Mitarbeiter (M/w) Front Desk, Administration &

vor 7 Monaten

Wien, Österreich RIB Gruppe Vollzeit

Die RIB-Gruppe ist der weltweit führende Anbieter von Softwarelösungen für die Steuerung von Projekt
- und Unternehmensprozessen in der Bau
- & Immobilienbranche. Mehr als 60 Jahre Branchenerfahrung befähigen uns, unser Ziel, die Bauindustrie zur nachhaltigsten und digitalisiertesten Branche des 21. Jahrhunderts voranzutreiben, mit unseren Kunden erfolgreich zu erreichen: „Building Better Together“. Dies ermöglichen unsere 2.700 Mitarbeiter*innen weltweit; davon > 500 Mitarbeiter*innen in DACH. Als eigenständiges Unternehmen der Schneider Electric eröffnen wir dir dabei nationale und internationale Karrierechancen und sinnstiftende Aufgaben in kaufmännischen und technischen Bereichen.

Durch deine team
- und kundenorientierte Arbeitsweise, managed du das Tagesgeschäft "mit links" - von administrativen über organisatorischen bis hin zu projektorientierten Aufgaben. Aber damit nicht genug, denn du entfaltest deine Stärken am besten, wenn du den Empfang & die Betreuung von Gästen (Geschäftspartner, Interessten/ Kunden) in der Verantwortung hast. Mit deinen Kenntnissen aus dem Bereich Buchhaltung, unterstützt du unser Finance-Team zusätzlich und bist dadurch ein starke Persönlichkeit mit Allrounder(in)-Fähigkeiten.

Dein neuer Verantwortungsbereich:

- Front-Office: Herzliche Begrüßung/ Empfang unserer Besucher*innen, Sicherstellung der Erreichbarkeit unserer zentralen Rufnummer/ Erstkontakt mit Geschäftspartnern und Dienstleistern, Bearbeitung und Koordination von Telefonanrufen
- Poststelle: Posteingang und Postausgang inkl.Paketdienste interne Verteilung
- Verwaltung des Firmenfuhrparks und der Parkplätze: Monitoring und Vereinbarung der Wartungstermine, Organisation der Vignetten und Parkkarten
- Travel Management: Reiseplanung, Buchung von Reisen, Visaangelegenheiten
- Office-Assistenz: Allgemeine Büro-, Telefon
- und Schreibtätigkeiten, Stammdatenpflege
- Eventmanagement: Terminaussendung, Reservierungen, Beschafftung von Catering, Raumvorbereitung
- Unterstützung in der Buchhaltung: Administrationstätigkeiten, insb. Erfassung von Rechnungen, Mahnwesen, Inventarverzeichnis, Verwaltung der Handkassa, Untersützung beim Monats-/ Quartals-/ Jahresabschluss
- Unterstützung in der Auftragsabwicklung: Zwischenabrechnungen für Projektleiter*innen, Projektbestellungen, Abrechnungen
- Unterstützung in der Personalverrechnung: Vorbereitung von Abrechnungsteilbereichen, Kontrolle der Reisekostenabrechnungen

Dein Profil:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (LAP, HAS, HAK, HLW oder vergleichbare berufsbildende Schulen) oder Erfahrung in der Hotelbranche (Empfang/ Rezeption)
- Sicherer Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Excel
- Freude am Umgang mit Menschen sowohl am Telefon als auch persönlich
- Ein freundliches und professionelles Auftreten
- Professionelles und gepflegtes Erscheinungsbild
- Anwesenheit im Office (keine remote-Möglichkeit)
- Sehr gute Deutsch
- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil:

- Erfahrung in der Büroorganisation/ in einer Assistenzfunktion

Was Du bei uns erwarten kannst:
Wir sind dazu verpflichtet darauf hinzuweisen, dass das Bruttomindestjahresgehalt lt. IT-Kollektivvertrag für diese Position bei 21.420 €/ 25h liegt. Das tatsächliche Gehalt orientiert sich aber natürlich an deiner Erfahrung, sowie deinen Qualifikationen.

Motiviert durch unsere Werte & Vision, treiben wir die digitale Transformation bei unseren Kunden voran - für ein digitales, effizienteres und nachhaltigeres Ingenieur
- und Bauwesen. „Building Better Together“ ist für uns mehr als ein Slogan. Denn neben unseren Kunden stehst du im Vordergrund. Damit du deine Leidenschaft für deine Aufgaben voll entfalten kannst, unterstützen wir dich durch:

