Residential Property Assistant

vor 5 Monaten

Wien, Österreich JLL Vollzeit

JLL supports the Whole You, personally and professionally.

Residential Property AssistantCorporate Account - Work Dynamics
Responsible for the management of the residential property services within one of our client's locations. Role includes - furnishing properties, ensuring statutory compliance, inventories and assisting the JLL Team in the effective management of the customer move in and move out programme.

**KEY RESPONSIBILITIES AND RESULT AREAS**:
Programme Management
Responsible for the delivery of reactive, M&E, Soft FM and building fabric works in the leased hold properties
Responsible for established services and all other reactive and ad-hoc services.
Planning and co-ordination of all works/services with supply chain
Support of incidental works and other new works programmes
Ensure that information held on JLL system is accurate and timely
Establish effective follow-up system for ongoing issues
Assisting in management of housekeeping of JLL system, inventories of the SRP flats
Liaise with third party providers as necessary
Liaising with Housing Administrations
Provide effective staff residential accommodation services as defined by the contract
Manage and process of invoices and purchase orders in the delivery of this service
To provide cover in times of absence where necessary, i.e. Reception.
Management of rents and utilities

Networking
Liaison with Client representatives and customer
Co-ordinate all operations with service teams, central help desk team, JLL management and supply chain

Performance Management
Use of Corrigo to manage all aspects of service delivery against contractual performance indicators

Quality Management
Undertake quality audit of works in progress and completed
Undertake quality audit of all established services
Support the Continuous improvement programme and identify issues to drive forward contract development.

Compliance and Fraud
Fraud Awareness
Responsible for ensuring compliance with relevant legislation, Health and Safety, Quality Assurance & Environment

Supply Chain
Liaise, audit and manage the supply chain

QUALITY OF HEALTH, SAFETY AND ENVIRONMENTEnsure strict adherence to all processes and procedures
Ensure that all aspects of Health and Safety are covered and that the correct documentation is held, as well as ensuring that the site meets statutory compliance regulations
Completion of regular Audits relating to all areas of responsibility.
Completes all business reporting in a timely manner

RESULTS FOCUSFocuses on "making a difference"
Has meticulous attention to detail, ensuring high standards of quality are achieved in all areas.
Ensures that effective planning practices are implemented throughout the team.
identifies and follows through business opportunities to maximise the mutual benefits to the client and the Company.
Has a proactive approach in all areas and demands standards of excellence.
Reports contractual information in a timely manner
Meets the requirements of the clients SLA's for the account, where gaps exist to have agreed recovery plans in place

DELIVERY
Maintains composure and behavioural standards in difficult and stressful situations.
Maintains enthusiasm and a positive attitude, even when confronted by negativity.
Manages, retains and updates contract documentation relating to regulatory compliance in accordance with current legislation

**TECHNICAL COMPETENCIES**:
Experience in a similar role, fluent speaker in English and German (written and oral)
IT literate in MS Office and systems management software
Experience in dealing with Landlords and Estate Agents
Experience in dealing with customers and providing home search
Able to co-ordinate and manage planned and reactive services end-to-end
Experience of managing, co-coordinating works and sub-contractors
Experience of furnishing properties
Understanding of Tenancy agreements
Previous experience working with housing administrations
Holder of a full and valid driving licence

**BEHAVIOURAL COMPETENCIES**:.We are looking for a Property Assistant who remains calm under pressure and can communicate effectively at all levels
The Property Assistant will be confident in making decisions and follow up their decisions with action, achieving objectives, meeting KPls and SLAs
The Property Assistant will be able to work within agreed systems and procedures, and maintain accurate records
- The Property Assistant will continuously pursue high standards and communicate effectively with tenants and the client teams
The Property Assistant will be able to balance commercial considerations with the needs of colleagues and clients, critically examine numerical, financial and written data, and track delivery against specifications and budgets
The Property Assistant will be clear about the contractual requirements and communicate effectively their responsibilities
The Property Assistant will provide high levels of customer services at all times.

Personalized benefits that support personal well-being an

  • Residential Property Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich JLL Vollzeit

    JLL supports the Whole You, personally and professionally. Wir suchen einen Residential Property Assistant (m/w/d) für unseren Geschäftsbereich Integriertes Facility Management in Wien **Was dieser Job beinhaltet**: Erfahrung in der Verwaltung von Wohnimmobilien Koordinierung von Wartung und Facility Management Verwaltung von Inventaren und...

