Executive Assistant

vor 3 Wochen

Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer

**Assistenz der Universitätsleitung**

**i**
**n der Stabsstelle**
**Büro des Rektorats**

***

zu besetzen.

**Kennzahl der Ausschreibung**:
**13667**

Das Rektorat der Universität Wien leitet die größte Universität Österreichs und wird dabei vom Büro des Rektorats unterstützt.Wir bieten Ihnen- ein spannendes, internationales universitäres Umfeld in einem dynamischen und kollegialen Team, welches Wert auf ein gutes und humorvolles Betriebsklima legt
- eine abwechslungsreiche, interessante Tätigkeit
- zentrale Lage mit ausgezeichneter Verkehrsanbindung
- internes Weiterbildungsangebot & vergünstigte Sportmöglichkeiten
- ein Umfeld, in dem das Erlernen neuer Fähigkeiten nicht nur erlaubt, sondern erwünscht ist
- ausgezeichnete technische Infrastruktur

Beschäftigungsausmaß: 30-40 Stunden/Woche (bevorzugt 40 Stunden/Woche).
- Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in befristet (Karenzvertretung). Es besteht allenfalls die Möglichkeit der Verlängerung.
- Einstufung gem. Kollektivvertrag: -54 VwGr. IIIa (Grundstufe 2210,20 EUR, Gehalt auf Basis Vollzeit, 14x jährlich). Selbstverständlich können darüber hinaus anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.
- Die Stelle ist für die Dauer der Abwesenheit eines*einer Mitarbeiter*in zu besetzen.**Beschäftigungsausmaß**: 40 Stunden/Woche.
- Einstufung gemäß Kollektivvertrag: -54 VwGr. IIIa
- Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.

**Ihre Aufgaben**:
Was Sie erwartet

Ihre Aufgaben umfassen die professionelle Unterstützung des Rektorats und des Büros des Rektorats in allen organisatorischen Belangen:

- Terminkoordination, Vorbereitung von (internationalen) Meetings
- Aufbereitung von Gesprächs
- und Verhandlungsunterlagen, Protokollen, Berichten und Präsentationsunterlagen
- Schnittstelle und Kommunikation mit inner
- und außeruniversitären Einrichtungen
- vorausschauende und eigenständige Organisation anfallender Office Management Aufgaben inkl. Finanzverwaltung, Archivierung und Fristen
- und Adressverwaltung
- Interne Kommunikation
- Reisemanagement

**Ihr Profil**:
Was Sie mitbringen
- Reifezeugnis und entsprechende Berufsausbildung sowie vorzugsweise mehrjährige Berufserfahrung im qualifizierten Assistenzbereich
- ausgezeichnete Deutsch
- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Textfertigkeit sowie hohe Kommunikations
- und Sozialkompetenz
- versierter Umgang mit MS-Office sowie Teams/Zoom
- Lösungsorientiertheit, Koordinationsgeschick und Flexibilität
- hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und exakte Arbeitsweise

**Ihre Bewerbung**:
Für nähere Auskünfte über die ausgeschriebene Position wenden Sie sich bitte an Kögler, Claudia +43-1-4277-10011, Feldbauer, Florian +43-1-4277-10031.

**Kennzahl der Ausschreibung: 13667

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen Executive Assistant, der verschiedene administrative Aufgaben wahrnimmt und die Führungskräfte unseres Unternehmens unterstützt. Zu den Aufgaben des Executive Assistant gehören das Verwalten von Kalendern, das Treffen von Reisevorbereitungen und das Erstellen von Spesenabrechnungen. Um in dieser Rolle...

  • Senior Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen zuverlässigen Senior Executive Assistant, der unsere Führungskräfte zeitnah und professionell unterstützt. Sie leisten erstklassige administrative und verwaltungstechnische Unterstützung für die Mitglieder unseres Führungsteams. Die Hauptaufgaben des Senior Executive Assistant umfassen das Planen von...

  • Executive Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen kompetenten Executive Administrative Assistant, der Sekretariats - und Verwaltungsaufgaben übernimmt und sich durch eine organisierte und pünktliche Arbeitsweise auszeichnet. Sie unterstützen die Tätigkeit und Kommunikation einer einzigen Führungskraft durch Erledigung einer Vielzahl von...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    **The role of an Executive Assistant at Canonical**: We are a remote-first British tech company and are growing our team of Executive Assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The Executive Assistant team run significant business operations and processes, supporting their respective leads...

  • Assistant Account Executive

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Demolytic Vollzeit

    **Wien**: **Österreich**: Wir suchen einen Assistant Account Executive, der unsere Account Executives bei der Verwaltung von Kundenkonten unterstützt. Sie helfen bei der Planung und Durchführung von Projekten, die den Bedürfnissen der Kunden entsprechen. In dieser Position sollten Sie gut organisiert und anpassungsfähig sein. Detailgenauigkeit und...

