Departmental Administrative Officer

vor 2 Monaten

Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

Departmental Administrative Officer (NS)(P4) - (2024/0550 (012595))

Organization: NS-Office of the Deputy Director General

Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters

Job Posting: 2024-09-13, 9:57:29 AM

Closing Date: 2024-10-06, 4:59:00 PM

Duration in Months: 36

Contract Type: Fixed Term - Regular

Probation Period: 1 Year

Full Competitive Recruitment: Yes

Organizational Setting

The Department of Nuclear Safety and Security (NS) formulates and implements the IAEA's nuclear safety and security programme, which encompasses the IAEA's activities to protect people and the environment from radiation exposure, and responds to the needs of its Member States related to nuclear safety and nuclear security.

Main Purpose

The Administrative Officer ensures the provision of the administrative, financial and human resource (HR) support services required for implementation of the Department's programme in an efficient and cost-effective manner through interaction with the IAEA's management services.

Role

The Administrative Officer is: an adviser to major programme, programme and subprogramme managers on the means of implementation of programme activities; a planner, planning administrative actions within a complex framework of administrative, financial and HR policies; an analyst and facilitator, reviewing and analysing proposals for implementation of the Department's activities, proposing to senior management solution-oriented options; an advocate, representing the views and needs of the Department to the managerial services; and an approving/certifying officer within delegated authority.

Functions / Key Results Expected

Advise and support the Deputy Director General in managing the Department's financial and staffing resources, including the coordination of programme and budget proposals, performance reviews and assessments, implementation and resource reviews, and reporting requirements.

Manage the Department's HR requirements. This includes: screening and/or authorizing HR actions; managing recruitment and staffing campaigns, including panel processes, to ensure sourcing, selection and placement of desired talent; and projecting staffing requirements for vacancy management and HR planning.

Support implementation of the Department's programme activities by facilitating and monitoring the organization of meetings, overseeing and controlling the invitation, travel and payment of consultants and experts, reviewing Departmental duty travel plans, advising on travel issues and approving travel claims, and providing authoritative administrative advice.

Represent the Department and provide advice and input concerning specific requirements to interdepartmental groups and bodies on administrative issues, systems and/or processes for administrative management, and other related activities.

Participate in the continuous IAEA wide and Department specific improvement processes with a view to identifying and implementing enhancements to business practices and processes.

Authorize financial obligations as the delegated certifying officer for the Department.

Competencies and Expertise

**Core Competencies**(Competency Framework)

**Name**

**Definition**
- Planning and Organizing- Plans and organizes his/her own work in support of achieving the team or Section’s priorities. Takes into account potential changes and proposes contingency plans.- Communication- Communicates orally and in writing in a clear, concise and impartial manner. Takes time to listen to and understand the perspectives of others and proposes solutions.- Achieving Results- Takes initiative in defining realistic outputs and clarifying roles, responsibilities and expected results in the context of the Department/Division’s programme. Evaluates his/her results realistically, drawing conclusions from lessons learned.- Teamwork- Actively contributes to achieving team results. Supports team decisions.**Functional Competencies**

**Name**

**Definition**
- Client orientation- Helps clients to analyse their needs. Seeks to understand service needs from the client’s perspective and ensure that the client’s standards are met.- Commitment to continuous process improvement- Plans and executes activities in the context of quality and risk management and identifies opportunities for process, system and structural improvement, as well as improving current practices. Analyses processes and procedures, and proposes improvements.- Judgement/decision making- Consults with supervisor/manager and takes decisions in full compliance with the Agency’s regulations and rules. Makes decisions reflecting best practice and professional theories and standards.**Required Expertise**

**Function**

**Name**

**Expertise Description**
- Finance- Budgeting- Thorough knowledge of budgeting concepts and principles.- Management and Programme Analysis- Business Acumen- Ability to anticipate problems and to propose innovative solutions and new approaches to enh

  • Administrative Associate(G6)

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich International Atomic Energy Agency Vollzeit

    Administrative Associate(G6) - (2024/0278 (010735)) Organization: TC-Office of the Deputy Director General Primary Location: Austria-Vienna-Vienna-IAEA Headquarters Job Posting: 2024-10-03, 3:05:05 AM Closing Date: 2024-10-20, 4:59:00 PM Duration in Months: 36 Contract Type: Fixed Term - Regular Probation Period: 1 Year Full Competitive Recruitment:...

