Administrative Member of Staff

vor 3 Wochen

Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 179 Studienrichtungen, ca. 10.000 Mitarbeiter*innen und rund 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer*eines

**Administrative*n Mitarbeiter*in**

**in**
**der Dienstleistungseinrichtung**
**Forschungsservice und Nachwuchsförderung**

***

zu besetzen.

**Kennzahl der Ausschreibung**:
**13013**

In der Dienstleistungseinrichtung Forschungsservice und Nachwuchsförderung ist eine Stelle als administrative*r Mitarbeiter*in zu besetzen.
- Wir bieten ein kollegiales, internationales Team und ein angenehmes Arbeitsklima, gute Personalentwicklungsmaßnahmen an der Universität Wien und einen vielfältigen und abwechslungsreichen Arbeitsbereich.
- Die ausgeschriebene Position ist vorerst auf 28 Monate befristet, mit der Option auf Verlängerung.**Dauer der Befristung**: 2 Jahr/e
- **Dauer der Befristung**: 4 Monat/e
- **Beschäftigungsausmaß**: 25 Stunden/Woche.
- Einstufung gemäß Kollektivvertrag: -54 VwGr. IIIa
- Darüber hinaus können anrechenbare Berufserfahrungen die Einstufung und damit das Entgelt bestimmen.**Ihre Aufgaben**:

- Durchführung der persönlichen Zulassung zu Doktorats
- und PhD-Studien
- Formale Studienantragsprüfung in I3V und Doxis
- Aufbereitung der Studienanträge und Weiterleitung an die zuständigen Doktoratsstudienprogrammleitungen zur inhaltlichen Prüfung
- Bescheiderstellung und Versand
- Beratung zum Zulassungsprozess per Mail und persönlich
- Pflege der Daten von Studieninteressierten und Studierenden in I3V
- Aufbereitung von Informationsmaterial über das Doktoratsstudium und den Zulassungsprozess an der
Universität Wien
- Allgemeine Büroorganisation (inkl. Bestellwesen, Dokumentation, Botengänge, etc)
- Unterstützung der DLE Teams in administrativen Belangen wie Postversand, Layoutierungen, Proofreading, etc.
- Mitarbeit bei der Veranstaltungsorganisation
- Erstellung von Präsentationsunterlagen
- Assistenz der Leitung

**Ihr Profil**:

- Höhere Schulbildung (Matura)
- Erfahrung in der Büroorganisation
- Kenntnis der universitären Strukturen und des universitären Betriebs
- Kenntnis der universitätseigenen Datenbanken I3V und Doxis
- sehr gute Englisch-Kenntnisse in Wort und Schrift
- hohe Einsatzbereitschaft
- hohe Team
- und Kommunikationsfähigkeit
- Genauigkeit, Belastbarkeit und Flexibilität
- freundliches und sicheres Auftreten

**Sprachen**:
**Sprache**

***

**Sprachniveau**

**Wichtigkeit**
- Deutsch- Exzellente Kenntnisse- Musskriterium- Englisch- Sehr gute Kenntnisse- Musskriterium**EDV**:
**Art der EDV-Kenntnisse**

***

**Spezifizierte EDV-Kenntnisse**

**Wichtigkeit**
- Anwenderkenntnisse- MS Office- Musskriterium**Ihre Bewerbung**:
**Kennzahl der Ausschreibung: 13013

  • Administrative Member of Staff

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Administrative*n Mitarbeiter*in** **in der Abteilung Studienzulassung** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **14043** Das Team der Studienzulassung...

  • Administrative Member of Staff

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Administrative*n Mitarbeiter*in** **i** **n der Stabsstelle** **Büro des Rektorats** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13653** Das Rektorat der...

  • Administrative Member of Staff

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Administrative*n Mitarbeiter*in** **in der Abteilung Koordination Studienservices** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13815** Die Koordination...

  • Administrative Member of Staff

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 179 Studienrichtungen, ca. 10.000 Mitarbeiter*innen und rund 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer*eines **Administrative*n Mitarbeiter*in** **in der Abteilung Koordination Studienservices** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13144** Die Koordination...

  • Administrative Member of Staff

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 179 Studienrichtungen, ca. 10.000 Mitarbeiter*innen und rund 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position einer*eines **Administrative*n Mitarbeiter*in** **in** **der Dienstleistungseinrichtung** **Koordination Studienservices** *** zu besetzen. **Kennzahl der...

