Mitarbeiter:in Office Management

vor 3 Monaten

Wien, Österreich Austrian Institute of Technology Vollzeit

Wir sind Österreichs größte angewandte Forschungseinrichtung und spielen bei vielen Infrastruktur-Themen weltweit in der ersten Liga. Das macht uns zum leistungsstarken Entwicklungspartner der Industrie und zum Top-Arbeitgeber in der internationalen Wissenschaftsszene. Unsere **Center **suchen weitere Ingenious Partner am Standort **Wien**:
Mitarbeiter:in Office Management (Vollzeit / Teilzeit)
- Als Office Management am AIT haben Sie die Möglichkeit in einem **einzigartigen Arbeitsumfeld** zu arbeiten, und davon auch **persönlich zu profitieren und sich weiterzuentwickeln**.
- Sie **unterstützen proaktiv eine:n Head of Competence Unit** und **das Team aus internationalen Forschenden**, die an spannenden und gesellschaftlich relevanten Forschungsprojekten arbeiten, bei verschiedenen **administrativen und organisatorischen Aufgaben** und halten dadurch den Kolleg:innen den Rücken frei.
- Sie übernehmen ein **breites **und absolut** abwechslungsreiches Aufgabengebiet** - Hiermit gelingt es Ihnen die **wichtigsten Prozesse und Aufgaben zu priorisieren** und **sie effizient zu gestalten**. Sie erkennen, wo es Optimierungsmöglichkeiten gibt, und bringen sich dazu aktiv mit Änderungsvorschlägen ein. Das erhöht die Qualität Ihrer eigenen Arbeit und macht das Arbeiten für alle im Team leichter.
- Sie arbeiten gerne **mit unterschiedlichen Tools und Datenbanken** der AIT-Landschaft und sind bereit sich laufend in neuen Technologien einzuarbeiten - So stellen Sie sicher, dass unsere Prozesse klar, strukturiert und effizient aufgezeigt werden.
- Sie sind die **zentrale Servicestelle** für Ihr Team - Sie kennen sich mit den Prozessen am AIT aus und stehen Ihren Kolleg:innen bei ihren Fragen zu den Abläufen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.) oder den Tools zur Seite und erleichtern ihnen dadurch ihren Arbeitsalltag.
- Sie übernehmen mit **Genauigkeit** und **Effizienz** laufende **administrative Belange** - von Abwicklung von Projektangeboten, Rechnungslegung, Bestellungen, Ablage von Dokumenten, Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch sie **nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen**.
- Sie bilden die **zentrale Kommunikationsdrehscheibe** für Ihr Team und Ihre Führungskraft und halten Kontakt zu den zentralen Serviceeinheiten des AIT (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) - So gewährleisten Sie effiziente Informationsflüsse.
- Sie sind auch oft **Anlaufstelle für Kunden und externe Projektpartner:innen** und nehmen mit Freundlichkeit und Kompetenz deren Anliegen auf.
- Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihr **Priorisierungsgeschick und Flexibilitä**t fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
- Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine **Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe wahr** und sind die **erste Ansprechperson für bestehende und neue Mitarbeiter:innen**, die Sie bei ihren Einarbeitungsprozess unterstützen werden und Ihnen dabei helfen, sich mit den Prozessen vertraut zu machen.
- Ihnen ist ein **respektvoller Umgang** wichtig und Sie legen auf **konstruktive Zusammenarbeit** großen Wert. Sie sind gerne für Ihre Kolleg:innen da - es macht Ihnen einfach Freude, für das Team ein **positives und motivierendes Arbeitsumfeld** zu schaffen.

Als
**Ingenious Partner** zeichnet Sie aus:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, HAS, etc.)
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz
- und Officemanagement Bereich
- Sehr gute MS Office Kenntnisse und Bereitschaft zur Einarbeitung in die AIT-Software-Tool-Landschaft
- Eigenständige und genaue Arbeitsweise, gute Organisationsfähigkeit und Serviceorientiertheit sowie hohe Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Sehr gute Deutsch
- und Englisch Kenntnisse in Wort und Schrift

**Was Sie erwarten können**:
Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 Stunden pro Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 40.446,-. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs
- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen
**Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse**) online.

  • Mitarbeiter:in Für Office Management

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Austrian Institute of Technology Vollzeit

    Wir sind Österreichs größte Research and Technology Organisation und führend in der angewandten Forschung für innovative Infrastrukturlösungen. Das macht uns zum leistungsstarken Entwicklungspartner der Industrie und zum Top-Arbeitgeber in der internationalen Wissenschaftsszene. Unser** Center for Low-Emission Transport** sucht Ingenious Partner am...