  • Administrative Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich JLL Vollzeit

    JLL supports the Whole You, personally and professionally. **TECHNICAL COMPETENCIES**: Experience in a similar role, fluent speaker in English and German (written and oral) IT literate in MS Office and systems management software Experience in dealing with Landlords and Estate Agents Experience in dealing with customers and providing home search Able to...

  • Team Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich CBRE Vollzeit

    **Team Assistant (m/w/d) | Property Management** **Job ID** - 193075**Posted** - 18-Nov-2024**Service line** - Advisory Segment**Role type** - Full-time**Areas of Interest** Administrative, Property Management **Location(s)** Vienna - Wien - Austria - CBRE ist der weltweit führende Immobiliendienstleister für Eigentümer:innen, Investor:innen und...

  • Data Science Innovator

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Pricehubble AG Vollzeit

    About PriceHubblePriceHubble is a pioneering European B2B company that develops cutting-edge digital solutions for the financial and real estate sectors. Leveraging big data, advanced analytics, and insightful visualization, our innovative product suite brings unparalleled transparency to the market. This empowers customers to make informed decisions about...

  • Underwriting Assistant Mm

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich XL Catlin Vollzeit

    **Flexible Work Eligible**: None **DISCOVER your opportunity** **Underwriting Assistant Property & Construction (M/F/d)** Vollzeit (38,5 Stunden Woche), unbefristet in **Wien, Österreich** **DISCOVER** **your opportunity** Diese Aufgaben erwarten Dich bei uns: - Unterstützung der Underwriter und Sicherstellung, dass die administrativen Prozesse für...

  • Underwriting Assistant Mm

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich AXA Vollzeit

    **Underwriting Assistant Property & Construction (M/F/d)** Vollzeit (38,5 Stunden Woche), unbefristet in **Wien, Österreich** **DISCOVER** **your opportunity** - Diese Aufgaben erwarten Dich bei uns: - Unterstützung der Underwriter und Sicherstellung, dass die administrativen Prozesse für den gesamten Zyklus der Polizzierung sorgfältig und zeitnah...

  • Assistant Director of Sales

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Limited Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Personal Assistant to General Manager

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Assistant Executive Housekeeper

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Center Management Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich CBRE Vollzeit

    **Center Management Assistant (m/w/d)** **Job ID** - 183106**Posted** - 04-Sep-2024**Service line** - Advisory Segment**Role type** - Part-time**Areas of Interest** Facilities Management, Property Management **Location(s)** Vienna - Wien - Austria **Sie sind eine kontaktfreudige, offene Person und haben Spaß an der Zusammenarbeit mit Menschen? Dann...

  • Assistant to The Director

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich OREX Holding GmbH Vollzeit

    The Assistant to the Director will assist in handling a broad and diverse range of responsibilities and assignments, both internally and externally, in various dimensions of the work. **Position Responsibilities** - Assist in day-to-day executive duties and new or unplanned projects; arrange meetings and events; - Be the point of contact for international...

  • Assistant Director of Sales

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Assistant Director of Engineering

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 138 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich mit Garten umfassen. Darüber hinaus wird das Anwesen ein Spa im Mandarin Oriental bieten, das mehrere...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich...

  • Office Manager Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Trimble Vollzeit

    At Trimble, we're committed to transformation and change. Our team is dedicated to rethinking, reinventing, and reworking ideas to achieve our goals. As an Office Manager Assistant, you'll be responsible for responding to team inquiries, forwarding chat requests, and ensuring office hardware is properly maintained. You'll also be responsible for sending...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit € 2.398

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen Außenbereich...

  • Assistant Executive Housekeeper

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen...

  • Assistant Executive Housekeeper

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental, Vienna Vollzeit

    Wir suchen einen Assistant Executive Housekeeper für unser Pre-Opening Team im Mandarin Oriental, Vienna. Das Mandarin Oriental, Wien wird in einem denkmalgeschützten Gebäude untergebracht und über 151 Gästezimmer und Suiten verfügen, die sich um einen Innenhof im Zentrum des Anwesens gruppieren. Es wird ein Restaurant, eine Bar und einen...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Dynamo Technologies Vollzeit

    We are looking for an organized, methodical, and passionate Executive Assistant to support Dynamo's CEO. This opportunity allows you to work closely with the leadership team of a growing company with a vibrant work culture. The primary location for this role is our HQ in Tyson's / Vienna, VA. **Duties/ Responsibilities** - Performs various secretarial,...