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich BESTSELLER AT Vollzeit

    Executive Assistant BESTSELLER is a family-owned, global fashion company founded in 1975 in Denmark. Today, we employ over 18,000 people worldwide, developing and marketing renowned brands such as JACK & JONES, VERO MODA, ONLY, SELECTED, and more. From our main office in Vienna, BESTSELLER Region East has been serving Austria, Eastern Europe, Turkey, Greece,...

  • Global Executive Assistant

    vor 8 Monaten

    Wien, Österreich Petcover EU Agentur GmbH Vollzeit

    We are seeking a passionate individual to join our Global team as Global Executive Assistant. In this role you’ll provide advanced executive support to not only the MD, but also a select group of C-suite executives managing intricate organisational responsibilities. You’ll demonstrate your autonomy by efficiently tackling non-routine tasks to achieve...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich DaoPay Vollzeit

    **Be the Backbone of Leadership at DaoPay** Are you an organizational powerhouse, a multitasking guru, and someone who thrives under pressure? Join DaoPay, a global innovator in payment solutions, as we continue to break boundaries. We're looking for a C-Level Executive Assistant to support our leadership team and help them stay one step ahead. With options...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0577 (014621)) Organization: NSNI-Division of Nuclear Installation Safety Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-01, 5:02:34 AM Closing Date: 2024-10-22, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant(G5)

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G5) - (2024/0570 (010616)) Organization: TC-Department of Technical Cooperation Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-09, 12:08:35 AM Closing Date: 2024-10-30, 5:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Cybermoth GmbH Vollzeit

    **Cybermoth GmbH** Leonard-Bernstein-Straße, 1220 Wien, Österreich **Job Position**: Executive Assistant/Assistenz der Geschäftsführung (Full Time Position) Cybermoth betreibt wissenschaftliche Forschung und Entwicklung, erschafft datengesteuerte Technologien, IOT-Sensorlösungen, native Apps und KI Netzwerke, um Probleme im Zusammenhang mit Menschen...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Cybermoth GmbH Vollzeit

    **Cybermoth GmbH** Leonard-Bernstein-Straße, 1220 Wien, Österreich **Job Position**: Executive Assistant/Assistenz der Geschäftsführung (Full Time Position) Cybermoth betreibt wissenschaftliche Forschung und Entwicklung, erschafft datengesteuerte Technologien, IOT-Sensorlösungen, native Apps und KI Netzwerke, um Probleme im Zusammenhang mit Menschen...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Exscientia Vollzeit

    We are looking for a dynamic and driven Executive Assistant to join our team in Vienna. In this role, you will provide administrative support to the Chief Quantitative Medical Officer (CMO), as well as the VP Precision Medicine and the VP Translational Research. You will be their go-to person, and support the Vienna site for different administrative tasks...

  • Executive Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich AB Agri Vollzeit

    **Job Title**: Executive Assistant & Office Administrator **Location**: Vienna **Contract and Shift details**: Permanent Monday - Friday 38.5hours per week Are you an experienced personal/executive assistant or office administrator looking for an opportunity to support a growing team as part of a global organisation? If so, we have an opportunity for...

  • Executive Assistant(G6)

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Executive Assistant(G6) - (2024/0646 (009845)) Organization: SG-Office of the Deputy Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-12-03, 1:55:18 AM Closing Date: 2024-12-24, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Assistenz der Universitätsleitung** **i** **n der Stabsstelle** **Büro des Rektorats** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13910** Das Rektorat leitet...

  • Tech Company Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Canonical - Jobs Vollzeit

    We are a remote-first British tech company and are growing our team of executive assistants, who play a crucial role in the overall operation of the business and are the secret to our success! The team run significant business operations and processes, supporting their respective leads but also taking central responsibility for logistics, expenses, travel...

  • Executive Assistant

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Lomography Vollzeit

    **Executive Assistant - People and Culture Coordinator (m/w/d)** **HQ Vienna, Vollzeit** Für unser Headquarter in Wien suchen wir zur Verstärkung eine/n Executive Assistant. In dieser Rolle unterstützt Du das Executive Management bei verschiedenen administrativen Tätigkeiten. **Aufgaben** - Unterstützung des Lomography Managements in diversen...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Editel Austria GmbH Vollzeit

    EDITEL Austria ist führender Anbieter für IT/EDI-Services, spezialisiert auf den Bereich Supply Chain Management. Als international agierendes und dynamisch wachsendes Unternehmen sind wir in zahlreichen europäischen Ländern vertreten. Für unsere Zentrale in Wien suchen wir ab sofort eine/n Executive Assistant (M/F/d) Aufgaben In der zentralen Rolle...

  • Executive Assistant

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich IMS Nanofabrication Vollzeit

    **Location: Austria, Wien & Brunn/Gebirge**: **The executive assistant reports directly to the CEO and plays a central role in helping the CEO and his executive leadership team (ELT) maintain a proactive posture in managing the complexity of external and internal engagements. This is a position of trust in which high degrees of personal maturity,...