  • Mitarbeiter:in Office Management

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Austrian Institute of Technology Vollzeit

    Wir sind Österreichs größte Research and Technology Organisation und führend in der angewandten Forschung für innovative Infrastrukturlösungen. Das macht uns zum leistungsstarken Entwicklungspartner der Industrie und zum Top-Arbeitgeber in der internationalen Wissenschaftsszene. Unser **Center for Low Emission Transport **sucht weitere Ingenious...

  • Mitarbeiter:in Office Management

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Austrian Institute of Technology Vollzeit

    Wir sind Österreichs größte Research and Technology Organisation und führend in der angewandten Forschung für innovative Infrastrukturlösungen. Das macht uns zum leistungsstarken Entwicklungspartner der Industrie und zum Top-Arbeitgeber in der internationalen Wissenschaftsszene. Unser **Center for Digital Safety & Security** **(Competence Unit:...

  • Mitarbeiter:in Office Management

    Vor 5 Tagen

    Wien, Österreich Austrian Institute of Technology Vollzeit

    Als **Österreichs größte Forschungs - und Technologieorganisation für angewandte Forschung** haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs - und Technologiekompetenzen, die die...

  • Mitarbeiter:in im Office Management

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BTU Business Travel Unlimited Reisebüro GmbH Vollzeit

    Beschreibung der PositionWir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich für die strategische Unterstützung unseres Teams begeistern kann. Als Mitarbeiter:in im Office Management werden Sie Teil eines dynamischen Teams und unterstützen unsere Abteilungen bei der Erfassung von Daten und Rechnungen.Aufgaben und VerantwortlichkeitenBetreuung der...

  • Mitarbeiter:in Office Management

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich AIT Austrian Institute of Technology GmbH Vollzeit

    Als Österreichs größte Forschungs- und Technologieorganisation für angewandte Forschung haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs- und Technologiekompetenzen, die die...

  • Mitarbeiter:in Office Management

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Austrian Institute of Technology Vollzeit

    Als **Österreichs größte Forschungs - und Technologieorganisation für angewandte Forschung **haben wir uns zum Ziel gesetzt, substanzielle Beiträge zur Lösung der großen Herausforderungen unserer Zeit, Klimawandel und Digitalisierung, zu leisten. Dabei setzen wir auf unsere spezifischen Forschungs-, Entwicklungs - und Technologiekompetenzen, die die...

  • Back Office Mitarbeiter:in Im Facility Management

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Frauenthal Service AG Vollzeit

    DIENSTORT: - WIEN- ARBEITSZEIT: - 38,5 STD./WOCHE- GEHALT: - AB BRUTTO € 31.210, **DIENSTORT**: **WIEN** **ARBEITSZEIT**: **38,5 STD./WOCHE** **GEHALT**: **AB BRUTTO € 31.210,-** **Back Office Mitarbeiter:in im Facility Management**: Sie sind kommunikationsfreudig und interessieren sich zugleich für den Bereich Immobilien? Dann sind Sie bei uns...

  • Front Office Mitarbeiter:in

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich team Technology Management GmbH Vollzeit

    -Vollzeit Wien, AT Erschienen: vor 1 Stunde Du bist kommunikativ und motiviert und suchst eine neue Herausforderung im Bereich Front Office Management? Dann bist du bei uns genau richtig! Wir suchen eine(n) Front Office Mitarbeiter:in für die Bewältigung unserer täglichen Herausforderungen. **Was dich erwartet - deine Aufgaben & Verantwortungen**: -...

  • Back Office Mitarbeiter:in

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich SIMACEK Facility Management Group GmbH Vollzeit

    Flexible Arbeitszeiten Parkplatz am Firmengelände Weiterbildung/ Karrierechancen Betriebliche Gesundheitsvorsorge Gratis Obst - Mit mehr als 8.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist unser Kunde in über 40 Städten Österreichs, Deutschlands und den CEE Ländern im _ - Einsatz! Als größtes österreichisches Familienunternehmen und Komplettanbieter...

  • Mitarbeiter:in Office Management

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Hays Österreich intern Vollzeit

    Hays steht mit über 50 Jahren Erfahrung und mehr als 13.000 Mitarbeitenden in 32 Ländern an der Spitze der globalen Anbieter von Workforce- und Recruiting-Solutions. Wir setzen auf langfristige Partnerschaften, die sowohl Menschen als auch Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Unser umfassendes Portfolio im Workforce Management deckt alle Branchen und...