- einen strukturierten Start: individuelles Onboarding, organisiertes Networking, Newcomer Day
- allgemeine Goodies wie: Mitarbeitervergünstigungen (z.B. Corporate Benefits), Aktienbeteiligung Schneider Electric, Bio-Obst, Pensionsversicherung, Mitarbeiterevents (Teamevents, Sommerfeste,), Tischkicker // je nach Funktion: Kofferprämie, Diäten-Aufschlag, Firmenhandy
- Wahl-Goodies wie Öffi-Ticket, Parkplatz/ Fahrtkostenzuschuss oder Mediclass
- Karriereentwicklung/ -perspektiven: Team
- bzw. Rollenbasierte Weiterentwicklung/ Trainings, individuelle Weiterentwicklung/ Trainings, nationale und internationale Karriereperspektiven innerhalb der RIB-Gruppe oder Schneider Electric,
- deinen Raum für Gestaltungsmöglichkeiten: proaktives Teilen deiner Ideen/ Ansätze/ Prozessoptimierungen innerhalb des Teams, betriebliches Ideenmanagement, aktive Beteiligung an Meetings auf Team und Managementebene („RIB Town Halls“),
- Wege, wie du nachhaltig sein kannst: eAuto als Firmenwagen (je nach Funktion), digitale Infrastruktur (less Paper - more digital), Firmenradl,

**RIB Mission: "Wir bauen und gestalten, wir verändern und erneuern... "**:
Unser Manifest beschreibt unsere Überzeugungen und Werte,
di

  • Front Desk Agent

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich m-rep Service GmbH Vollzeit

    Wir, **m-rep Service GmbH**, zählen zu den schnellsten und größten heimischen Reparaturzentren. In unseren zwei hauseigenen Werkstätten arbeiten ausschließlich Profis und garantieren somit schnellste und effizienteste Lösungen. Als **Premium-Partner von Samsung** werden bei uns sowohl Garantiefälle und Reparaturen durchgeführt als auch...

  • Mitarbeiter in

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich CONVOTIS GmbH Vollzeit

    Stark wie ein Konzern - agil wie ein Startup! Mit derzeit über 10 Standorten und über 500 Mitarbeitern in den Schwerpunkten Softwareentwicklung, IT-Beratung, IT-Infrastruktur, Hybrid Cloud Lösungen und High End IT-Security Services löst die Convotis seit über 60 Jahren komplexe Kundenaufgaben. Dazu vereinen wir Know-How, technische Innovationen und den...

  • Front Desk Mitarbeiter

    Vor 3 Tagen

    Wien, Österreich Tech Data Corporation Vollzeit

    **Der Job**: Sie sorgen in unserem Front Desk-Bereich für einen effizienten, professionellen und reibungslosen Ablauf für alle Besucher, Lieferanten, Mitarbeiter und Anrufer unseres Hauses in Übereinstimmung mit unseren Unternehmens-Richtlinien. **Ihre Aufgaben**: - Ansprechperson im Front Desk sowie in der Telefonzentrale - Begrüßung und Betreuung...

  • Assistant Front Desk Manager

    Vor 2 Tagen

    Wien, Österreich Job-TransFair gemeinnützige GmbH Vollzeit

    Urban Stay Hotel sucht Assistant Front Desk Manager (m/w/d). Aufgaben: Guest RelationsShop Organisationverantwortlich für einen reibungslosen Check-In und Check-Out der Gäste in der Früh-, Mittel - oder Spätschichtkorrekte RechnungslegungErstellen von diversen Liste wie z.B. VIP ListenDurchführung von anfälligen administrativen und operativen...

  • Assistant Front Desk Manager

    vor 1 Tag

    Wien, Österreich Job-TransFair gemeinnützige GmbH Vollzeit

    Urban Stay Hotel sucht Assistant Front Desk Manager (m/w/d). Aufgaben: - Sie sorgen für einen herzlichen, freundlichen und zuvorkommenden Empfang und kümmern sich während des Aufenthalts um alle Anliegen und Wünsche der Gäste - Sie sind verantwortlich für einen reibungslosen Check-In und Check-Out der Gäste - Shop Organisation - korrekte...

  • Front Desk Officer

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich svarmony Technologies GmbH Vollzeit

    We are looking for a dynamic Front Desk Officer to support us at our main office in Vienna on a part-time basis (25 hours). As a Front Desk Officer at svarmony, you are the first point of contact for customers and business partners on the phone and at reception. You have fun and talent in dealing with organisational and administrative matters, can...

  • Front Desk Agent

    vor 1 Woche

    1020 Wien, Wien, Österreich Austrian Standards Vollzeit

    Front Desk Agent (m/w/d) Customer Experience ab 30 h ab sofort Als Front Desk Agent bist du der erste Touchpoint in unserem House of Standards. Von unserem Front Desk aus begeisterst du gemeinsam mit Kolleg:innen aus dem Customer Experience Team unsere Kund:innen durch deine Service Excellence. Es erwartet dich und unsere Gäste ein Umfeld, in dem Mehrwert...

  • Front Office Mitarbeiter

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich CheckPEOPLE GmbH Vollzeit

    SIMACEK bietet seit 80 Jahren langfristige und vor allem krisensichere Arbeitsplätze mit Entwicklungsmöglichkeiten! SIMACEK - We are family! Wir sind auf der Suche nach motivierten und ab sofort verfügbaren Portieren / Front-Desk Mitarbeitern für SIMGUARD in Vollzeit (m/w/d) Die Arbeitsorte sind sowohl im Norden, im Süden als auch im Zentrum Wiens und...

