Office Management Lead
vor 1 Monat
As a vital part of our team, you’ll make sure our office and facilities run seamlessly, creating a welcoming, inspiring space where everyone can do their best work. With your leadership, you’ll foster a productive environment that enhances well-being and keeps our team energized and ready to shine. Ready to make an impact? Join us and help lead a workspace that people love Be the Heart of Our Office
At Journi, a creative tech company, we’re building the #1 most downloaded printing app in the world that allows customers to create beautiful photo books and other print products without effort. Using AI technology, we automatically create personalized designs based on the content our users want to print.
WHAT YOU'LL DOWork 38,5 hours per week and collaborate with a passionate, motivated and international team with a start-up spirit.
Guide and empower a office & facility management team (2-3 people) with clear goals, processes, structure and the right reporting.
Ensure a clean, organized, and fully equipped workspace, where everything runs smoothly.
Promptly resolve issues (e.g., heating/cooling, internet, plumbing, kitchen devices like coffee machine, dishwasher, watering system, supplies) and if needed, working closely with IT operations and external partners.
Support the HR team assistant in planning and facilitating team events and gatherings, handling everything from space setup to catering.
Oversee rent, utilities, and office supplies with a budget-savvy approach, ensuring efficient use of resources.
Proactively spot potential risks and challenges, take ownership of addressing them, and develop and implement comprehensive action plans to mitigate or overcome them effectively.
Keep stakeholders informed and provide regular reports to top level management.
Continuously improve the office environment, fostering a space where everyone feels valued and inspired.
You have/are:
Proven experience of 2-3 years as a team lead or project manager in facility or office management, guiding teams of 2-5 people.
Business fluent German & English speaker; Permitted to work in Austria
A knack for structured, proactive approaches and keeping things running smoothly.
Strong communicator and negotiator, especially when working with external service providers.
Resilient, focused, and pragmatic, with good prioritization skills.
Comfortable with project management tools like Asana, Confluence, Google Suite, Gmail, and Slack.
A happy team makes for a happy workplace. We wouldn’t be able to do what we are doing without our team and that’s why we offer:
- A fair annual gross salary in accordance with the Collective Agreement, starting at EUR 51,000. Our final offer depends on your experience and qualifications amongst other factors.
- Lunch on us: receive a €5.50 Pluxee voucher per working day
- Go places: we reimburse your public transport card for Vienna €365 yearly
- Plan for tomorrow: additional €300 yearly towards your private pension fund
- Team first: join our yearly team-building Journi to exciting destinations
- Mac your life easier: with a company MacBook, also available for personal use
- Refresh and recharge: in-house or online yoga sessions every two weeks
- Stay healthy: regular in-house health check with Haelsi
- Unlock language skills: with a premium Busuu App membership
- Up to €2,000 yearly personal development budget (subject to team lead approval for company-relevant growth
- Boost your German: weekly in-house lessons in small groups
- Fuel your day: fruits, cereals, yogurt, and milk variations — on the house
- Brew up productivity: italian-style coffee and teas in our coffee kitchen
- Special treatment: enjoy a premium membership on all Journi products
Please include your CV and motivational letter in your application :)
What steps can you expect in the interview process:
Intro Call with the People & Culture Team
General Interview with our Office Management Team
Technical Interview with our CEO and People & Culture Lead
Final Interview with the Leadership Team
We are proud to promote inclusion and diversity at Journi - no matter what race, nationality, gender, religion or sexual orientation - there is always a space for exceptional individuals in our team. At Journi, our mission is to build the most customer-centric way to hold onto your memories. We leverage the power of massive amounts of data and modern AI to enable people to print their memories as easily as taking pictures using the Journi Print app. The smart algorithm in the Journi apps processes 1,000 photos within less than 30 seconds to find the perfect photo layout. You capture the moments and we enable you to convert these into beautiful print products within seconds. We believe in innovation, collaboration and a future where digital and print go hand in hand to preserve lasting memories. We want to become the leading destination to share and print your moments. We have already inspired more than 5 million users around the globe and established Journi as a key player in a booming market, however, we have only scratched the surface of our potential. We are a startup and the creators of the most successful photo and print apps on the market. The Journi apps are downloaded and used by millions of users worldwide. We have been featured by Apple and Google over 20k times and have been covered by Forbes, the L.A. Times, TNW, Techcrunch and many more. At Journi, we look for exceptionally motivated people to become a member of our innovative team of 65+ people from all around the world. People who are passionate about solving challenges and making decisions that impact the success of the company. If you think this could be you, why not send us your application? ;)
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Office Management
vor 1 Monat
Vienna, Österreich Egbon Group GmbH Vollzeit Office Management (Teilzeit) [30+ Stunden] Wir sind ein aufstrebender Bauträger mit Sitz im schönen ersten Wiener Gemeindebezirk. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir ab sofort eine/n motivierte/n Mitarbeiter/in, um uns in den folgenden Aufgabenbereichen zu unterstützen: Sie machen die Vorbereitung für die...