  • Mitarbeiter:in Office

    vor 3 Monaten

    Wien 7. Bezirk (Neubau), W, Österreich SES Spar European Shopping Centers GmbH Vollzeit

    Vollzeit GERNGROSS (Österreich) **Mitarbeiter:in Office**: **Ihre Aufgaben**: - Schnittstellenfunktion zwischen Eigentümer und Center-Management sowie den SES-Fachabteilungen in kaufmännischen, organisatorischen und technischen Belangen - Erstellung und Überwachung des Budgets in Abstimmung mit dem Center-Manager, Mitwirkung beim Reporting und den...

  • Mitarbeiter:in im Office Management

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BTU Business Travel Unlimited Reisebüro GmbH Vollzeit

    Aufgaben**Teamarbeit und Zusammenarbeit**Als Teil des Office Management-Teams unterstützen Sie andere Abteilungen bei verschiedenen Aufgaben wie der Erfassung von Daten und Rechnungen. Sie helfen auch bei der Organisation von internen Veranstaltungen und unterstützen die Nachhaltigkeitsinitiativen des Unternehmens.**Administration und Organisation**Sie...

  • Mitarbeiter:in Office-

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich apsa personnel concepts gmbh Vollzeit

    Wien Ort ab sofort Beginn Festanstellung Dauer ab € 26.000, - Jahresgehalt **Mitarbeiter:in Office - & Beschwerdemanagement (w/m/d)**: Unser Kunde, eine führende Steuerberatungskanzlei in Wien, zeichnet sich durch ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld aus. Sie bieten eine spannende Rolle mit vielfältigen Aufgaben und suchen eine:n...

  • Mitarbeiter:in Der Compliance

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Raiffeisen Capital Management Vollzeit

    **Mitarbeiter:in der Compliance & Geldwäscheprävention (w/m/x)**: - Die Raiffeisen Kapitalanlage-Gesellschaft (Raiffeisen KAG) zählt mit einem verwalteten Volumen von rund 40 Milliarden Euro zu den führenden Anbietern von Investmentfonds in Österreich. - In dieser herausfordernden Position bist Du Mitglied des Compliance/AML (Anti-Money-Laundering)...

  • Mitarbeiter:in Event Management

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Styria Media Group AG Vollzeit

    MITARBEITER:IN EVENT MANAGEMENT WIEN, VOLLZEIT (M/W/X) **AUFGABENGEBIETE**: - Mitarbeit bei der Planung, Steuerung und Durchführung von Eventaktivitäten - Unterstützung bei der Konzeption und Weiterentwicklung von Veranstaltungskonzepten - Management der Lieferantenbeziehungen, Vertragsgestaltung und -abwicklung, Kalkulation entsprechend der...

  • Mitarbeiter:in für Supply Chain Management

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Ottakringer Vollzeit

    Beschreibung der Position:Wir suchen einen motivierten und erfahrenen Mitarbeiter:in für Supply Chain Management, der sich auf die Verwaltung von Stammdaten und die Beschaffung von Artikeln spezialisiert hat. Als Experte:in für Prozessmanagement und Stammdaten wird er oder sie die Stammdatenverwaltung in SAP und PIM überwachen und die Leitung der...

  • Front Office Mitarbeiter:in

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien) Vollzeit

    Berufsförderungsinstitut Wien (BFI Wien) sucht Mitarbeiter:in Front OfficeWir suchen ab 26. September 2024 einen motivierten und engagierten Mitarbeiter:in für unsere Front Office-Abteilung. Als Teil unseres Teams werden Sie sich um den Kund:innenempfang und die laufende Kund:innenbetreuung kümmern.AufgabenbereichKund:innenempfang und laufende...

  • Mitarbeiter:in Front Office

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich, Österreich Verkehrsverbund Ost-Region Gesellschaft m.b.H. Teilzeit

    Mitarbeiter:in Front Office Teilzeit (30 Stunden) Werde Klimaheld:in! Als Mitglied im Team des Verkehrsverbundes Ost-Region (VOR) arbeiten Sie mit an der Planung, Koordinierung und Sichtbarkeit des öffentlichen Verkehrs in Wien, Niederösterreich und dem Burgenland. Wir verknüpfen unsere Öffis wie Bus und Bahn mit flexiblen Mobilitätsformen und...

  • Studentische:r Mitarbeiter:in Application Management

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich SeneCura Vollzeit

    Meine AufgabenAls Studentische:r Mitarbeiter:in Application Management bei SeneCura bin ich für die SeneCura Pflegedokumentation verantwortlich. Ich bearbeite und umsetze neue Anforderungen aus den Fachbereichen und unterstütze in der Betriebsführung. Ich bin auch für die Einbringung von applikationsspezifischem Know-How in unternehmensinternen...