  • Director, Administrative Services

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich The OPEC Fund for International Development Vollzeit

    Vacancy Number: 2106 **Department/Unit**: Corporate Services Department / Administrative Services Unit **Date of Issuance**: October 1, 2024 **Deadline of Applications**: November 3, 2024 **Required Languages**: English **Contract Type**: Fixed Term Contract **Job Category**: Management **Recruitment Status**: International **Job Profile** The...

  • Administrative Assistant

    Vor 5 Tagen

    Wien, Wien, Österreich mjam GmbH Vollzeit

    Job Title: Administrative Assistant - Office SupportWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team. The successful candidate will provide exceptional support to our office staff, ensuring seamless day-to-day operations.Key Responsibilities:Provide administrative support to the office teamManage office supplies...

  • Office Mitarbeiter:in

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich FHWien der WKW Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine engagierte und organisierte Person, die sich für die administrative Unterstützung unseres Teams begeistern kann. Als Office Mitarbeiter:in werden Sie die erste Anlaufstelle für Studierende, Lehrende und Interessenten sein und sich um die Bearbeitung von Anfragen und die Weiterleitung von Informationen...

  • Administrative Assistenz

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

    Xioneer Systems GmbH ist ein wachsendes internationales Technologieunternehmen, welches seit 2012 innovative Produkte für den 3D-Druck entwickelt. Unsere Produkte umfassen preisgekrönte industrielle 3D-Drucker, Peripheriegeräte, und weltweit einzigartige 3D-Druck-polymere. Für den Produktentwicklungsstandort in Wien, suchen wir eine(n) engagierte(n)...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Boston Scientific Vollzeit

    Boston Scientific ist ein Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von medizinischen Lösungen spezialisiert hat. Wir suchen einen engagierten und organisierten Administrative Assistant, der in unserem Office Service & Facility Team arbeitet.Als Administrative Assistant bist du für die Unterstützung von Einzelpersonen und Abteilungen verantwortlich. Du...

  • Administrative Assistant

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    **Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will.** - ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people._ Please visit our _career site_ _to view our Statement of Faith and _Doctrinal Distinctives. **Administrative...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Monaten

    Wien, Österreich Alliance Defending Freedom Vollzeit

    **Everyone says they want to change the world. We're looking for people who actually will.** - ADF International is a faith-based legal advocacy organization that protects fundamental freedoms and promotes the inherent dignity of all people. Please visit our _career site_ to view our Statement of Faith and Doctrinal Distinctives._ **Administrative...

  • Administrative Sachbearbeiter

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Administrative Sachbearbeitung (m/w/d)Wir suchen eine engagierte und organisierte Person, die sich auf die administrative Unterstützung von unserer renommierten Privatuniversität in Wien spezialisiert hat.Ihre Aufgaben:Durchführung von administrativen Arbeiten, wie z.B. der Vorbereitung von BuchhaltungsunterlagenMithilfe bei den laufenden...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität für Bodenkultur Vollzeit

    Job DescriptionWir suchen eine Administrative*r Assistent*in für unser Team!Als Teil unseres Teams werden Sie die zentrale Servicestelle des Instituts in administrativen und finanzwirtschaftlichen Fragen unterstützen. Sie werden Verwaltung, Management und Abrechnung von Drittmittelprojekten durchführen, Meetings und Veranstaltungen organisieren und...

