Mitarbeiter (M/w) Front Desk, Administration &

vor 3 Monaten

Wien, Österreich RIB Gruppe Vollzeit

Die RIB-Gruppe ist der weltweit führende Anbieter von Softwarelösungen für die Steuerung von Projekt
- und Unternehmensprozessen in der Bau
- & Immobilienbranche. Mehr als 60 Jahre Branchenerfahrung befähigen uns, unser Ziel, die Bauindustrie zur nachhaltigsten und digitalisiertesten Branche des 21. Jahrhunderts voranzutreiben, mit unseren Kunden erfolgreich zu erreichen: „Building Better Together“. Dies ermöglichen unsere 2.700 Mitarbeiter*innen weltweit; davon > 500 Mitarbeiter*innen in DACH. Als eigenständiges Unternehmen der Schneider Electric eröffnen wir dir dabei nationale und internationale Karrierechancen und sinnstiftende Aufgaben in kaufmännischen und technischen Bereichen.

Durch deine team
- und kundenorientierte Arbeitsweise, managed du das Tagesgeschäft "mit links" - von administrativen über organisatorischen bis hin zu projektorientierten Aufgaben. Aber damit nicht genug, denn du entfaltest deine Stärken am besten, wenn du den Empfang & die Betreuung von Gästen (Geschäftspartner, Interessten/ Kunden) in der Verantwortung hast. Mit deinen Kenntnissen aus dem Bereich Buchhaltung, unterstützt du unser Finance-Team zusätzlich und bist dadurch ein starke Persönlichkeit mit Allrounder(in)-Fähigkeiten.

Dein neuer Verantwortungsbereich:

- Front-Office: Herzliche Begrüßung/ Empfang unserer Besucher*innen, Sicherstellung der Erreichbarkeit unserer zentralen Rufnummer/ Erstkontakt mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Bearbeitung und Koordination von Telefonanrufen
- Poststelle: Posteingang und Postausgang inkl.Paketdienste interne Verteilung
- Verwaltung des Firmenfuhrparks und der Parkplätze: Monitoring und Vereinbarung der Wartungstermine, Organisation der Vignetten und Parkkarten
- Travel Management: Reiseplanung, Buchung von Reisen, Visaangelegenheiten
- Office-Assistenz: Allgemeine Büro-, Telefon
- und Schreibtätigkeiten, Stammdatenpflege
- Eventmanagement: Terminaussendung, Reservierungen, Beschafftung von Catering, Raumvorbereitung
- Unterstützung in der Buchhaltung: Administrationstätigkeiten, insb. Erfassung von Rechnungen, Mahnwesen, Inventarverzeichnis, Verwaltung der Handkassa, Untersützung beim Monats-/ Quartals-/ Jahresabschluss
- Unterstützung in der Auftragsabwicklung: Zwischenabrechnungen für Projektleiter*innen, Projektbestellungen, Abrechnungen
- Unterstützung in der Personalverrechnung: Vorbereitung von Abrechnungsteilbereichen, Kontrolle der Reisekostenabrechnungen

Dein Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (LAP, HAS, HAK, HLW oder vergleichbare berufsbildende Schulen) oder Erfahrung in der Hotelbranche (Empfang/ Rezeption)
- Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Excel
- Freude am Umgang mit Menschen sowohl am Telefon als auch persönlich
- Ein freundliches und professionelles Auftreten
- Professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild
- Anwesenheit im Office (keine remote-Möglichkeit)
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil:

- Erfahrung in der Büroorganisation/ in einer Assistenzfunktion

Was Du bei uns erwarten kannst:
Wir sind dazu verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das Bruttomindestjahresgehalt lt. IT-Kollektivvertrag für diese Position bei 21.420 €/ 25h liegt. Das tatsächliche Gehalt orientiert sich aber natürlich an deiner Erfahrung, sowie deinen Qualifikationen.

Motiviert durch unsere Werte & Vision, treiben wir die digitale Transformation bei unseren Kunden voran - für ein digitales, effizienteres und nachhaltigeres Ingenieur
- und Bauwesen. „Building Better Together“ ist für uns mehr als ein Slogan. Denn neben unseren Kunden stehst du im Vordergrund. Damit du deine Leidenschaft für deine Aufgaben voll entfalten kannst, unterstützen wir dich durch:

