Office Administration Specialist

vor 2 Wochen

Wien, Wien, Österreich Vector Informatik Vollzeit

Position Overview:

As an Office Administration Specialist, you will serve as the primary point of contact for various inquiries related to internal operations.

Your Responsibilities:

  • Manage the telephone switchboard and welcome partners and guests.
  • Perform general secretarial duties.
  • Oversee office management tasks including procurement, vendor coordination, and inventory management.
  • Handle fleet management.
  • Conduct accounts payable activities (processing incoming invoices).
  • Execute various administrative tasks.

Your Profile:

  • Commercial training or a comparable qualification.
  • Experience in assistance and facility management.
  • Proficient in MS Office applications.
  • Independent, structured, diligent, and solution-oriented work style.
  • Ability to work in a team and flexibility to take on additional tasks (hands-on mentality).
  • Knowledge of SAP-FI.
  • Excellent command of both German and English.

Why Join Us:

At Vector, we strive to create an exceptional workplace where work feels enjoyable:

  • Customized training and development opportunities.
  • Flexible working hours.
  • A modern, ergonomic, and climate-controlled workspace with a view.
  • Public transport annual pass.
  • Bicycle leasing options.
  • Special conditions for wellness memberships.
  • Company pension scheme.
  • Regular team-building events.
  • Meal subsidies.
  • Complimentary beverages and fruit, among many other benefits.

Compensation:

The gross annual salary for this full-time position is competitive and not an all-inclusive contract.

Our Values:

We emphasize a culture of constructive feedback, mutual respect, and opportunities for professional and personal growth, ensuring a balanced work-life experience.

Contact Information:

If you have any questions regarding the position or the application process, we encourage you to reach out to us directly.

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    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich HCM ADVICE GmbH & Co KG Vollzeit

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  • HR Fachkraft für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet. Zur Verstärkung des HR-Teams suchen wir eine engagierte Fachkraft in Teilzeit:HR Specialist Administration & Payroll (m/w/d)20-25 WochenstundenIhre Aufgaben umfassen:Unterstützung der HR-Leitung bei sämtlichen administrativen und operativen...

  • HR Fachkraft für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen in der Pharmaindustrie, das sich in einer Wachstumsphase befindet. Zur Verstärkung des HR-Teams suchen wir eine engagierte Person in Teilzeit:HR Specialist Administration & Payroll (alle Geschlechter)20-25 WochenstundenIhre AufgabenUnterstützung der HR-Leitung bei sämtlichen administrativen und operativen...

  • HR Fachkraft für Administration

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Iventa. The Human Management Group Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein global agierendes Pharmaunternehmen, das sich in einer Wachstumsphase befindet. Zur Verstärkung des HR-Teams suchen wir eine engagierte Fachkraft in Teilzeit:HR Specialist Administration & Payroll (m/w/d)20-25 WochenstundenIhre AufgabenUnterstützung der HR-Leitung bei sämtlichen administrativen und operativen HR-Tätigkeiten,...

  • Front Office Mitarbeiter: Organisation und Administration

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich HCM ADVICE GmbH & Co KG Vollzeit

    ÜberblickWir suchen einen dynamischen und engagierten Front Office Mitarbeiter, der sich auf Organisation und Administration spezialisiert hat. Als Teil unseres Teams werden Sie sich auf die Begrüßung und Betreuung von Gästen, die Verwaltung von Büroarbeiten und die Unterstützung von anderen Abteilungen konzentrieren.Aufgaben**Begrüßung und Betreuung...

  • Independent Cleaning Specialist

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich SPIC AND SPAN. Home & Office Cleaning Vollzeit

    Are you a legally registered, English-speaking independent cleaning specialist? Or perhaps you operate a registered cleaning business? If so, consider joining SPIC AND SPAN. Home & Office Cleaning in Austria.Job ResponsibilitiesSPIC AND SPAN. Home & Office Cleaning serves as an online platform that connects qualified cleaners from prominent European cities....

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    vor 2 Wochen

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    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich SPIC AND SPAN. Home & Office Cleaning Vollzeit

    Are you a registered, English-speaking independent cleaner or the owner of a cleaning business? If so, consider joining SPIC AND SPAN. Home & Office Cleaning, a premier cleaning service in Austria.Job ResponsibilitiesAt SPIC AND SPAN, we operate as an online platform that connects thoroughly vetted cleaning professionals with clients across major European...

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  • IT Support Specialist

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    Wien, Wien, Österreich Prewave GmbH Vollzeit

    About Prewave GmbHWe are a pioneering company in the field of Supply Chain Risk Management, utilizing AI-powered solutions to analyze traditional and social media in 400+ languages and predict risks and disruptions worldwide.Our mission is to unlock unprecedented efficiency, transparency, and resilience in the supply chain for our clients, helping them...

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    About the RoleWe are seeking a highly skilled and experienced HR Payroll Specialist to join our team at Frequentis AG. As a key member of our HR Compensation & Benefits Team, you will be responsible for providing expert support in all aspects of payroll and HR administration.Key ResponsibilitiesManage the entire payroll process, including data entry,...