Personal Assistant

vor 11 Stunden

Wien, Österreich Immigrant Invest Vollzeit

We are looking for a **proactive, highly organised, and dependable Personal Assistant** to support our two company founders in both business and personal matters. This is a unique opportunity to work closely with decision-makers, contribute to high-impact initiatives, and be part of a fast-paced, international environment where every day brings something new.

This role is ideal for someone who thrives on variety, takes ownership of tasks, and brings structure, clarity, and calm to busy schedules. **Some of the responsibilities will include**:

- Coordinate complex calendars, schedule meetings, and manage travel arrangements
- Handle a range of administrative, organisational, and personal support tasks with professionalism and discretion
- Ensure smooth daily operations by anticipating needs, solving problems, and keeping priorities on track
- Communicate with internal teams and external contacts on behalf of the founders
- Provide support in a wide range of projects—from executive-level coordination to personal logistics and planning

**Requirements**:

- Previous experience in a multitasking, fast-paced role—ideally as a personal or executive assistant
- Fluency in **English** and **Russian or Ukrainian** is required; **German** is a plus
- Strong organisational and time-management skills
- Excellent judgment, a proactive mindset, and the ability to stay one step ahead
- High level of discretion and trustworthiness when dealing with sensitive information
- Confident using digital tools such as calendar systems, cloud docs, and task managers

**Benefits**
- A front-row seat to the inner workings of a dynamic company
- A role where no two days are the same—your work will have variety, responsibility, and real impact
- Direct collaboration with founders who value efficiency, communication, and initiative
- A professional yet human working environment with space to grow and take ownership
- Office based in **Vienna**, with the chance to contribute to both strategic work and meaningful day-to-day operations

  • Personal Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen kompetenten Personal Assistant, der Sekretariats - und Verwaltungsaufgaben übernimmt und sich durch eine organisierte und pünktliche Arbeitsweise auszeichnet. Sie unterstützen die Tätigkeit und Kommunikation eines einzigen Managers durch Erledigung einer Vielzahl von Aufgaben. **Aufgaben**: Als Ansprechpartner...

  • Personal Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Wien, Österreich imin Vollzeit

    Location: ViennaType: Full-timeWe are looking for a proactive, highly organised, and dependable Personal Assistant to support our two company founders in both business and personal matters. This is a unique opportunity to work closely with decision-makers, contribute to high-impact initiatives, and be part of a fast-paced, international environment where...

  • Personal Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    Wien | Vollzeit MEHR ARCOTEL Die ARCOTEL Hotelgruppe wurde im Jahr 1989 gegründet, und zählt heute mit 11 Hotels und ca. 850 Mitarbeiter: innen zu einem der größten privaten österreichischen Unternehmen im Tourismusbereich. Mit unseren Hotels sind wir in Berlin, Dresden, Hamburg, Linz, Salzburg, Stuttgart und Wien am Markt vertreten. **Für unser...

  • Executive/Personal Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Constructor Knowledge Vollzeit

    Location:Bremen, GermanyJob Type: Full-Time (on-site)About Constructor GroupFounded in 2019 by tech and education entrepreneur Dr. Serg Bell, Constructor Group is a global institution dedicated to revolutionizing education and driving innovation in Machine Intelligence, Quantum Technology, Intelligent Materials, Hybrid Reality, and Life Engineering. Our...

  • Personal Assistant Mit HR Agenten

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich ARCOTEL Hotels & Resorts GmbH Vollzeit

    **#MEHR ARCOTEL**: Die **ARCOTEL** Hotelgruppe wurde im Jahr 1989 gegründet, und zählt heute mit 11 Hotels und ca. 850 Mitarbeiter:innen zu einem der größten privaten österreichischen Unternehmen im Tourismusbereich. Mit unseren Hotels sind wir in Berlin, Dresden, Hamburg, Linz, Salzburg, Stuttgart und Wien am Markt vertreten. **Für unser ARCOTEL...

  • Personal Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich PlanRadar GmbH Vollzeit

    Was wir bei PlanRadar tun PlanRadar ist eine digitale Plattform für Dokumentation, Aufgabenmanagement und Kommunikation bei Bau - und Immobilienprojekten. Dank der Plattform können Teams die Qualität erhöhen, Kosten senken und ihre Arbeit schneller erledigen. Durch verbesserte Zusammenarbeit und Zugriff auf Daten in Echtzeit bietet die...

  • Personal Assistant to Director of Engineering

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich Mandarin Oriental Hotel Group Vollzeit

    Bringst du Leidenschaft und Expertise in deinem Bereich mit und strebst stets nach Exzellenz? Arbeitest du gerne im Team und setzt auf Integrität und Respekt, während du gleichzeitig Verantwortung übernehmen kannst? Hast du eine wachstumsorientierte Einstellung? Dann laden wir dich ein, Teil einer Welt voller Exzellenz und unvergesslicher Erlebnisse zu...

  • Personal Assistant to The CEO F/m/d

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich WhatAVenture GmbH Vollzeit

    **VIENNA** **Personal Assistant to the CEO f/m/d (Part Time)***: Join our fast-paced company as a Personal Assistant to the CEO! This flexible, part-time role offers hands-on learning, diverse tasks, and a chance to grow while supporting the CEO. We usually respond within **a day** **About this role** - We’re looking for someone to join as a Personal...

  • Assistant Für Dach-region

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich globe personal services GmbH Vollzeit

    Unser Auftraggeber ist ein renommierter Pharmakonzern. Der Produktionsstandort in 1210 Wien genießt innerhalb des Unternehmens einen besonderen Stellenwert. Hier werden Tierarzneimittel für Europa und den US-amerikanischen Markt produziert. Am Standort sind rund 300 Mitarbeiter/innen in den Bereichen Produktion, Labor und Verwaltung beschäftigt. Wir...

  • Personal Assistant Mit HR Agenten

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich ARCOTEL Kaiserwasser Vollzeit

    **IHRE AUFGABEN**: - Unterstützung des General Managers in organisatorischen und administrativen Agenden des Tagesgeschäfts - Übernahme von HR Agenten im Bereich der HR Administration sowie vorbereitenden Lohn - und Gehaltsverrechnung - Office Management (Terminmanagement, Telefonate, Bearbeitung schriftlicher Korrespondenzen, etc.) - bedarfsbezogene...