- einen strukturierten Start: individuelles Onboarding, organisiertes Networking, Newcomer Day
- allgemeine Goodies wie: Mitarbeitervergünstigungen (z.B. Corporate Benefits), Aktienbeteiligung Schneider Electric, Bio-Obst, Pensionsversicherung, Mitarbeiterevents (Teamevents, Sommerfeste,), Tischkicker // je nach Funktion: Kofferprämie, Diäten-Aufschlag, Firmenhandy
- Wahl-Goodies wie Öffi-Ticket, Parkplatz/ Fahrtkostenzuschuss oder Mediclass
- Karriereentwicklung/ -perspektiven: Team
- bzw. Rollenbasierte Weiterentwicklung/ Trainings, individuelle Weiterentwicklung/ Trainings, nationale und internationale Karriereperspektiven innerhalb der RIB-Gruppe oder Schneider Electric,
- deinen Raum für Gestaltungsmöglichkeiten: proaktives Teilen deiner Ideen/ Ansätze/ Prozessoptimierungen innerhalb des Teams, betriebliches Ideenmanagement, aktive Beteiligung an Meetings auf Team und Managementebene („RIB Town Halls“),
- Wege, wie du nachhaltig sein kannst: eAuto als Firmenwagen (je nach Funktion), digitale Infrastruktur (less Paper - more digital), Firmenradl,

**RIB Mission: "Wir bauen und gestalten, wir verändern und erneuern... "**:
Unser Manifest beschreibt unsere Überzeugungen und Werte,
di

  • Front Desk Coordinator

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Biogen Vollzeit

    About the RoleThe Front Desk Coordinator will be responsible for managing the front desk and supporting commercial and medical functions in various administrative tasks. This role will serve as an interface to IT, landlord, and cleaning company, among others.Key ResponsibilitiesManage front desk operations, including visitor management, answering calls, and...

  • Front Desk Coordinator

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Biogen Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly motivated and organized individual to join our team as an Intern, Frontdesk – 20hrs/week. As a key member of our front desk team, you will be responsible for managing the front desk and providing administrative support to our Commercial and Medical functions.Key ResponsibilitiesManage the front desk, including greeting...

  • Front Desk Mitarbeiter

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Austrotel Hotelbetriebs GmbH Vollzeit

    Wir suchen einen engagierten und freundlichen Front Desk Mitarbeiter, der sich für die Gästebetreuung und die Betreuung der Rezeption begeistern kann.Als Teil des Teams der Austrotel Hotelbetriebs GmbH wirst du eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Gästeanfänge und -abgänge spielen. Du wirst dafür sorgen, dass unsere Gäste sich willkommen und...

  • Administration Einkauf

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    ADMINISTRATION EINKAUF / AUFTRAGSABWICKLUNG UND HELP-DESK BÜRO WIEN, VOLLZEIT (M/W/D) APPLY Sie haben die Begeisterung und die Qualifikation? SAUTER Mess- und Regeltechnik hat den Raum dafür.Unser Kunde, die Firma SAUTER Mess- und Regeltechnik GmbH, ist eines der führenden Unternehmen für Mess-, Steuer- und Regeltechnik im Bereich Gebäudeautomation....

  • Front Desk Mitarbeiter

    vor 1 Woche

    Wien, Wien, Österreich Yuvell Vollzeit

    AufgabenAls Front Desk Mitarbeiterin bei YUVELL unterstützen Sie das Team bei der Betreuung von Patienten und der Koordination von Terminen. Sie werden auch bei Assistenztätigkeiten im ärztlichen und wirtschaftlichen Bereich eingesetzt.QualifikationWir suchen nach Personen mit Erfahrung im medizinischen Bereich oder Medizinstudenten, die sich für diese...

  • Call-Agent (m/w/d) am Service Desk im Front Office

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Trenkwalder Personaldienste GmbH Vollzeit

    Wir suchen für unseren Kunden, dem Magistrat der Stadt Wien MA 01 - Wien Digital (KV W-BedG) mit Sitz in 1220 Wien zum ehestmöglichen Eintritt einen Call-Agent (m/w/d) am Service Desk im Front Office in Vollzeit (40 Wochenstunden).Call-Agent (m/w/d) am Service Desk im Front Office IHRE AUFGABEN Annahme (telefonisch, schriftlich) von Anfragen und Störungen...

  • Front Desk Manager

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Job Number** 24099396 **Job Category** Rooms & Guest Services Operations **Location** The Ritz-Carlton Vienna, Schubertring 5-7, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Management - At 141 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create...

  • Front Desk Officer/ Rezeptionist:in

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Freshfields Bruckhaus Deringer Vollzeit

    Wir suchen eine motivierte und verlässliche Kolleg:in (w/m/x) zur Verstärkung unseres Front Desk-Teams.Als Front Desk Teammitglied erwartet Dich ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet. Als optimale Verstärkung unseres Rezeptions-Teams unterstützt Du bei sämtlichen Agenden, wie z.B.:TelefonbetreuungMandant:innen-EmpfangVorbereitung und...

  • Front Desk Supervisor

    vor 4 Monaten

    Wien 22. Bezirk (Donaustadt), W, Österreich Münzer Bioindustrie GmbH Vollzeit

    In Wien (1220) verstärken wir das Team in unserer Administrations - und Verwaltungsabteilung um eine-n **Front Desk Supervisor**: **Die Aufgaben**: - Sie sorgen für geregelte Arbeitsabläufe an den verschiedenen Standorten - Sie agieren als Troubleshooter und lösen etwaige auftretende Herausforderungen - Sie organisieren und begleiten Veranstaltungen...