  • Front Desk Host

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Freshfields Bruckhaus Deringer LLP Vollzeit

    Freshfields Bruckhaus Deringer ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.000 Mitarbeitenden an mehr als 25 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen,...

  • Front Desk Officer/ Rezeptionist:in

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Freshfields Bruckhaus Deringer LLP Vollzeit

    Freshfields Bruckhaus Deringer ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.000 Mitarbeitenden an mehr als 25 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen,...

  • Front Desk Manager

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Job Number** 23190555 **Job Category** Rooms & Guest Services Operations **Location** Vienna Marriott Hotel, Parkring 12a, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Management **Sei dabei!** Das Vienna Marriott steht nie still, wir sind nicht umsonst das lebendigste...

  • Front Desk Supervisor

    vor 7 Monaten

    Wien 22. Bezirk (Donaustadt), W, Österreich Münzer Bioindustrie GmbH Vollzeit

    In Wien (1220) verstärken wir das Team in unserer Administrations - und Verwaltungsabteilung um eine-n **Front Desk Supervisor**: **Die Aufgaben**: - Sie sorgen für geregelte Arbeitsabläufe an den verschiedenen Standorten - Sie agieren als Troubleshooter und lösen etwaige auftretende Herausforderungen - Sie organisieren und begleiten Veranstaltungen...

  • Front Desk Manager

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Job Number** 24099396 **Job Category** Rooms & Guest Services Operations **Location** The Ritz-Carlton Vienna, Schubertring 5-7, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Management - At 141 award-winning properties worldwide, The Ritz-Carlton Ladies and Gentlemen create...

  • Office Coordinator

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Arthur D. Little Austria Vollzeit

    **Overview**: - Als weltweit erstes Beratungsunternehmen und auch als erste internationale Strategieberatung in Österreich steht Arthur D. Little seit mehr als 130 Jahren an vorderster Front der Innovation. Wir sind als Vordenker anerkannt, der Strategie, Technologie zu bahnbrechender Innovation verbindet. Unsere Mission ist es, Unternehmen und...

  • Front Desk Manager

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Marriott International, Inc Vollzeit

    **Job Number** 24091288 **Job Category** Rooms & Guest Services Operations **Location** Vienna Marriott Hotel, Parkring 12a, Vienna, Austria, Austria VIEW ON MAP **Schedule** Full-Time **Located Remotely?** N **Relocation?** N **Position Type** Management **JOB SUMMARY** Assists the Front Office Manager in administering front office functions and...

  • Mitarbeiter (M/w/d) Administration Facility

    vor 1 Woche

    Wien, Österreich Volksbank Wien Vollzeit

    **Für alle, die gemeinsam Erfolge feiern.**: Wir, die VB Infrastruktur und Immobilien GmbH haben uns als professioneller Abwickler zahlreicher Dienstleistungen rund um den Bankbetrieb für den Volksbanken-Verbund etabliert. Zahlreiche inländische Banken zählen ebenfalls zum Kundenstamm und sind wichtige Partner. Der Volksbanken Verbund ist unser Kunde und...

  • Team Assistant Front Desk

    vor 2 Wochen

    Wien, Österreich goMed GmbH Vollzeit

    **Über die goMed GmbH** Wir sind ein Beratungsteam in Wien, gegründet durch den Zusammenschluss von erfahrenen Branchenexperten, die die klassischen drei Säulen der Führung in Einrichtungen des Gesundheitswesens repräsentieren und stehen für kompetente Beratung aus einer Hand. Unsere inhaltlichen Schwerpunkte sind Strategisches Krankenhausmanagement,...

  • Front Desk Supervisor

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Münzer Bioindustrie GmbH Vollzeit

    Der Name **Münzer** steht seit 1991 für die Kontinuität eines eigentümergeführten Mischkonzerns und für ein nachhaltiges Wirtschaften mit Verantwortung für Umwelt und zukünftige Generationen. Innerhalb unseres Familienunternehmens entwickeln wir uns deshalb stetig weiter und legen dabei ein besonderes Augenmerk auf das Thema Nachhaltigkeit. Gemäß...

  • Front Office Manager/in

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Front Office Manager/in Hilton Austria 3 Hotels. 27 Nationen. 25 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. willkommen, welcome, shaga tom, aloha, welkom, tuloy ka, shalom, "ahlan' wa sahlab", bienvenue, svagat hain, dobrodosli, bienvenido, benvenuto Unsere nationalen und internationalen Gaste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur...

  • Front Office Manager/in

    vor 7 Monaten

    Wien, Österreich Hilton Vollzeit

    Hilton Austria 3 Hotels. 27 Nationen. 25 Sprachen. 1 Familie. 1 Team. 1 Traum. willkommen, welcome, shaga tom, aloha, welkom, tuloy ka, shalom, "ahlan' wa sahlab", bienvenue, svagat hain, dobrodosli, bienvenido, benvenuto Unsere nationalen und internationalen Gaste aus aller Welt, kommen nach Wien um unsere Stadt, unsere Kultur und unser Hotel zu...