50 national and two associated federations across Europe and is recognised by the International Handball Federation (IHF). The EHF is dedicated to the organisation and management of prominent handball competitions that today are crowned by the EHF EURO events for national teams and the...

  • Assistant Payroll Manager:in

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich SAVD Videodolmetschen GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine:n motivierte:n **Assistant Payroll Manager:in.** **Wer sind wir?** Markführer im DACH-Raum im Bereich der Remote Vermittlung professioneller Dolmetscher:innen. **Was tun wir?** Wir arbeiten mit Einrichtungen aus unterschiedlichsten Bereichen (B2B/B2G) zusammen und bieten unsere Dienstleistungen in...

  • Team & Office Assistant (F/m/d)

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich ready2order GmbH Vollzeit

    **Über die Rolle** Als Team & Office Assistant bei ready2order sorgst du für die Employee Happiness in unserem zentralen Büro in Wien. Gäste, Kunden sowie Pakete werden von dir in Empfang genommen und du unterstützt bei Tasks wie Reisemanagement und Teameventplanung. Außerdem organisierst du die Kommunikation mit dem Facility Management und auch in...

  • Sales Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien 9. Bezirk (Alsergrund), W, Österreich 3DSE Management Consultants GmbH Vollzeit

    “Wir machen Innovation profitabel und setzen neue Maßstäbe.” Das ist der Leitspruch unseres Kunden. Wer sie sind? Sie sind eine führende unabhängige Managementberatung mit Standorten in Wien, München und Chicago. Unser Kunde ist Experte in der Optimierung und Transformation von Innovation, Forschung & Entwicklung F&E, mit einem Schwerpunkt auf...

  • Assistant Cateringleitung

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich SV (Österreich) GmbH Vollzeit

    1040 Wien SV (Österreich) GmbH Teilzeit 30h/Woche Assistant Cateringleitung (d/w/m) Na, Lust auf einen neuen Lieblingsjob mit neuen Lieblingskolleg:innen? Am liebsten sofort? Dann nix wie los! Du mit uns - Ein Erfolgsrezept. **Das bewegst du** - Du bist verantwortlich für die administrative und organisatorische Unterstützung der Catering-Leitung - Du...

  • People & Culture Assistant (M/w/d, 25h, Unbefristet)

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Greenpeace in Central- and Eastern Europe Vollzeit

    GREENPEACE in Zentral - und Osteuropa beschäftigt mehr als 250 Mitarbeiter:innen in 8 Ländern und ist ein Regionalbüro der globalen, gewaltfrei und von Politik und Wirtschaft unabhängig agierenden Umweltschutzorganisation. Zur Unterstützung unseres Büros in Wien suchen wir ab sofort eine/n: **People & Culture Assistant (25h, m/w/d, unbefristet)** Als...

  • Management Assistant | Office Administration

    Gefunden in: Jooble AT O C2 - vor 2 Wochen

    Wien, Österreich the tean GmbH & Co KG Vollzeit

     Management Assistant | Office Administration the tean ist ein international agierendes Technologieunternehmen mit Fokus auf der Entwicklung von künstlicher Intelligenz sowie neuen digitalen Produkten, Services und Geschäftsmodellen. Standorte des Unternehmens befinden sich in Wien, Duisburg und der Schweiz (Diepoldsau). Dienstort ist Wien. Es besteht...

  • Management Assistant | Office Administration

    Gefunden in: Jooble AT C2 - vor 2 Wochen

    Wien, Österreich the tean GmbH & Co KG Vollzeit

     Management Assistant | Office Administration the tean ist ein international agierendes Technologieunternehmen mit Fokus auf der Entwicklung von künstlicher Intelligenz sowie neuen digitalen Produkten, Services und Geschäftsmodellen. Standorte des Unternehmens befinden sich in Wien, Duisburg und der Schweiz (Diepoldsau). Dienstort ist Wien. Es besteht...

  • Store Manager

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Phillip Plein Sport Vollzeit

    **TÄTIGKEITBESCHREIBUNG**: Für unseren **Philipp Plein Sport** (Donauzentrum) suchen wir ab April eine/n **Store manager/in** Aufgabengebiet: - Führung des Storepersonals - Erstellung von Dienstplänen und diverse Administrative Arbeiten - Motivation der MitarbeiterInnen - Kundenberatung und Verkauf - Eigenverantwortliche Betreuung des Sortiments von...