  • Call-Agent (m/w/d) am Service Desk im Front Office

    vor 2 Monaten

    Wien, Österreich Trenkwalder Personaldienste GmbH Vollzeit

    Wir suchen für unseren Kunden, dem Magistrat der Stadt Wien MA 01 - Wien Digital (KV W-BedG) mit Sitz in 1220 Wien zum ehestmöglichen Eintritt einen Call-Agent (m/w/d) am Service Desk im Front Office in Vollzeit (40 Wochenstunden). Ihre AufgabenAnnahme (telefonisch, schriftlich) von Anfragen und Störungen aller im Verantwortungsbereich der MA 01...

  • Front Office Mitarbeiter

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich CheckPEOPLE GmbH Vollzeit

    SIMACEK bietet seit 80 Jahren langfristige und vor allem krisensichere Arbeitsplätze mit Entwicklungsmöglichkeiten! SIMACEK - We are family! Wir sind auf der Suche nach motivierten und ab sofort verfügbaren Portieren / Front-Desk Mitarbeitern für SIMGUARD in Vollzeit (m/w/d) Die Arbeitsorte sind sowohl im Norden, im Süden als auch im Zentrum Wiens und...

  • Front Desk Manager

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Job Number** 24091288 **Job Category** Rooms & Guest Services Operations **Location** Vienna Marriott Hotel, Parkring 12a, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Management **JOB SUMMARY** Assists the Front Office Manager in administering front office functions and...

  • Front Desk Host

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Freshfields Bruckhaus Deringer LLP Vollzeit

    Freshfields Bruckhaus Deringer ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.000 Mitarbeitenden an mehr als 25 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen,...

  • Front Desk Manager

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich Lena Hoschek GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine/n Front Desk & Office Manager (M/W/D) für unseren Standort in 1120 Wien.Deine Aufgaben:Administrationstätigkeiten (Empfang, Telefon, Gästebewirtung, Bestellwesen, Postwege, Facility Management, Fuhrparkmanagement)Organisation und Koordination von Meetings, Events und GeschäftsreisenBetreuung des...

  • Front Desk Officer/ Rezeptionist:in

    vor 3 Wochen

    Wien, Österreich Freshfields Bruckhaus Deringer LLP Vollzeit

    Freshfields Bruckhaus Deringer ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.000 Mitarbeitenden an mehr als 25 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen,...

  • Administration Einkauf

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Administration Einkauf / Auftragsabwicklung und Help-Desk Büro Wien, Vollzeit (m/w/d) Sie haben die Begeisterung und die Qualifikation? SAUTER Mess- und Regeltechnik hat den Raum dafür. Unser Kunde, die Firma SAUTER Mess- und Regeltechnik GmbH, ist eines der führenden Unternehmen für Mess-, Steue... Original Stellenanzeige auf StepStone.at – Jetzt...

  • Administration Einkauf

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Administration Einkauf / Auftragsabwicklung und Help-Desk Büro Wien, Vollzeit (m/w/d) Sie haben die Begeisterung und die Qualifikation? SAUTER Mess- und Regeltechnik hat den Raum dafür. Unser Kunde, die Firma SAUTER Mess- und Regeltechnik GmbH, ist eines der führenden Unternehmen für Mess-, Steue... Original Stellenanzeige auf StepStone.at – Jetzt...

  • Call-Agent (m/w/d) am Service Desk im Front Office: Kundenservice-Experte gesucht

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Trenkwalder Personaldienste GmbH Vollzeit

    Wir suchen einen erfahrenen Service Desk-Experten (m/w/d) für unseren Kunden, dem Magistrat der Stadt Wien MA 01 - Wien Digital (KV W-BedG), der sich auf die Betreuung von Kunden im Front Office spezialisiert hat.Als Service Desk-Experte (m/w/d) sind Sie der erste Ansprechpartner für unsere Kunden, wenn sie Fragen oder Probleme haben. Ihre Aufgaben...

  • Front Desk Supervisor

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Münzer Bioindustrie GmbH Vollzeit

    Der Name **Münzer** steht seit 1991 für die Kontinuität eines eigentümergeführten Mischkonzerns und für ein nachhaltiges Wirtschaften mit Verantwortung für Umwelt und zukünftige Generationen. Innerhalb unseres Familienunternehmens entwickeln wir uns deshalb stetig weiter und legen dabei ein besonderes Augenmerk auf das Thema Nachhaltigkeit. Gemäß...

  • Administration Einkauf

    vor 3 Monaten

    Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Aufgaben Profil Wir bieten Administration Einkauf / Auftragsabwicklung und Help-Desk Büro Wien, Vollzeit (m/w/d) Sie haben die Begeisterung und die Qualifikation? SAUTER Mess- und Regeltechnik hat den Raum dafür. Unser Kunde, die Firma SAUTER Mess- und Regeltechnik GmbH, ist eines der führenden Unternehmen für Mess-, Steuer- und Regeltechnik im Bereich...