  • Administrative Member of Staff

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Universität Wien Vollzeit

    An der Universität Wien (mit 20 Fakultäten und Zentren, 184 Studienrichtungen, ca. 10.400 Mitarbeiter*innen und fast 90.000 Studierenden) ist ehestmöglich die Position eines*einer **Administrative*n Mitarbeiter*in** **in der Abteilung Koordination Studienservices** *** zu besetzen. **Kennzahl der Ausschreibung**: **13673** Die Koordination...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich City of Boston Vollzeit

    OverviewUnder the general direction of the Chief of Staff, the Administrative Assistant will be part of a new team working to advance the goals of the Office of Police Accountability and Transparency (OPAT). OPAT was established in 2020 to provide a single point of entry for individuals with concerns or complaints related to the Boston Police Department and...

  • Administrative Associate(G6)

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Administrative Associate(G6) - (2025/0054 (010735)) Organization: TC-Office of the Deputy Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2025-01-14, 2:14:57 AM Closing Date: 2025-02-04, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Administrative Associate(G6)

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Administrative Associate(G6) - (2024/0278 (010735)) Organization: TC-Office of the Deputy Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-03, 3:05:05 AM Closing Date: 2024-10-20, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    The position is in the Investigations Division (ID) of the Office of Internal Oversight Services (OIOS) in Vienna, and reports to the Chief of Section in Vienna. OIOS is the internal oversight body of the United Nations and assists the Secretary-General in fulfilling his oversight responsibilities in respect of the resources and staff of the Organization...

  • Administrative Support Officer

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Australian Embassy Vollzeit

    The successful applicant will be engaged as a locally engaged staff member by the Australian Embassy, Vienna. **About the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT)** The role of the Department of Foreign Affairs and Trade (DFAT) is to advance the interests of Australia and Australians internationally. This involves strengthening Australia’s...

  • Staff Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    Org. Setting and Reporting - Responsibilities - Within limits of delegated authority, the Staff Assistant will be responsible for the following specific duties: - Provide general office assistance; respond to complex information requests and inquiries; review, log and route incoming correspondence; set up and maintain files/records; organize meetings,...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    **Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will.** - ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people._ Please visit our _career site_ _to view our Statement of Faith and _Doctrinal Distinctives. **Administrative...

  • Staff Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    The post is located in the Human Trafficking and Migrant Smuggling Section (HTMSS) of the Organized Crime and Illicit Trafficking Branch (OCB) of the Division for Treaty Affairs (DTA), United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC), in Vienna. The incumbent will work under the direct supervision of the Chief of Section. **Responsibilities**: The...

  • Departmental Administrative Officer

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Job Description - Departmental Administrative Officer (NS)(P4) (2024/0550 (012595))OrganizationNS-Office of the Deputy Director GeneralJob Posting2025-02-14, 3:01:18 PMClosing Date2025-03-02, 11:59:00 PMDuration in Months: 36Contract Type: Fixed Term - RegularFull Competitive Recruitment: YesIMPORTANT NOTICE REGARDING APPLICATION DEADLINE: Please note that...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the United Nations Postal Administration (UNPA) office at Vienna (Austria). The incumbent will report directly to the Officer-in-Charge, UNPA Europe. **Responsibilities**: Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following duties: - Administer and provide information and advice to...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Shared Portfolio Services (SPS) team, Information Technology Service (ITS), Division for Management (DM), of the United Nations Office at Vienna (UNOV)/United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC), in Vienna. The incumbent will work under the direct supervision of the Team Leader of the Shared Portfolio Services and the...

  • Staff Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Software Products for Member States Unit (SPMS), in the Information Technology Service (ITS) - Digital Transformation and Solutions (DTS), within the Division for Management (DM) of the United Nations Office at Vienna (UNOV)/United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC), in Vienna. The incumbent will work under the direct...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich OSCE Vollzeit

    Background: The OSCE has a comprehensive approach to security that encompasses politico-military, economic and environmental, and human aspects. It therefore addresses a wide range of security-related concerns, including arms control, confidence - and security-building measures, human rights, national minorities, democratization, policing strategies,...

  • Administrative Assistant

    vor 9 Stunden

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    This position is located in the Shared Portfolio Services (SPS) team, Information Technology Service (ITS), Division for Management (DM), United Nations Office at Vienna (UNOV)/United Nations Office on Drugs and Crime (UNODC), in Vienna. The incumbent will work under the direct supervision of the Team Leader of the Shared Portfolio Services and under the...