Executive Assistant

vor 2 Wochen

Wien, Österreich Borealis AG Vollzeit

**Über die Rolle**:
**Standort**:Austria - Vienna

**Arbeitszeit**:Full-Time

**Art des Vertrags**:Permanent

Wir stellen Lösungen für eine bessere Zukunft zur Verfügung.

Wir suchen eine/n **Executive Assistant **(m/w/d), welche/r das Management unseres Transformation Office und unserer IT & Digital Solutions Abteilung proaktiv unterstützt. In dieser Funktion übernimmst Du vielfältige Verwaltungstätigkeiten und arbeitest auch selbstständig indem du initiierst, informierst, organisierst, implementierst, recherchierst, überprüftst und Berichte erstellst.

Deine konkreten Aufgaben umfassen:

- Lesen und analysieren eingehender Korrespondenz, um deren Bedeutung zu ermitteln und über weitere Maßnahmen zu entscheiden.
- Bereitstellung routinemäßiger administrativer Unterstützung, Koordination und Optimierung (z. B. Reisevorbereitungen einschließlich Visa, Spesenabrechnung, Kalender
- und Posteingangsverwaltung).
- Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und der Vorbereitung von Besprechungen.
- Unterstützen, organisieren, recherchieren, koordinieren und planen (internationaler) Meetings und Veranstaltungen - einschließlich der Vorbereitung von Materialien, dem Hochladen von Dokumenten in Share Points (z. B. MSTeams), dem Organisieren von Meeting-Agenden und der Erstellung von Protokollen bei Besprechungen und/oder Action Lists
- Aktualisierung und Nachverfolgung delegierter Aufgaben aus eigener Initiative, innerhalb der gesetzten Fristen
- Sammeln und Aufbereitung von Daten (z. B. 360-Grad-Feedback) und Erstellung von Grafiken (z. B. Balkendiagramme) und Folien.
- Aktive Teilnahme an internen Netzwerken und Kontaktpflege, um über ausreichende Informationen zu verfügen, um die Anforderungen der Rolle zu erfüllen (z. B. Beitrag zum lokalen Assistant Network)

**Über Dich**:
Du bist die richtige Person für diese Position, wenn Du über 5 - 7 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Bereich Managementassistenz verfügst und dies idealerweise in einem internationalen Unternehmensumfeld mit Kollegen auf der ganzen Welt (z. B. in Nordamerika, Asien und Europa). Du hast ausgezeichnete Englischkenntnisse (in Wort und Schrift) und bist mit dem gesamten MS Office Paket bestens vertraut (insbesondere Outlook, Power Point, Excel und MS Teams). Solltest du auch andere IT-Tools wie beispielsweise SAP kennen, wäre dies ein Vorteil. Darüber hinaus zeichnest Du dich durch hervorragende Organisations
- und Planungsfähigkeiten aus sowie die Fähigkeit, auch unter hohem Druck akkurat und fristgerecht zu arbeiten.

**Über Borealis und unser Angebot**:
Wir bieten ein wettbewerbsfähiges Gehalt, beginnend bei einem Bruttojahresgehalt von EUR 44.2400,00 für 38 Wochenstunden entsprechend Kollektivvertrag, sowie eine variable Vergütung, ein Pensionskassensystem und andere attraktive Benefits an.

Wir erlauben uns diese Ausschreibung offline zu nehmen, sobald wir genügend Bewerbungen erhalten haben, die den ausgeschriebenen Anforderungen entsprechen. Wir werden uns bei Dir melden, sobald wir alle Bewerbungen gesichtet haben.

Borealis ist einer der global führenden Anbieter fortschrittlicher und kreislauforientierter Polyolefinlösungen und europäischer Marktführer im Bereich des Polyolefin-Recyclings. In Europa sind wir Marktführer in den Bereichen Basischemikalien und Pflanzennährstoffe. Wir nutzen unsere Expertise im Zusammenhang mit Polymeren und unsere jahrzehntelange Erfahrung, um innovative und kreislauforientierte Materiallösungen mit Mehrwert für Schlüsselindustrien wie Konsumgüter, Energie, Healthcare, Infrastruktur und Mobilität zu liefern. Indem wir essentielle Ressourcen für ein nachhaltiges Leben neu erfinden, bauen wir auf unser Bekenntnis zur Sicherheit, auf unsere Mitarbeiter und auf Exzellenz, während wir den Umstieg auf eine Kreislaufwirtschaft beschleunigen und unseren geographischen Fußabdruck für unsere Kunden auf der ganzen Welt erweitern.

**We go beyond boundaries. Together.

  • Executive Assistant, Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich OPEC Fund Vollzeit

    The OPEC Fund for International Development A multilateral development finance institution based in Vienna - AUSTRIA has openings for the following positions (Local recruitment) Executive Assistant - Director General’s Office Administrative Assistant - Human Resources Procurement Assistant - Administrative Services PMU Investment Analyst - Private Sector...

  • Executive Assistant

    Vor 7 Tagen

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    **The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich BNP Paribas Vollzeit

    Executive Assistant In Wien suchen wir dich in Vollzeit unbefristet als Executive Assistant (all genders) bei Arval Austria. In dieser Position spielst Du eine entscheidende Rolle dabei, reibungslose Abläufe sicherzustellen, strategische Ausrichtungen zu unterstützen und die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Initiativen zu gewährleisten. Deine Fähigkeit...