  • Administrative Assistant

    vor 1 Monat

    Wien, Österreich United Nations Vollzeit

    Org. Setting and Reporting - Responsibilities - Within delegated authority, the Administrative Assistant will be responsible for the following specific duties: Budget and Finance: - Responsible for maintaining the budget for the UNODC Brussels Office, which includes the office rent, cleaning charges, petty cash, telephone bills, security charges and other...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität für Bodenkultur Vollzeit

    Job DescriptionAt BOKU - Universität für Bodenkultur, we are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team. As a key member of our department, you will be responsible for providing administrative support to our team, ensuring the smooth operation of our daily activities.Key ResponsibilitiesProvide administrative...

  • Administrative Fachkraft

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine*n Administrative Fachkraft (w/m/d) für unsere Kunden. Die Tätigkeit umfasst zentrale, administrative und koordinative Aufgaben, wie die Abwicklung vorbereitender, buchhalterischer Tätigkeiten und die Organisation des Kund*innen-Verkehrs.VerantwortlichkeitenDateneingabe und -kontrolle (inkl. monatlicher Abrechnung u.a. mit...

  • Administrative Assistent

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

    Xioneer Systems GmbH ist ein innovatives Technologieunternehmen, das seit 2012 innovative Produkte für den 3D-Druck entwickelt. Unsere Produkte umfassen preisgekrönte industrielle 3D-Drucker, Peripheriegeräte und weltweit einzigartige 3D-Druck-polymere.Wir suchen eine engagierte Assistentin/Assistenten für vielseitige administrative Aufgaben auf unserem...

  • Administrative Fachkraft

    vor 2 Wochen

    Wien, Wien, Österreich ISG Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Jobbeschreibung:Wir suchen eine Administrative Fachkraft (w/m/d) für unser Team in Wien. Als Verwaltungshelfer/in werden Sie für zentrale, administrative und koordinative Aufgaben zuständig. Dazu gehören insbesondere die eigenständige Abwicklung vorbereitender, buchhalterischer Tätigkeiten sowie die Organisation des Kundinnen-Verkehrs....

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität für Bodenkultur Vollzeit

    Job Opportunity at BOKU - Universität für BodenkulturWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team at the Department for Biotechnology, Institute for Bioverfahrenstechnik. The successful candidate will be responsible for providing administrative support for a drittmittelfinanzierten project.Key...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich BOKU - Universität für Bodenkultur Vollzeit

    Job Opportunity at BOKU - Universität für BodenkulturWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Assistant to join our team at the Department for Biotechnology, Institute for Bioverfahrenstechnik. The successful candidate will be responsible for providing administrative support for a drittmittelfinanzierten project.Key...

  • Administrative Manager

    vor 5 Monaten

    Wien, Österreich Givaudan Vollzeit

    Step into our world of creativity and joy! Administrative Manager - Join us and celebrate the beauty of human experience. Create for happier, healthier lives, with love for nature. Together, with passion and imagination, we deliver food innovations, craft inspired fragrances and develop beauty and wellbeing solutions. There’s much to learn and many to...

  • "Administrative Expert:in mit Unterstützungsverantwortung"

    Vor 3 Tagen

    Wien, Wien, Österreich LINDLPOWER Personalmanagement GmbH Vollzeit

    Ihre Rolle im UnternehmenAls Administrative Expert:in mit Unterstützungsverantwortung sind Sie ein wichtiger Teil unseres Teams. Sie unterstützen und entlasten das Team in diversen administrativen sowie organisatorischen Angelegenheiten.Ihre AufgabenBetreuen Sie Sitzungen und Meetings, organisieren den Empfang, das Catering und die technische...

  • Administrative Assistant

    vor 3 Wochen

    Wien, Wien, Österreich Xioneer Systems GmbH Vollzeit

    AufgabenWir suchen eine engagierte Assistentin, die das Team und den Geschäftsführer in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten unterstützt.Unterstützung bei der Vorbereitung von Dokumenten, Verträgen und Fristen.Verwaltung von Dokumenten, Verträgen und Fristen.Unterstützung im HR und Recruiting.Kommunikation mit externen...