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Teamleitung Office Management
vor 6 Monaten
Vienna, Österreich Eurest VollzeitZur Verstärkung unseres Teams in 1220 Wien suchen wir ab sofort Teamleitung Office Management Führung des gesamten Facility Teams am Standort Job Facts Bereich: Betriebsleitung Ort: 1220 Wien Anstellungsart: Vollzeit Beginn: ab sofort bewerben Ihre Aufgaben Führung des gesamten Facility Teams (Rezeption...
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Berufliche Herausforderung im Asset Management
vor 2 Wochen
Vienna, Österreich Erste Asset Management GmbH VollzeitErste Asset Management GmbH, ein führendes Unternehmen im Bereich der Asset-Management-Aktivitäten, sucht für die Rechtsabteilung eine motivierte und qualifizierte Person für ein Vollzeit-Sommerpraktikum. Als Teil unseres Teams werden Sie an spannenden Projekten mitarbeiten und Ihre Fähigkeiten unter Beweis stellen.Beschreibung des UnternehmensErste...
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Office management
vor 7 Monaten
Vienna, Österreich WeAct VollzeitWir bei WeAct, einem jungen innovativen Unternehmen im Bereich Operations Consulting, sind auf der Suche nach einer erfahrenen und engagierten Mitarbeiterin für unser Team im Bereich Büromanagement & Buchhaltung, zunächst in Teilzeit (2 - 4 h/Wo).In dieser Rolle wirst du eine zentrale Säule in unserem aufstrebenden Betrieb sein, indem du dafür sorgst,...
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Office management
vor 7 Monaten
Vienna, Österreich WeAct VollzeitWir bei WeAct, einem jungen innovativen Unternehmen im Bereich Operations Consulting, sind auf der Suche nach einer erfahrenen und engagierten Mitarbeiterin für unser Team im Bereich Büromanagement & Buchhaltung, zunächst in Teilzeit (2 - 4 h/Wo). In dieser Rolle wirst du eine zentrale Säule in unserem aufstrebenden Betrieb sein, indem du dafür sorgst,...
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Office Management
vor 5 Monaten
Vienna, Österreich Sami VollzeitDu bist Fitness und/oder Kampfsport interessiert und bist offenund kommunikativ im Umgang mit Kunden, lebst eine Hands-On-Mentalität und bringst dich gerne ein. Als Office Mitarbeiterin bist du für den Kundenkontakt im Front Office Bereich zuständig. Zudem hilfst du bei diversen Office Management und Aufgaben im Social Media Bereich mit. Wir suchen ab...
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Vienna, Österreich Erste Asset Management GmbH VollzeitÜberblickBei der Erste Asset Management zu arbeiten, bedeutet, ein gemeinsames Ziel vor Augen zu haben und für gemeinsame Werte zu brennen. Wir begegnen einander mit Respekt, Empathie und Verständnis für die unterschiedlichsten Lebensgeschichten.WerteverbindungenDas gilt für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden genauso wie mit Kollegen. Sommerpraktikum...
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Office Management
vor 5 Monaten
Vienna, Österreich Sami VollzeitDu bist Fitness und/oder Kampfsport interessiert und bist offenund kommunikativ im Umgang mit Kunden, lebst eine Hands-On-Mentalität und bringst dich gerne ein.Als Office Mitarbeiterin bist du für den Kundenkontakt im Front Office Bereich zuständig. Zudem hilfst du bei diversen Office Management und Aufgaben im Social Media Bereich mit. Wir suchen ab...
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Vienna, Österreich Erste Asset Management GmbH VollzeitBei der Erste Asset Management zu arbeiten, bedeutet ein gemeinsames Ziel vor Augen zu haben und gemeinsame Werte anzustreben. Wir begegnen einander mit Respekt, Empathie und Verständnis für unterschiedliche Lebensgeschichten. Das gilt für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden genauso wie mit Kollegen.Dienstort und ArbeitszeitausmaßSommerpraktikum 2025 -...
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Vienna, Österreich Erste Asset Management GmbH VollzeitÜber unsDie Erste Asset Management GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Finanzdienstleistungen. Wir entwickeln und verwalten Investmentlösungen für unsere Kunden, die auf Nachhaltigkeit und Exzellenz setzen. Unsere Mitarbeiter:innen arbeiten an innovativen Projekten, um unsere Ziele zu erreichen.Lohn und BenefitsDas Praktikumsgehalt beträgt...