  • Global Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich BESTSELLER AT Vollzeit

    Executive Assistant BESTSELLER is a family-owned, global fashion company founded in 1975 in Denmark. Today, we employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. From our main office in Vienna, BESTSELLER Region East has been serving Austria, Eastern Europe, Turkey, Greece,...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich DaoPay Vollzeit

    **Be the Backbone of Leadership at DaoPay** Are you an organizational powerhouse, a multitasking guru, and someone who thrives under pressure? Join DaoPay, a global innovator in payment solutions, as we continue to break boundaries. We're looking for a C-Level Executive Assistant to support our leadership team and help them stay one step ahead. With options...

  • Executive Assistant(G5)

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2025/0135 (205803)) Organization: ORDG-Offices Reporting to the Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2025-04-04, 3:52:07 AM Closing Date: 2025-04-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich TourRadar GmbH Vollzeit

    TourRadar is a Series D, venture-backed Adventure Booking Platform disrupting a $200 billion industry. Revolutionizing how multi-day adventures are booked, we provide Operators with a platform that helps them manage, market and sell their organised adventures to travellers directly (B2C) or via distribution partners (B2B2C) worldwide. Traditionally, booking...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0577 (014621)) Organization: NSNI-Division of Nuclear Installation Safety Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-01, 5:02:34 AM Closing Date: 2024-10-22, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant to Executive Management

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Western Union Vollzeit

    Requires a minimum of 7-10 years of progressively responsible administrative experience. Reports to a Senior Executive (EVP). **Executive Assistant - Vienna, Austria** Do you thrive on working in an environment where the customer is your top priority? Are you a tenacious problem solver, someone who enjoys working in a fast-paced organization, and strives...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Dynamo Technologies Vollzeit

    We are looking for an organized, methodical, and passionate Executive Assistant to support Dynamo's CEO. This opportunity allows you to work closely with the leadership team of a growing company with a vibrant work culture. The primary location for this role is our HQ in Tyson's / Vienna, VA. **Duties/ Responsibilities** - Performs various secretarial,...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Cybermoth GmbH Vollzeit

    **Cybermoth GmbH** Leonard-Bernstein-Straße, 1220 Wien, Österreich **Job Position**: Executive Assistant/Assistenz der Geschäftsführung (Full Time Position) Cybermoth betreibt wissenschaftliche Forschung und Entwicklung, erschafft datengesteuerte Technologien, IOT-Sensorlösungen, native Apps und KI Netzwerke, um Probleme im Zusammenhang mit Menschen...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Wien, Österreich Austrian Standards Teilzeit

    Executive Assistant (m/w/d) Geschäftsleitung I Hybrid I Teilzeit 20-30h Dein neuer Job in einem dynamischen Team: Gestalte mit uns die Zukunft von Standards und NormenStandards und Normen sind das unsichtbare Rückgrat unseres Alltags - sie sorgen für Sicherheit, Qualität und Innovation in unzähligen Bereichen unseres Lebens. Jetzt suchen wir...

  • Tech Company Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    We are a remote-first British tech company and are growing our team of executive assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The team run significant business operations and processes, supporting their respective leads but also taking central responsibility for logistics, expenses, travel...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Lomography Vollzeit

    **Executive Assistant - People and Culture Coordinator (m/w/d)** **HQ Vienna, Vollzeit** Für unser Headquarter in Wien suchen wir zur Verstärkung eine/n Executive Assistant. In dieser Rolle unterstützt Du das Executive Management bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten. **Aufgaben** - Unterstützung des Lomography Managements in diversen...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Editel Austria GmbH Vollzeit

    EDITEL Austria ist führender Anbieter für IT/EDI-Services, spezialisiert auf den Bereich Supply Chain Management. Als international agierendes und dynamisch wachsendes Unternehmen sind wir in zahlreichen europäischen Ländern vertreten. Für unsere Zentrale in Wien suchen wir ab sofort eine/n Executive Assistant (M/F/d) Aufgaben In der zentralen Rolle...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Exscientia Vollzeit

    We are looking for a dynamic and driven Executive Assistant to join our team in Vienna. In this role, you will provide administrative support to the Chief Quantitative Medical Officer (CMO), as well as the VP Precision Medicine and the VP Translational Research. You will be their go-to person, and support the Vienna site for different administrative tasks...

  • Executive Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich EDITEL Vollzeit

    EDITEL Austria ist führender Anbieter für IT/EDI-Services, spezialisiert auf den Bereich Supply Chain Management. Als international agierendes und dynamisch wachsendes Unternehmen sind wir in zahlreichen europäischen Ländern vertreten. Für unsere Zentrale in Wien suchen wir ab sofort eine/n **Executive Assistant (M/F/d)**: In der zentralen Rolle als...

  • Executive Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Assistenz der Universitätsleitung** **i** **n der Stabsstelle** **Büro des Rektorats** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13910** Das Rektorat leitet...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Snapchat Vollzeit

    Snap Inc is a technology company. We believe the camera presents the greatest opportunity to improve the way people live and communicate. Snap contributes to human progress by empowering people to express themselves, live in the moment, learn about the world, and have fun together. The Company’s three core products are Snapchat , a visual messaging app...