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Team Lead Site Management
vor 6 Monaten
Vienna, Österreich Siemens Energy VollzeitTeam Lead Site Management (m/f/d) About the Role Location Austria Wien Wien Company Siemens Energy Austria GmbH Organization EVP Global Functions Business Unit Project Entity Full / Part time Full-time Experience Level Experienced Professional A Snapshot of Your Day With the construction of major projects at Siemens Energy, such as...
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Praktikum Office Allrounder
vor 7 Monaten
Vienna, Österreich Freshfields Bruckhaus Deringer VollzeitFreshfields Bruckhaus Deringer ist eine der führenden internationalen Anwaltssozietäten. Mit über 5.000 Mitarbeitenden an mehr als 25 Standorten sind wir in allen wichtigen Wirtschaftsregionen vertreten. Wir bieten weltweit eine umfassende Beratung auf dem gesamten Gebiet des Wirtschaftsrechts für nationale und multinationale Industrieunternehmen,...
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Leitung Facility Management
vor 7 Monaten
Vienna, Österreich Roche VollzeitThe Position Roche ist ein führendes, globales Pharma- und Diagnostikunternehmen, das sich der Verbesserung der Gesundheit und Lebensqualität von Menschen verschrieben hat. Mit einer innovativen Produktpalette in den Bereichen Pharma, Diagnostics und Diabetes Care arbeiten wir kontinuierlich daran, neue Maßstäbe in der medizinischen Versorgung zu...
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Office Management
vor 7 Monaten
Vienna, Österreich s Wohnfinanz VollzeitOffice Management / Vertriebsbackoffice - Teilzeit möglich Dienstort: Wien Arbeitszeitausmaß: Vollzeit Berufsfeld: Assistenz / Administration Unternehmen: s Wohnfinanz Die s Bausparkasse steht für leistbare und stabile Wohnraumfinanzierungen sowie für breiten privaten Vermögensaufbau durch das staatlich geförderte Bausparen. Die s Wohnfinanz...
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Teamassistenz & Office Management
vor 6 Monaten
Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG VollzeitWir repräsentieren eine angesehene Steuerberatungskanzlei im prestigeträchtigen 1. Bezirk Wiens. Unser Kunde bedient ein Klientel aus unterschiedlichsten Sektoren und legt Wert darauf, seinem engagierten Team nicht nur ein freundliches Arbeitsumfeld, sondern auch Perspektiven zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung zu bieten. Zur Verstärkung...
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Vienna, Österreich Erste Bank VollzeitBei Erste Group glauben wir an die Zukunft. Wir gestalten jeden Tag gemeinsam eine großartige Arbeitsumgebung und bieten unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern diverse Karrieremöglichkeiten.DienstortWir sind als attraktive Arbeitgeberin in Wien tätig und suchen nach engagierten Personen, die sich für unsere Organisation begeistern...
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Teamassistenz & Office Management
vor 6 Monaten
Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG VollzeitWir repräsentieren eine angesehene Steuerberatungskanzlei im prestigeträchtigen 1. Bezirk Wiens. Unser Kunde bedient ein Klientel aus unterschiedlichsten Sektoren und legt Wert darauf, seinem engagierten Team nicht nur ein freundliches Arbeitsumfeld, sondern auch Perspektiven zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung zu bieten. Zur Verstärkung...
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Engagierte/r GWH-Installateur:in
vor 7 Monaten
Vienna, Österreich ZHS Office & Facilitymanagement VollzeitEngagierte/r GWH-Installateur:in (w/m/x) Die ZHS Office- & Facilitymanagement GmbH ist in der Verwaltung von Betriebsgebäude (Büroräumlichkeiten), Betriebsführung und Facility Management überwiegend für Unternehmen des Raiffeisen-Sektors tätig. Hierzu zählen auch Reparatur- und Wartungstätigkeiten auf dem Sanitär- und Heizungssektor. ...
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Office Management/Assistenz Rechtsanwaltskanzlei
vor 2 Monaten
Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG VollzeitUnser Kunde ist eine auf Wirtschaftsrecht spezialisierte Kanzlei in 1010 Wien. Zur Unterstützung suchen wir eine dynamische und engagierte Assistent:in (m/w/d) Aufgabenbereich Verantwortung für das gesamte Sekretariat und Office Management gemeinsam mit einer Kollegin Unterstützung der Geschäftsleitung bei Projekten Laufende Korrespondenz und...
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Office Management/Assistenz Rechtsanwaltskanzlei
vor 2 Monaten
Vienna, Österreich Otti Personalmanagement KG VollzeitUnser Kunde ist eine auf Wirtschaftsrecht spezialisierte Kanzlei in 1010 Wien. Zur Unterstützung suchen wir eine dynamische und engagierte Assistent:in (m/w/d)AufgabenbereichVerantwortung für das gesamte Sekretariat und Office Management gemeinsam mit einer KolleginUnterstützung der Geschäftsleitung bei ProjektenLaufende Korrespondenz und Telefonkontakt...
